시간관리

시간관리의 이해

시간의 본질을 파악하라

우리는 하루가 24시간이며, 한 주가 168시간이라는 것을 알고 있다. 또한 그 시간이 아무런 경고 없이 흘러가는 것처럼 보이기도 하고, 실제로 주어진 시간보다 훨씬 짧은 것처럼 느껴지기도 한다는 것을 알고 있다.

굳이 시간은 상대적인 것이다라는 것을 이해하기 위해서는 의도적으로 물리학 이론을 공부할 필요는 없다. 마감시간에 직면했을 때의 시간은 우리를 무감각하게 만드는 지루한 강의 때보다 시계바늘이 더 빠른 속도로 재깔거리는 것처럼 보인다. 하루하루가 빠르게 진행되는 현대사회에서 1시간이라는 개념은 60분보다 더 짧은 것처럼 느껴진다. 예를 들어, 당신이 그토록 보고 싶어 했던 오랜만에 만난 친구와 한 시간을 보낼 때에는 그 한정된 시간 내에 상당히 많은 이야기를 나누는 것처럼 보인다. 이런 시간의 속성(즉 주어진 시간 내에 많은 일들을 해낼 때 흘러가는 시간의 빠른 속성)과 두 편의 텔레비전 시트콤을 (여유롭게 즐기면서) 볼 때 지나가는 시간의 빠른 속성을 비교해 보라.

왜 사람들은 시간이 빨리 가면 불안감을 느끼는가? 인간은 수만 년의 역사를 나름대로 축적해 오며 발전하여 오늘날의 인류로 발전해왔다. 그러나 과거에 비하여 현대사회는 너무나 빠르게 흘러가고 있다. 직장에서 점점 더 증가하는 전화, 통화량, 팩스, 이메일 그리고 사무실 문을 두드리는 방문자들은 정말 숨 돌릴 새 없이 시간이 빠르게 지나가고 있다는 것을 알게 해준다. 가정에서는 더 많은 TV 채널과 영화, 잡지, 책 그리고 계속 증가하는 다양한 소비제품들이 우리에게 주어진 시간을 빼앗아가고 있다.

사회는 우리에게 "더 많은 일을 하세요; 클릭하세요; 사인하세요" 라고 외치고 있지만 우리는 이러한 모든 것을 오직 한 주, 하루 또는 한 시간이라는 단위시간 내에 처리해야 한다. 비록 시간과 주의를 빼앗아가는 일들이 늘어나고 있다고 할지라도 삶은 매우 한정되어 있다는 것을 유념해야 한다. 당신도 죽을 것이고, 나도 죽을 것이며, 또한 우리 모두는 언젠가는 죽을 것이다. 그래도 희망적인 것은 각자 행복한 인생을 즐긴 후에 죽을 수도 있다는 것이다.

미래 설계

우선순위 설정의 중요성

당신의 인생에서 중요한 일이 무엇인지 알고 있는가? 이 우선순위를 안다면 유한한 인생을 시간낭비하지 않고 알차게 살 수 있을 것이다.

혹자는 좋은 친구를 정기적으로 만나는 것이 중요하다고 말하지만 정작 자신은 한 달에 한 번 이상을 만나지 못하고, 또 다른 혹자는 건강을 적정한 수준으로 유지하는 것이 중요하다고 말하지만 정작 자신은 결코 운동시간을 갖지 못하는 것 같다. 중요한 삶을 선택하는 데 신중을 기하고 우선순위 설정에 시간을 할애하는 것은 당신의 삶을 더욱 풍요롭게 할 것이며, 주어진 시간을 효율적으로 관리할 수 있도록 해준다.

당신의 삶의 우선순위는 유일무이한 당신의 것이다. 그러나 사람들의 우선순위는 기본적인 몇 개의 영역으로 분류할 수 있다. 우선순위 목록을 만드는 것을 돕기 위해 토니 알레산드라(Tony Alessandra) 박사에 의해 증명된 7개의 폭넓은 영역들을 개괄적으로 살펴보자.

① 정신 : 지능, 기억력, 집중력을 계발하는 것과 우수한 학습능력과 창의성을 계발하는 것을 의미한다.

② 신체 : 적당한 운동능력을 유지하고 성취하는 것, 그리고 특별한 스포츠에 필요한 민첩성, 근력, 지구력을 발달시키고 건강한 육체를 유지하는 것을 의미한다.

③ 가족 : 배우자, 아이들, 부모, 형제 또는 그 밖의 사랑하는 사람들과 좋은 관계를 맺는 것을 의미한다. 이 영역에는 확장된 가족관계 밖의 특별한 사람들과 좋은 관계를 유지하는 것 등이 속한다.

④ 사회 : 이웃과 가족 밖의 사람들로 구성된 공동체의 일원이 되고, 그들과 좋은 관계를 유지하는 것뿐만 아니라 회사나 일과 관련된 사람들과의 관계도 포함한다. 간단하게 말해서 친구가 인생에서 중요한 부분을 차지하는 것은 이 영역의 우선순위에 해당한다.

⑤ 종교 : 종교가 인생에서 큰 부분으로 작용하고 있으며, 창조주와 자신과의 관계를 강화시키고 박애주의자가 되고, 개인적 인생관을 개발하는 데 우선순위가 있다는 것을 의미한다.

⑥ 직업 : 이 영역에는 직장 내에서 승진이나 인정을 얻고, 목표를 달성하는 것이 포함된다. 또한 다른 분야에 긍정적인 영향을 미치는 것과 자신만의 독특한 방법으로 경력을 발전시키는 것이 포함된다.

⑦ 재정 : 이 영역에는 예비자금을 확보하고 아이들의 교육자금을 지원하고 꿈에 그리던 집을 사고, 당신과 당신이 사랑하는 사람들을 위하여 재정상의 안정을 확립하는 것이 포함된다.

물론 이 목록은 매우 일반적이기 때문에 당신은 여기에서 언급되지 않은 영역에 대하여 중요한 우선순위를 가지고 있을 수도 있다. 핵심은 우선순위를 지원할 목표를 설정할 수 있도록 당신의 우선순위를 먼저 확인할 필요가 있다는 것이다.

정보의 홍수에서 살아남기

정보의 홍수, 얼마나 심각한가

우리는 인터넷에 접속하거나 텔레비전의 전원을 켜거나 서점에 들어가거나 이메일을 확인하는 것만으로도 정보의 홍수에 빠지게 된다. 일분 동안 지구상에서 생성되는 정보의 총량은 향후 80년간 받아들일 수 있는 정보의 양을 능가한다. 정보는 매분마다 생성되며, 인류에게 제공되는 정보량에 뒤떨어지지 않을 사람은 아무도 없다.

더욱이 모든 주요 잡지를 구독할 수 없고, 모든 신간을 읽을 수도 없으며 모든 주요 심포지엄에 참석할 수도 없다. 따라서 노출된 약 20%의 정보로부터 당신을 추진시킬 80% 이상의 통찰력과 주요상황 및 핵심지식이 생성되는 것을 명심하고 파레토의 원리로 접근해야 한다.

파레토의 원리는 100년 전에 이탈리아의 경제학자 빌프레도 파레토(Vilfredo Pareto)에 의해 밝혀졌다. 1897년에 파레토는 입력(input)과 출력(output)이 80/20 법칙 혹은 파레토 원리에 따른다는 것을 발견했다. 즉, 그는 사람이 성취하는 것의 80%가 사람이 소비하는 시간의 20%에서 비롯된다는 것을 알았다. 효용성의 핵심은 가장 중요한 활동 20%이다.

그렇다면 당신은 "어떻게 중요한 20%를 구분할 수 있는가?"라고 반문할지 모른다. 그것은 생각보다 쉽다. 직장 내에 잡지, 신문, 사보가 있다면 주도적인 자료를 대표하는 두세 가지를 선택하고, 그 중 가장 심층적인 보도를 하고 최신판이며 작문이 잘되어 있는 것을 구독하면 된다.

또한 뛰어난 동료가 읽는 것 외에도 의뢰인과 고객들이 읽는 주요업계 잡지가 무엇인지 알고 싶을 것이다. 결국 당신을 고용한 조직은 고객, 의뢰인, 소비자 등 각 명칭으로 불리는 이들을 위해 일하는 것이다. 이들이 읽었던 것을 알아내어 그 중 몇 개의 주요 출판물을 확인한 후 구독하라.

당신이 봉사하고자 하는 고객들과 같은 정보를 공유함으로써 그들이 직면하고 있는 문제, 테크닉이나 정보 등 다방면을 이해할 수 있게 된다. 당신은 고객들에게 봉사하는 데 필요한 사항을 이해할 수 있도록 핵심정보를 터득하고 있는 것이다. 이보다 무엇이 더 효율적이겠는가?

방해 최소화하기

오늘 산만하지는 않았는가

오늘 하루 산만해지기는 너무도 쉬웠을 것이다. 시간과 주의를 요하는 것이 많아지고 있다. 어림잡아서 68일마다 세계의 정보는 배가되고 있다. 24시간마다 전 세계적으로 2000권이 넘는 책이 출판되고 있고, 같은 시간에 2000개가 넘는 웹 사이트들이 온라인상에 생겨나고 있다.

로이터 통신에 의하면 산업화된 나라의 경영자 중 33%가 정보과다의 직접적인 결과로 인한 질병으로 고생하고 있다고 한다. 이들 중 삼분의 이가 동료와의 관계에서 긴장감을 느끼고 있어 직업의 만족도가 떨어지며, 그러한 현상들이 정보과다에서 오는 스트레스와 밀접한 관련이 있다고 느낀다고 한다. 거의 동수의 사람들이 너무 많은 정보에 대처해야 하는 스트레스의 결과로 사회적/개인적 관계에서 고통을 겪고 있다고 한다. 당신에게 물어보았다면, 당신의 대답도 같을 것이다.

시간 제어를 위해서는 이전보다 훨씬 많은 노력과 각성이 필요하다. 그러나 다행히도 일단 간단한 몇 가지 것들을 익히고 끝까지 실천한다면, 시간을 효율적으로 분할해 사용할 수 있을 것이다.

이전의 어떤 시대의 직업에서보다 현재 당신의 주의와 시간을 요하는 잠재적인 항목들이 더 많을 수 있지만, 주의집중을 유지하기 위해 요구되는 요소는 언제나 같다.

■모든 소음을 차단하라. 과제를 수행하는 동안에는 음악을 꺼 놓아라. 특정 업무에서 특정 유형의 사람들에게는 배경음악이 효과적인 것으로 나타났지만, 획기적인 생각이나 개념적 생각은 최대의 집중을 요한다.

■필요한 자원을 미리 모아 둬라. 이렇게 하면 필요한 것들을 모으려고 돌아다니는 시간이 줄어들 것이다. 처음부터 프로젝트에 달려들 준비가 되어있다면 더욱 충실히 일할 수 있을 것이다.

■다른 이들의 지지를 얻어라. 사무실에 있을 때, 저는 오늘 아침 9시에서 11시까지 묵상시간이 필요합니다.라는 문구를 문에 붙이거나 메모를 돌리거나 이메일을 발송하라. 동료들이 보내는 지지, 즉 그 시간 동안 당신을 귀찮게 하지는 않는 것으로 인해 놀라게 될 것이다. 결국 그들도 똑같은 것을 원하고 있다는 말이다.

시간의 덫을 피하는 방법

아니오라고 말하는 것에 대한 공포

일에 대해 무엇인가를 부탁받았을 때 당신의 기계적인 대답은 네이다. 자신이 가고 싶지 않은 곳에 가도록 요청을 받을 때에도 가겠다고 수락한다. 집에서는 아니오라고 말하는 것에 어려움을 느끼지 않는 사람들이 직장에서는 아니오라고 말하는 것에 힘들어한다.

한 동료가 당신에게 근무시간 후 특별활동에 참가하도록 부탁했고 부탁을 들어 주기로 했다고 가정하자. 당신은 이미 심적 여유가 없고 귀한 여가시간을 그러한 활동에 써버리는 것보다는 일찍 귀가하는 것이 더 합리적이라고 생각한다. 그럼에도 불구하고 당신은 무리 중의 한 명, 군중 중의 한 명이 되고 싶어 한다. 항상 그러지 말아야지라고 생각하고 있지만, 당신은 약간의 책임감을 가지고 있고 다른 사람들은 당신을 신뢰하고 있기 때문에, 지금의 시간활용이 당신을 화나게 한다고 할지라도 빠져나올 수 없다.

두 번째 예를 보자. 당신은 한 회식에 초대받았다. 그것이 예전의 직장상사를 위한 송별회이거나 부하직원 아기의 돌잔치라고 생각해 보자. 그것 외에도 당신은 두 달 후 토요일에 자원봉사자가 되어줄 것을 요청받았다. 이 모든 일에 대한 일정이 비어 있으므로 당신은 송별회, 돌잔치, 토요일 자원봉사 활동에 모두 네라고 대답할 것이다. 그러나 잠시 멈춰 생각해 보면 정작 말하고 싶어 했던 것은 아니오였다.

대부분의 사람들은 초대를 받았을 때 점잖고 재치 있게 거절하는 것에 익숙하지 않다. 상사가 시간 외 근무를 시키거나 부서가 끝나지 않은 잡무에 밤늦게까지 붙잡혀 있는 것과 같은 상황은 근무의 연장인 일종의 근무활동에 참여하는 것과 별개의 것이다.

초대를 받을 때 무슨 말을 해야 할까? 이 문장들을 연습하라.

■"그가 잘 되기를 바라지만 선약이 있어서요."

■"축하한다고 전해주세요. 전 갈 수 없을 것 같네요."

■"아들과 ○○을 하기로 해서요. 그에게 안부 전해주세요."

■"갈 수 없지만 작은 선물을 하고 싶어요. 무엇이 좋을까요?"

■"중요한 행사인 것 같군요. 하지만 저녁에 저는 ○○에 가야 해요."

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