CEO의 다이어리엔 뭔가 비밀이 있다 

제1장 이제, 당신의 하루도 "구조 조정"이 필요하다

"시간 리스트럭처링"으로 시간을 만들어 내는 방법

■"시간 리스트럭처링"이란 무엇인가?

리스트럭처링이란 "재구축"이다. 어떻게 하면 제한된 자원을 효율적으로 배분하면서 최대의 이익을 얻을 수 있을 것인가라는 의미이다. 리스트럭처링이라고 하면 흔히 인원 삭감을 연상하지만 이것은 바람직하지 않은 방법이다. 능력을 충분히 발휘하지 못하는 사람을 재배치함으로써 자신의 잠재력을 발굴하게 하는 것이야말로 진정한 리스트럭처링인 것이다.

인생의 큰 목표가 명확해지면 목표를 향해 어떻게 접근할 것인가를 계획하고 시간을 효율적으로 안배하도록 리스트럭처링을 할 필요가 있다. 우선, 자신이 어떤 일상을 살고 있는지를 써 본다. 아침에 일어나서 잠자리에 들 때까지 무엇을 했는지 하나도 빠짐없이 써 보는 것이다. 평소에 아무 생각 없이 하는 것도 종이에 써 봄으로써 의식 속에 둘 수 있게 된다. 이것으로 됐다.

그러나 희한하게, 이 사소한 행동 하나만으로도 쓸데없는 일은 하지 않게 된다. 처음부터 과도한 규율을 정해 놓으면 계속 유지하지 못하는 반면에 쓸모 없어 보이는 일이라도 반복하다 보면 어떤 효과를 보게 돼 지속하는 경우도 있다. 따라서 변명을 하지 않고 24시간을 충분히 활용하는 스케줄 관리를 한다면 "노는 시간"을 줄일 수 있다.

하루 24시간을 모눈종이에 기록해 보면 그 2시간의 크기가 상당히 눈에 띌 것이다. 예를 들어 6시간의 수면 시간을 제외하고 18시간 깨어 있다고 가정했을 때 2시간은 9분의 1에 해당한다. 월급이 50만 엔인 사람의 실제 근무일이 한 달에 25일이라면 일급은 2만 엔이 되고, 이것을 근무 시간인 7시간으로 나누면 시급 3천 엔 정도. 즉, 6천 엔 가까이 벌 수 있는 시간을 야간 경기 중계에 몰두해 있는 셈이 된다. 그것도 시즌 중에는 일주일에 5일이나 야간 경기 중계가 있으니…….

매일 이것을 기록해 둔다. 그래도 유일한 오락이니까 괜찮지 않느냐라고 생각한다면 그것도 좋다. 그 2시간이 어떤 의미를 갖는지 의식하고 있는 한 알게 모르게 시청 시간을 줄이게 될 테니까.

제2장 당신의 시간 사용 방법은 무엇이 잘못되어 있는가?

초보자를 위한 니시무라 식 시간 관리술

■아침을 두 번 맞는 "1일 2분할법"

이른 아침의 시간대에 효율적으로 일할 수 있음을 인식한 다음부터 나는 "그렇다면 하루에 1번이 아니라 1번 아침을 만들 수는 없을까"에 대해 생각하게 됐다. 그것이 휴일에 내가 실시하고 있는 "1일 2분할법" 이다.

휴일이라고 해도 나의 경우는 전혀 일을 하지 않고 쉴 수 있는 입장에 아니다. 집에 있기 때문에 원고를 쓰거나 자료 정리, 강연 등의 준비도 해야 하고, 또한 휴일이기 때문에 쇼핑센터, 테나 공원을 둘러보러 나가야 하는 등, 오히려 평일에 할 수 없었던 중요한 다른 일들을 해야 하는 것이다. 한편 평상시에 가정에 충실하지 못했기 때문에 휴일만이라도 가족들을 위해 서비스를 해야 한다는 부담감도 있다. 휴일에 해야 할 일이 산처럼 많은 것이다.

그래서 내가 생각해 낸 것이 휴일을 충분히 이용하는 "1일 2분할법" 이었다. 우선 기상 시간인데, 기본적으로 아침형은 변함이 없다. 어렵게 익힌 습관을 주말에 망치면 한 주의 시작부터 페이스가 말리는 일이 생기기 때문이다. 이렇게 말을 해도 역시 "휴일이 주는 선물"을 받고 싶기 때문에 항상 새벽 3시보다는 조금 늦잠을 잔다.

새벽 5시가 기상이다. 바로 일에 착수하기도 하지만 날씨가 좋은 날은 조깅이나 산보를 하면서 휴일의 평온한 공기를 마신다. 그리고 일에 착수한다. 9시나 10시 정도까지 3~4시간 정도 집중해서 일을 한다.

늦게 일어나는 가족과 아침을 먹은 후, 저녁까지 장을 보거나 공원에 놀러가서 시간을 보낸다. 설령 그대로 멀리 외출을 해서 늦게 돌아온다고 해도 그 날 할 일은 이미 이른 아침에 끝내 놓았기 때문에 부담감이 적다. 그리고 주어진 나머지 시간은 충분히 즐기도록 하고 있다.

다시 한 번 "휴일에 가고 싶은 곳 리스트"라는 것을 만들어 둔다. 그 중에는 나의 일과 관련된 화제의 쇼핑센터나 테마 공원, 온천 등 가족끼리 가기에 알맞은 곳도 있다. 나에게 있어서는 한 번은 봐야겠다고 생각해둔 곳 투성이다. 그런 식으로 나는 눈에 띄는 편의 시설을 휴일에 가족과 함께 외출하여 취재하였다.

저녁에 돌아오면 맥주를 마시고 잔다. 시계를 보면 오후 7시나 8시 정도다. 목욕을 하고 하루를 마쳤다는 나름대로의 종지부를 찍은 다음 잠옷을 입고 이불 속으로 파고든다. 일주일 동안의 피로도 있기 때문에 숙면을 취할 수 있다. 한 3시간쯤. 다시 "좋은 아침"을 외치며 일어나서 아침 식사를 한다. 비록 밤 10시 정도지만 나에게 있어서는 "아침 식사"이기 때문에 맥주는 뺀다. 그리고 그때부터 오늘 두 번째의 "이른 아침 일"에 착수하는 것이다.

- 일과 휴일 기분을 양립시키는 "1일 1분할법"

나에게 있어서는 쾌적한 휴일을 보내는 방법인데 여러분도 한 번 시험해 보는 것은 어떨지.

제3장 프로는 이것이 다르다

24시간을 최대한으로 활용하기 위한 니시무라 식 3/ 3/ 3 시간 관리

■제한된 시간에 남들 3배의 정보를 얻는 기술

얼마나 짧은 시간에 많은 정보를 접해 비즈니스에 도움이 될만한 정보를 취사 선택해서 자기 것으로 만드는가, 즉 기획안을 만드는가는 비즈니스맨들의 영원한 과제이다.

우선, 현재 나의 정보 수집법을 하루 일과와 대비해서 소개하겠다. 새벽 3시에 기상, 전기면도기로 면도를 하면서 커피를 마신다. 커피를 마시면서 인터넷에 접속해 각 신문사의 조간과 「뉴욕타임스」에 어떤 기사가 났는지 확인함과 동시에, 오늘의 일기 예보와 일하러 가는 지방의 주간 일기 예보를 본다. 이 시간대는 인터넷 서핑으로 밤을 꼬박 새운 사람들도 잠자리에 들 시간이기 때문에 인터넷에 쉽게 접속할 수 있다.

구독하고 있는 신문은 일주일치를 모아서 체크하며, 월말에는 한 달치를 모아서 관심이 있는 분야를 테마 별로 스크랩하고 있다. 신문은 기본적으로 이미 과거가 되고 만 일들을 보도하고 있기 때문에 기록성과 자료적 가치가 있는 기사만을 찾으면 된다, 결코 심심풀이나 오락을 위해 읽는 것이 아니라는 것이 나의 지론이다. 그렇기 때문에 신문은 읽는 것이 아니라, 어떤 기사를 스크랩할 것인가를 "찾기 위해 펼치는 것"이다. 일주일치 신문의 스크랩 작업은 테이블 위에 신문을 펼쳐 놓고 의자 위에 올라서서 신문 전체를 쭉 훑어보며 필요한 기사만 빨간 펜으로 표시해 둔다. 이 작업에 아주 신중을 기하고 있지만 한 면을 보는 데는 5초도 안 걸린다. 그렇지만 기사를 잊어버려서 후회해 본 적은 한 번도 없다. 이런 스피드는 방송 일을 하면서 익힌 것이기에 항상 감사하는 마음을 가지고 있다.

일주일치 신문 전부를 정리하는 데 1시간 정도면 충분하다. 다음은 TV 뉴스를 보기로 하자. 그 전에는 아침 6시에 20분씩 3개 방송사의 뉴스를 녹화해 뒀다가, 아침 식사를 하면서 3배속으로 20분만에 봤다. 3배속으로 보면서도 어떤 내용인지 다 이해를 했다. 하지만 이제는 인터넷으로 뉴스를 보는 것만으로도 충분하다는 생각이 든다. 지금은 전차로 이동 중일 때는 TV 뉴스를 들을 수 있는 라디오로, 또 자동차로 이동할 경우에는 자동차에 달린 TV로, 인터넷 서핑이 아닌 채널 서핑을 즐기고 있다. 이 경우에도 최소 3개 이상의 방송사 뉴스를 체크하고 있다. 물론 여기서도 발상은 항상 "1배속"이다.

그리고 최근에는 슈퍼 리스닝 인스티튜트 인터내셔널이라는 속청기가 개발되어 판매 중이라기에 한번 사용해 봤다. 이 기계는 최고 4배속까지 소리를 빠르게 해서 들을 수 있기 때문에, 회의 내용이나 라디오, TV 등 필름에 녹음해 둔 정보를 단시간에 들을 수 있다. 나와 같이 정해진 시간 내에 3배의 정보를 처리해야만 하는 사람들에게는 아주 유용한 물건이 아닐 수 없다. 이 속청기는 시간 단축에 편리할 뿐만 아니라, 기억력과 집중력 등 두뇌 개발 향상에도 도움이 된다고 한다. 실제로 나 역시도 사용하면 할수록 집중력이 높아지는 것을 실감한다.

제4장 성공한 사람에게서 볼 수 있는 시간을 사는 발상, 파는 발상

진정한 비즈니스맨은 시간을 거래한다

■"시간을 판다"라는 새로운 발상의 비즈니스

내가 평소에 자주 찾는 이발소의 이발료는 5천 엔이다. 이발한 뒤 정성껏 머리를 감겨 주고 면도와 마사지까지 해 주는 데 약 1시간 정도 걸린다. 이미 돌아가신 오부치 에조우 씨는 국회 내의 이발소를 각별히 애용하여 휴게실로 이용했다고 하는데, 단순히 이발한다는 원래의 의미에 그치지 않고 "쉴 수 있는 공간" 개념을 부여한 것이다. 반면 "이발이라는 본래 업무"를 겨냥해, 10분에 1천 엔이라고 하는 가격을 세일즈 포인트로 내세운 새로운 스타일의 이발 체인이 도쿄에서부터 붐을 일으켜 전국적으로 체인을 확장시켜 나가고 있다.

"QB 하우스" 라는 이 집의 상호는 Quick Barber의 약자이다. 대부분의 체인점이 사무실 주변이나 역내에 자리잡고 있어, 바쁜 현대인에게 단 10분 투자로 이발을 할 수 있다는 점을 강하게 어필하고 있다. 하지만 제아무리 이발하는 데 10분밖에 안 걸린다 해도 기다리는 시간이 길다면 의미가 없다. 그래서 대기실 의자에 센서를 달아, 기다릴 필요가 없을 때는 문 밖에 설치된 램프를 파란 불이 켜지고, 조금 기다려야 할 때는 노란색이, 한참 기다려야 할 때는 빨간색의 불이 켜져, 램프의 색에 따라 기다리는 시간을 표시하는 아이디어를 냈다.

도쿄 역 마루노우치 역내의 QB 하우스는 DPE(Development Printing Enlargement: 초고속 사진 현상소) 가게 등과 같은 초스피드 서비스를 세일즈 포인트로 내세운 가게들과 함께, "시간공방"이라는 공간의 모퉁이에 있다. 전차를 기다리는 시간인 10분이면 이발을 할 수 있다는 장점 때문에 이용자가 상당히 많다. 단지 이발만 할 수 있을 뿐 면도나 샴푸를 할 수는 없다. 빗과 수건도 일회용. 바닥에 떨어진 머리카락은 진공 청소기 같은 기계로 빨아들인다. 철저하게 합리적으로 10분에 1천 엔이라는 비즈니스를 멋지게 성공시킨 것이다.

평소 내가 자주 찾는 이발소는 1시간에 5천 엔이다. 서비스에 차이는 있지만, 10분에 1천 엔이라는 것은 60분에 6천 엔, 사실 그다지 저렴한 것은 아니라고 반문하는 사람도 있을 것이다. 하지만 10분이라는 최소 단위에 서비스를 세분화시킨 것이 바로 아이디어인 것이다. 요즘 길을 걷다 보면 10분 단위의 마사지 숍도 종종 볼 수 있다. 나는 평소에 10분 단위로 일을 하기 때문에 이러한 비즈니스에 흥미가 많다. 결코 "쉴 수 있는 공간"은 아니지만, 개념을 바꿔 본다면 다른 계층을 사로잡을 수 있다.

제5장 시간이 늘 부적한 사람에게 꼭 필요한 콜럼버스의 달걀

시간 관리에도 발상의 전환이 필요하다

■작심삼일인 사람은 3일마다 계획을 세워라

계획을 세워 무리 없이 잘 지켜 나간 경험이 있는 사람은, 일을 시작하기에 앞서 자연스럽게 계획을 세워 나간다. 그러나 계획을 세워도 전혀 실천되지 않는다고 불평하는 사람일수록, 계획을 세워도 소용없다며 계획을 세우는 일 자체를 포기한다.

하지만 이 말에는 모순이 있다. 계획을 제대로 실천하지도 못하는 사람이, 어떻게 계획을 세우지 않고 잘해 나갈 수 있다는 것인가? 계획을 100% 실천할 수 있는 사람은, 이미 자신의 머릿속에 순서가 짜여 있기 때문에 굳이 계획 등을 따로 세우지 않아도 좋다. 하지만 계획을 실천하지 못하는 사람이라면 계획이라도 세워 시간 낭비가 없도록 노력해야만 하지 않을까? 

계획을 세워도 작심삼일이라면, 3일에 1번씩 계획을 세우는 것도 좋다. 나 역시 몇 차례에 걸쳐 노트에 줄을 긋고 계획을 수정하고서도 제대로 실천하지 못해서 곧바로 다시 계획을 세우곤 한다. 몇 차례 거듭하다 보면 요령도 생기고, 잘 안 되는 원인이 무엇인지도 파악하면서 현실적인 계획을 세울 수 있다면 성공한 것이다.

내 계획 중에서 가장 원대한 것이 있다면, 그건 바로 인생 30년이다. 30년 후 어떠한 인생을 보낼 것인지 목표를 정하고 "그것을 위해 시간과 자금을 어떻게 운용할 것인가" 라는 문제를 제기하는 것이다. 이런 경우는 3일 간격으로 바꾸어 짜는 것이 아니라 대략 3년에 한 번쯤 계획을 수정하고 보완한다. 그리고 인생 30년 계획에 있어서는 10년의 중기 계획도 중요하다. 예를 들면, 집이나 차 구입, 자녀의 교육 계획, 자격 취득, 전직 등이 이에 속한다. 이 중기 계획은 1년에 한 번, 연초에 재검토를 해야 한다. 더 나아가 중기, 장기의 계획을 실천하기 위해서는 올 1년 그리고 이번 달, 이번 주, 오늘 하루를 어떻게 보낼 것인가에 대한 세밀한 계획도 필요하다. 1년 혹은 1개월의 계획이거나, 작심삼일일 경우에는 3일에 한 번씩 계획을 세워도 무방하다고 생각한다.

계획을 세우는 동안 시간의 중요성도 깨닫게 된다. 오늘 하루를 착실하게 쌓아 갈 때 1년, 10년의 계획이 있고 인생이 있다는 것을 실감할 수 있는 것만으로도 의미가 있다고 생각한다.

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