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| 국내도서 요약 |
경리초보자들이 가장 궁금해하는 회계
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경리초보자들이 가장 궁금해하는 회계
1장_장부 편
기본적인 장부의 종류 및 전반적인 경리업무의 흐름은
현재 대부분의 개인 또는 법인기업의 각종 기장 및 신고업무는 세무회계사무소에서 이루어지고 있는 실정이므로, 경리실무자는 거래는 세무회계사무소 또는 회사의 의사결정권자가 올바른 판단을 할 수 있도록 기본적인 자료를 확실하게 준비하여 전달해야 한다. 이런 상황에서 회사의 경리실무자가 준비하고 작성해야 하는 장부 및 경리실무 업무는 다음과 같다.
① 현금출납부의 작성 : 현금의 입?출금내역을 반드시 매일 작성하여 현금시재 잔액을 맞춰야 한다.
② 매입매출장의 작성 : 회사의 매입거래와 매출거래를 알 수 있는 매입매출장을 작성해야 한다. 이를 작성하지 않는다면 최소한 매출세금계산서와 매입세금계산서를 분류해 놓아야 한다. 이는 후에 부가세 신고 시 혹은 매출채권이나 미지급금 지급시 중요한 기초자료가 되기 때문이다.
③ 일일자금시재표 또는 자금일보의 작성 : 하루 중 지출된 비용이나 수금한 내용, 그리고 현재 회사에서 보유하고 있는 자금현황을 한눈에 알 수 있는 자료를 준비해야 한다.
④ 월별 고정비내역서의 작성 : 매달 고정적으로 지출되는 내역을 작성해서 자금계획을 세워야 한다.
⑤ 4대 보험 등 총무적인 업무의 파악 : 4대보험의 취득, 상실 신고 등 총무적인 업무를 파악하고 있어야 한다.
⑥ 자본금?주주명부나 이사?감사 현황 등을 숙지 : 법인등기부등본의 변경등기업무에 관한 기본적인 업무(주식회사 관련 업무)를 파악하고 있어야 한다.
⑦ 자금이동의 근거 확보 : 모든 자금이동은 법인 명의의 보통예금 계좌를 통해 이루어져야 한다는 사실을 인식하고 있어야 한다.
⑧ 급여대장의 작성 및 원천세?부가세의 신고 : 급여대장을 회사 실정에 맞게 작성하고, 지급된 급여에 대해서는 급여지급이 속한 달의 다음달 10일까지 ‘원천세’ 신고를 해야 한다. 또한 분기별로 매입?매출에 대한 ‘부가가치세’ 신고를 해야 한다.
⑨ 문서철의 관리 : 매월 신고한 갑근세 신고서 및 매분기 신고한 부가가치세 신고서를 잘 관리해야 한다.
⑩ 전표의 작성 및 증빙 관리 : 가장 기본적이면서 중요한 업무이다. 올바른 재무제표가 나오기 위해 전표를 정확하게 작성해야 하며, 특히 대체전표를 정확하게 작성해야 한다. 그것이 어렵다면 해당증빙(영수증 등)이라도 철저히 관리해야 한다.
회계장부는 크게 주요부와 보조부로 나눌 수 있다. 먼저 ‘주요부’란 회사의 모든 거래를 발생한 순서대로 기록하는 장부를 말하며, 이는 다시 분개장과 총계정원장으로 구분할 수 있다. 분개장은 모든 거래를 분개에 의하여 전표를 발행한 순서대로 기입하는 장부를 말하며, 총계정원장은 결산서 작성의 기초가 되는 주요 장부로서 회사에서 사용하는 모든 계정과목을 기록하는 장부를 말한다.
다음 ‘보조부’란 주요부의 나용을 자세하게 설명하는 장부를 말하며, 이는 보조원장과 보조기입장으로 구분된다. 보조원장은 총계정원장의 어느 한 계정의 내용을 자세히 기록한 장부이고, 보조기입장은 거래가 자주 발생하는 계정의 증감 또는 입?출금에 관한 내용을 발생한 일자별로 자세히 기록한 장부를 말한다. 보조부는 경리상 필수적인 장부는 아니나, 회사 내부관리상 또는 외부이용자에게 필요한 정보를 제공하게 위해 작성하는 장부이다. 보조기입장과 보조부원장은 특별히 정해진 양식이 없으며 시중에 판매하는 장부 또는 회사에 맞게 만들어 사용하면 된다.
입금내역 없이 비용지출만 발생한 경우 현금출납부 작성은
금고에 들어온 현금은 없이 출금전표만 발생하면 비용이 마이너스가 될 수밖에 없는데 이런 경우는 어떻게 처리해야 할까?
이럴 경우, 현재까지의 모든 영수증을 일자별로 정리한 후, 지출된 금액의 합계를 낸다. 그 다음 현금출납부에 해당 지출내역을 기재할 때 별도로 지출금액 합계액을 ‘현금입금’으로 잡는다. 창업초기 회사의 경우 대부분 수입이 발생하지 않으므로 개인의 지출이 많을 수 있다. 이럴 경우 지출된 영수증 금액만큼 현금입금을 잡아 처리하면 된다. 참고로 이때 대표자 입금분은 법인의 경우 ‘가수금’ 계정으로, 개인회사의 경우에는 ‘인출금’ 계정을 사용한다.
2장_증빙 편
5만원 초과 간이영수증을 여러 장으로 나눠서 처리해도 괜찮나요
간이영수증에 대해서는 2003년 12월 세법 개정으로 거래단위가 5만 원을 초과하는 경우 정규증빙(세금계산서?계산서?신용카드매출전표 등)을 수취하도록 변경되었다. 즉 5만 원까지는 정규증빙이 없어도 증빙불비가산세를 부과당하지 않으며, 50,001원부터는 가산세를 부과한다는 말이다. 이러한 영수증의 사용내역에 대해서는 식대 또는 기타 비용의 구분이 없으므로 재화 또는 용역을 제공받은 경우에 해당된다면 정규증빙수취의무가 있다. 따라서 정규지출증빙수취 의무규정 예외항목이 아닌 경우에는 반드시 정규증빙을 수취해야 한다.
건당 거래금액이 5만 원을 초과하는 영수증을 수취한 경우에도 비용 인정은 되나, 5만 원 초과시 정규증빙서류를 수취하지 못하는 경우에는 지출증빙미수취가산세가 적용된다. 5만 원 초과 간이영수증을 여러 장으로 분할 교부받은 경우가 추후 세무조사에서 적발되면 동일한 1건으로 간주되므로 주의해야 한다. 그리고 법인카드가 없는 경우 임직원 개인신용카드를 사용해도 비용인정을 받을 수 있으므로, 5만 원을 초과하는 거래는 신용카드로 결제하는 것이 좋다.
대리운전비의 경우 관련 증빙을 무엇으로 처리하나요
우선 업무상 발생하는 교통비 및 자가운전보조금에 대한 내용을 살펴볼 필요가 있다. 업무상 차량 운행에 따라 발생하는 유류대와 통행료 등은 관련 증빙을 제출함으로써 실비로 정산을 받게 된다. 이런 실비변상적 급여는 근로소득세가 비과세된다. 혹은 실비로 정산받는 대신 사규에 따라 일정액을 지급받는 경우, 해당 지급액 중 월 20만 원 이내의 금액은 자가운전보조금으로 근로소득세가 비과세 된다. 그러나 이렇게 실비를 지급받고 있는 상황에서 별도의 업무 관련 교통비가 발생했다면 어떻게 처리해야 하나? 그 비용이 업무와 관련이 있다면 자가운전보조금과는 별도로 ‘여비교통비’로 비용 인정이 가능하다.
그렇다면 대리운전비의 경우도 ‘여비교통비’로 처리를 할 수 있을까? 물론 업무와의 관련성 유무가 중요하지만, 세법에서는 이런 사항이 법인 비용으로 처리할지 개인부담비용인기의 기준을 설정하고 있지 않다. 택시요금의 경우 정규지출증빙수취의무규정 예외항목이므로 ‘여비교통비명세서’로 증빙처리가 가능하나, 대리운전비의 경우는 정규지출증빙수취대상에 해당하고, 이를 수취하지 않으면 가산세 대상이 된다. 결국 이런 경우 반드시 관련 비용에 대한 업무 관련성 여부를 적정하게 입증해야 한다.
회사 식당용 부식을 인근 농민에게서 구입하는 경우 증빙처리는
이와 같은 경우 정규증빙을 수취하기 어려울 것이다. 이런 경우에 대비하여 정규지출증빙수취의무 예외규정을 숙지해 두어야 한다.
① 거래상대방이 읍?면 지역에 있는 간이과세자이면서 신용카드 가맹점이 아닌 경우
② 농어민과 직접 거래한 경우
③ 금융?보험 등의 용역을 공급받는 경우
④ 택시비 등 재정경제부령이 정하는 경우
⑤ 국가?지방자치단체와 거래하는 경우
⑥ 비영리법인과의 거래
⑦ 입장권 등 전산발매통합관리시스템 가입자와의 거래
⑧ 연체이자 지급분
⑨ 경비 등 송금명세서 제출대상
즉 이러한 경우에는 금융기관을 통한 송금증이나 해당 지역 농민(주민)의 성명과 주민등록번호 등 인적사항과 거래내역을 기재한 약식서류를 첨부하면 증빙으로 인정받을 수 있다.
3장_세금계산서 편
세금계산서의 작성방법과 교부시 유의할 사항은
세금계산서는 일반과세자로 사업자등록을 한 사업자가 재화 또는 용역을 공급할 때 발행하는 증빙서류로서, 일반적으로 세금계산서에는 공급자의 사업자등록번호, 상호, 성명과 공급받는 자의 사업자등록번호 및 공급가액과 부가가치세액, 작성년월이 기재되어야 한다. 부가가치세 납부세액을 계산할 때 부가가치세 매입세액공제는 실제 세금계산서 교부분에 한해서만 적용되는 것이므로, 결국 세금계산서는 부가가치세 매입세액공제의 중요한 증빙이 된다.
세금계산서의 기재요령은 다음과 같다.
① 숫자는 아라비아 숫자로, 문자는 한글로 기재한다.
② ‘공급자’란은 세금계산서에 미리 인쇄하여 사용하거나 고무인으로 날인한다.
③ ‘공급받는 자의 등록번호’ 란에는 공급받는 자의 등록번호를 기재한다.
④ ‘공급자 및 공급받는 자의 업태 및 종목’ 란에는 공급거래 품목에 해당하는 업태와 종목을 기재한다. 단, 2가지 이상의 업태와 종목을 동시에 거래하는 경우 공급가액이 가장 큰 품목에 해당하는 업태와 종목을 기재하되 ‘○○ 외’라고 기재한다.
⑤ ‘작성년원일’ 란에는 세금계산서 실제작성일자를 기재한다. 단, 일정기간의 거래를 합산하여 하나의 세금계산서를 교부하는 경우, 해당 거래 월의 말일자나 관행상 정해진 기간의 최종 일자를 기재하면 된다.
⑥ ‘공급가액’ 란에는 재화 또는 용역의 공급에 대하여 거래상대방으로부터 받는 가액(부가가치세를 제외한 금액)인 과세표준을 기재한다. ‘공란수’에는 공급가액으로 기재한 금액 앞에 남아있는 빈칸 수를 기재한다.
⑦ ‘세액’ 란에는 재화 또는 용역의 공급가액에 세율을 적용하여 산출한 부가가체세액을 기재한다.
⑧ 재화나 용역을 공급받는 자가 사업자가 아닌 일반소비자인 경우 ‘공급받는 자’ 란에 주소와 성명을 기재하고 ‘비고’ 란에 그 사람의 주민등록번호를 기재하면 된다.
⑨ ‘품목 ’란에는 공급가액이 가장 큰 품목 순으로 기재한다.
⑩ ‘이 금액을 영수(청구)함’ 란의 경우 현금을 받고 판매할 때는 ‘청구’를 두 줄로 삭제하거나 ‘영수’에 동그라미 표시를 하면 세금계산서가 영수증(입금표)의 역할을 하게 된다. 외상판매를 하는 경우 반대로 ‘영수’를 두 줄로 삭제하거나 ‘청구’에 동그라미 표시를 하면 세금계산서가 청구서의 역할을 하게 된다.
세금계산서를 교부했으나 일부 제품에 불량이 생겨 일정 금액을 공제했다면
거래처에 판매한 제품의 수량이 부족하거나, 품질불량 또는 파손 등의 이유로 해당 거래처에게 가격을 할인해주는 것을 ‘매출에누리’라고 한다. 이는 외상으로 판매한 제품의 대금을 당초의 약정기일 이전에 조기에 결제할 경우 단축된 기간에 대한 이자상당액을 깎아 주는 ‘매출할인’과는 구별된다는 사실에 주의해야 한다.
메출에누리는 매출액의 감소에 해당하므로 별도로 ‘매출에누리’계정에 모아두었다가 매출액에서 차감하는 식으로 처리하면 된다. 이 경우 해당증빙으로는 거래처에서 파손?불량 등의 사유로 에누리를 요청한다는 공문서 및 제품파손 사진이나 물건을 납품한 직원의 경위서, 거래처 담당자 확인 등 객관적인 해당 사실을 입증할 수 있는 자료를 첨부해야 한다. 참고로 매출에누리는 물건 자체에 대한 하자로 인한 것이므로 공급가액에서 제외되는 반면, 매출할인은 자금결제상의 기간이득에 해당하는 것이므로 공급가액에 포함되는 것이다.
4장_신용카드 편
신용카드한도액이 부족하여 신용카드결제일 전에 선결제했다면
원칙적으로 법인신용카드 대금에 대한 회계처리는 발생주의 원칙에 의해 카드사용시점에 ‘미지급비용’으로 처리한 후, 해당 법인신용카드 결제일에 미지급비용을 반제시키는 회계처리를 해야 한다. 따라서 신용카드 결제일 전에 사용대금의 일부를 선결제했다면, 이 역시 결제일에 미지급비용을 반제시키는 회계처리를 해야 하므로 미지급비용으로 처리하면 된다.
한편, 이처럼 선결제하는 경우 신용카드업자로부터 결제내역이 확인되는 ‘선결제내역조회서’를 교부받을 수 있다. 이는 결국 신용카드 월별세부이용내역서에 해당하는 것으로, 이 조회서만으로도 증빙 인정이 가능하다.
신용카드매출이 발생한 경우 회계처리는
신용카드 매출이 발생하면 고객은 물품 대금을 지급한 것이고, 회사 입장에서도 현금은 아니지만 결제를 받은 것이기 때문에 외상매출금 거래에는 해당되지 않는다. 따라서 신용카드 매출이 발생하면 상품판매대금은 외상매출금이 아닌 미수금으로 회계처리해야 하며, 추후 신용카드사로부터 카드대금이 입금되면 해당 미수금과 상계시키는 회계처리를 해야 한다.
신용카드 결제를 받으면 해당 신용카드사로부터 결제대금이 회사 보통예금 통장으로 입금되는데, 이때 신용카드사가 입금해 주는 금액은 결제수수료를 제외한 금액이다. 이때 발생하는 신용카드 결제수수료는 ‘지급수수료’로 회계처리 하면 된다.
5장_대표자 편
개인회사 사장의 신용카드 사용분은 어디까지 비용으로 인정되나요
개인회사의 경우 회사 업무와 관련하여 비용처리할 수 있는 부분(업무 관련 비용)과 그렇지 않은 부분을 나누어 처리할 수 있는지 여부에 대한 경리실무자들의 정확한 이해가 필요하다. 개인회사 사장의 개인 신용카드 사용분이 회사 업무와 관련하여 정당하게 지출되었고 이를 객관적으로 입증할 수 있다면 전액 비용으로 인정받을 수 있다.
그러나 사장 개인이 사용한 비용에 대한 영수증은 어떻게 처리해야 할까? 당연히 비용이 회사 업무와 관련하여 정당하게 지출되었다는 객관적인 입증이 가능해야만 손금처리가 가능한데, 여기서의 객관적 입증이란 해당 비용지출에 따른 영수증뿐만 아니라 출장복명서, 출장비정산내역서 등으로 거래처와 거래처와의 계약이나 영업활동을 위해 사용했다는 근거를 제시해야 한다는 것이다.
회사 통장에 여유자금이 없어 대표자가 준 현금으로 경비를 지출하고 있다면
사업초기에 회사 운영자금이 부족하여 대표자가 자금을 회사에 입금한 것은 ‘가수금’으로, 임직원이 회사 운영자금을 일시에 입금한 것은 ‘주?임?종?단기차입금’이라는 계정으로 처리하면 된다. 주?임?종 단기차입금이란 주주?임원?종업원에게 차입한 금액을 처리하는 계정과목으로, 단기차입금을 일반적인 금융기관에서 차입한 것과 주주?임원?종업원으로부터 차입한 것으로 구분하기 위해 사용한다. 또한 가수금이란 회사명의의 보통예금 통장이나 현금으로 자금이 들어왔으나 그 원인이 불분명할 때 처리하는 계정과목으로, 원인을 파악할 때까지 일시적으로 해당 내역을 관리하는 임시계정이다. 이러한 가수금 계정은 주로 회사 운영자금이 부족하여 대표자의 개인 자금을 차입했을 경우 발생한다. 만일 연말결산 시점에 이러한 가수금이 남아있을 경우 ‘단기차입금’으로 대체시켜야 한다.
회사 자금사정상 주주?임원?종업원에게 자금을 차입하는 경우에는 이자를 지급하지 않는 것이 일반적이나, 실무적으로 가수금을 입금할 경우 가급적 금전소비대차계약서 등을 작성하여 정당한 자금거래임을 공식화하는 것이 좋다. 그리고 이에 따라 금전소비대차계약 약정에 의해 회사에 자금을 빌려줄 때 일정 이자를 대표자에게 지급하기로 약정했다면 비영업대금의 이익으로 보아 이자에 원천징수세율 25%를 적용하여 원천징수해야 한다.
6장_관리상식 편
거래처 상호?대표자명이 바뀌거나 개인기업이 법인으로 전환되는 경우의 유의점은
이런 경우 변경 전 발생한 채권을 회수하지 못하거나, 계약이 무효가 되는 경우가 있으므로 경리실무자들은 각종 변경사항에 대해 유의해야한다.
① 개인기업의 상호 변경시 : 상호 변경이 되었다 해서 특별한 조치를 할 필요는 없지만, 채권관리를 할 때 기존 채권잔액이 상호변경 후에 발생한 채권과 혼동되지 않도록 관리해야 한다.
② 개인기업의 대표자(사장) 변경시 : 개인기업의 대표자만 바뀐 경우, 종전 대표자의 채무에 대해 새 대표가 책임을 부담하는 것이 원칙이다. 그러나 기존 채무를 부담할 수 없다고 채권자들에게 통지했다면 채무를 인계받지 않을 수도 있다. 그러므로 새 대표자가 채무를 인수하겠다는 계약서 또는 확인서 등을 받아두는 것이 좋은 방법이다.
③ 개인기업의 상호와 대표자(사장) 모두 변경시 : 대표자와 상호도 함께 바뀐 경우 종전 채무에 대해서는 종전 대표자에게 받아야 한다.
④ 법인기업의 상호 변경시 : 이 경우 채무자가 변경되는 것이 아니나, 기존 계약서와 같은 내용으로 하는 신규 상호로 된 계약서를 새로 작성해야 한다.
⑤ 법인기업의 대표이사 변경시 : 특별히 조치할 사항은 없으나 거래와 관련하여 대표이사의 개인보증을 받은 경우에는 새로운 대표이사의 개인보증으로 변경할 필요가 있다. 단, 이 경우 종전 대표이사의 의도적 변경이 아닌지 주의해야 한다.
⑥ 개인기업의 법인 전환시 : 여러 가지 전환방식이 존재하는데 먼저, 개인기업의 순자산인 자산과 부채를 신설될 법인에 현물로 출자하는 방식으로 법인을 설립할 수 있으며, 이를 ‘현물출자에 의한 법인전환’이라고 한다. 이와 달리 관련 자산과 부채를 인수?인계하는 계약을 통해 법인으로 전환할 수도 있는데 이를 ‘사업양수도 방식에 의한 법인전환’이라고 한다. 이때 기존의 개인기업 채무에 대한 법인의 책임범위는 어떤 전환방식이냐에 따라 달라질 수 있다. 그러나 이런 전환방식을 알기가 쉽지 않으므로 전환방식과 관계없이 신설법인과 새로운 거래계약을 체결하고, 기존의 개인기업 채무를 법인이 인수한다는 확인서 또는 계약서를 요구하는 것이 좋다. 특히 확인서 또는 계약서에는 이사회의사록을 첨부하는 것이 안전하다.
직원들에게 지급하는 경조사비에 관한 기준과 지급금액을 규정하려고 한다면
우선 회사에서 임직원에게 지급하는 경조사비는 원칙적으로 ‘복리후생비’로 회계 처리해야 하며, 금액과 무관하게 비용인정이 된다. 경조사비를 지출할 경우에는 해당 회사 규모에 맞게 ‘경조사비 지급규정’을 작성?비치하고 ‘경조사비 지급기준’과 ‘경조사비 지급내역서’ 등을 청첩장이나 ?부고장과 함께 증빙으로 첨부하면 된다. 참고로 경조사비 지급규정과는 별도로 위로금?공로금?학자금 등 ‘급여성 대가’로 지급되는 것은 근로소득에 포함시켜야 한다.
각 경조사비에 대한 지출증빙서류는 경조사비 지급내역서 외에 다음의 증빙을 첨부해야 유용하다.
① 결혼 : 청첩장
② 출산 : 주민등록등본
③ 회갑 : 당사자의 호적등본 또는 주민등록등본
④ 사망 : 제적등본 도는 사망진단서
⑤ 학자금 : 등록금 영수증
(본 정보는 도서의 일부 내용으로만 구성되어 있으며, 보다 많은 정보와 지식은 반드시 책을 참조하셔야 합니다.)
