이렇게 써야 보스가 주목한다

첫째마당 보스가 좋아하는 글은 이런 글이다

시스코시스템스 - 제레 브룩스 킹(세계 마케팅커뮤니케이션 담당 부사장)

요즘의 비즈니스 문서 수준은 어떻다고 보십니까? - 간신히 합격점을 받을 수준이지만, 그다지 칭찬할 만하지는 못하다고 봅니다. 명확하고 세련된 글을 쓰는 사람은 정말 극히 적습니다.

뛰어난 글쓰기 능력은 얼마나 중요합니까? - 커뮤니케이션 능력이 뛰어난 비즈니스맨에게는 기회의 문이 더 많이 열려 있으며, 좋은 글 솜씨는 거기서 매우 중요한 부분을 차지합니다. 오늘날 기술 중심 세계에서 비즈니스맨이 약어나 전문용어 차원을 넘어 어떤 것을 말이나 글을 통해 명료하고 설득력 있게 설명할 수 있다면, 그는 동료들보다 훨씬 앞서갈 수 있습니다.

비즈니스 문서에 관해 시스코에서 가장 큰 문제는 무엇입니까? - 복잡한 주제를 간단하고 이해하기 쉽게 만드는 일입니다. 사실 이것은 모든 테크놀로지 기업에 해당하는 이야기입니다. 우리의 자료를 읽는 독자층은 다양하지요. 우리가 인터넷에 대해, 그리고 네트워크 운용방식에 대해 우리의 CEO에게 말하는 것은 네트워크 관리자에게 말하는 것과는 크게 다릅니다. 마찬가지로 새 자동차를 사려고 하는 소비자는 화려한 안내책자를 읽겠지만, 만약 자동차 엔진 설계 기사가 새 자동차를 보러 시장에 나왔다면, 그는 자동차에 대해 완전해 다른 차원의 설명을 원할 것입니다. 그러므로 시스코 같은 회사는 글의 문체와 복잡성의 수준을 독자와 조화시킬 수 있어야 합니다.

특별한 글쓰기 업무를 수행하도록 훈련받은 전문가를 확보하는 일이 중요합니까? - 저는 마케팅커뮤니케이션 부서를 이끌고 있기 때문에 다양한 목적을 위해 문서작성자들을 고용합니다. 저는 뛰어난 글 솜씨를 갖춘 사람은 어느 지위에 있든 상관없이 매우 유리하다는 견해를 갖고 있습니다. 성공은 흔히 자신과 자신의 아이디어를 얼마나 설득력 있게 표현하는지에 달려 있죠.

모토롤라 - 셸라 레스터-스미스(부사장 / 커뮤니케이션 및 대외협력부 이사)

모토롤라는 실적검토나 임금인상 시 우수한 문장력을 어느 정도나 반영합니까? -  특별히 문장력만 따로 평가하지는 않습니다. 물론 연설문 작성자처럼 좋은 글을 쓰는 것이 주된 임무인 직원이 습관적으로 부실한 글을 써서 업무에 지장을 줄 정도라면, 그것은 실적평가에서 문제가 되겠죠. 문서작성자로 고용된 직원들은 최소한 자신의 글을 두 번 세 번 점검해서 오류가 없도록 해야 합니다. 또한 우리는 그들이 다른 사람들의 충고나 도움을 받아서 객관적인 눈으로 자신의 글을 검토하기를 기대합니다.

모토롤라는 정해진 글쓰기 기준이나 문제 지침을 갖고 있습니까? - 자신의 생각을 분명히 표현하고 회사와 자신을 위해 애매함이나 모호함을 피하는 것이 중요한데, 이것이 실질적인 우리의 지침입니다. 비밀문서나 특허관련 문서, 시간을 두고 작성되는 입찰 관련 서류 등에는 자체 지침이 있습니다.

부사장님의 글쓰기 과정은 어떻습니까? - 먼저 전달하고자 하는 서너 개의 주요 논점을 기록한 다음 본격적으로 살을 붙여나갑니다. 그리고 편집하기 전에 한두 시간, 혹은 그 이상이나 가능하면 하루 동안 내버려두는 시간을 갖습니다. 만약 민감한 성격의 글이라면 다른 이들에게 보여주고 그들이 제 말에 동의하는지, 제가 말한 것이 명확하다고 생각하는지 확인합니다.

모토롤라는 좋은 글에 어떤 가치를 부여하며, 또 그 이유는 무엇입니까? - 확실히 우리는 뛰어난 글 솜씨를 높이 평가합니다. 그 말은 우리가 명료하게 표현된 생각이나 아이디어를 높게 쳐준다는 뜻입니다. 과거에는 물론 우리시대에도 위대한 작가들 중에는 맞춤법이나 문법 실력이 뛰어나지 못한 분들이 있지요. 하지만 틀림없이 그들은 자신의 생각을 전달하는 법을 분명히 알고 있었습니다.

둘째마당 최고의 작가들은 이렇게 쓴다

글 쓰면서 교정보면 창조력이 죽는다 - 리처드 볼레스 『당신의 낙하산은 무슨 색깔입니까?』

리처드 볼레스는 『당신의 낙하산은 무슨 색깔입니까?』의 저자이다. 구직자와 전직 희망자를 위한 이 실용적인 안내서는 흔히"구직자의 성서"라고 불리며 매년 개정판이 나오고 있다.

개인적으로 글쓰기 규칙을 형성하신 것이 있습니까? - 저는 많은 사람들이 완벽한 문장으로 시작하려고 하고, 쓰면서 모든 문장을 세련되게 다듬으려고 하기 때문에 자신의 글쓰기 능력을 질식시킨다고 믿습니다. 저는 의식의 흐름 기법으로 글을 씁니다. 물론 나중에 처음으로 돌아가서 다듬는 작업을 해야겠죠. 이 과정은 브레인스토밍(각자가 아이디어를 내놓아 최선책을 결정하는 창조능력 개발 법 -옮긴이)과 아주 흡사합니다. 브레인스토밍의 제1규칙은 절대 다른 사람의 아이디어를 비판하지 않는 것입니다. 만약 글을 쓰는 도중에 검열하거나 편집한다면 창조 과정에 제동이 걸립니다. 일단은 마음에서 솟아나는 것은 어떤 생각이든 종이 위에 풀어놓고, 비판은 나중으로 미뤄야 합니다.

글쓰기가 어렵다고 느끼십니까, 아니면 그 반대입니까? - 쓰고 있는 글이 무엇인지에 따라 다릅니다. 예를 들어볼게요. 예전에 저는 「샌프란시스코 클로니클」과 「샌프란시스코 이그재미너」라는 신문에 매주 일요일 칼럼을 써달라는 부탁을 받은 적이 있습니다. 각 기사가 정확히 800단어로 구성되어야 하기 때문에 저한테는 아주 재미있는 연습이었습니다. 그러나 8개월 후 저는 그 일을 포기했습니다. 800단어의 글을 쥐어짜는 데 드는 시간을 감당할 수 없었거든요. 엄격한 제한이 있는 기사를 쓰는 데 그렇게 많은 시간이 걸린다는 것은 참으로 놀라운 일이었습니다.

사람들이 글쓰기를 어려워하는 이유가 무엇이라고 생각하십니까? - 그것은 학교에서든 어디서든 우리 문화가 2개의 과정, 즉 창조과정과 편집과정을 동시에 진행하라고 가르치고 있는 것과 무관하지 않다고 봅니다. 사람들은 이 2개의 과정을 전혀 별개의 것으로 받아들여야 좋은 글을 쓸 수 있습니다. 정말 능력을 최대한 발휘해서 글을 쓰려면 이 두 가지를 분리해야 합니다. 만약 그렇게 하지 않고 두 가지를 동시에 처리하려고 할 경우, 그것은 우리의 창조적인 충동을 죽입니다.

자기도 잘 모르는 것을 쓸 수는 없다 - 움베르토 크루스 "트리뷴 미디어 서비스" 금융 관련 특별기고가

움베르토 크루스의 글은 1992년부터 시카고의 트리뷴 미디어 서비스에 의해 배급되었으며, 그가 쓴 칼럼은 현재 미 전역의 60개 이상 출판물에 연재되고 있다. 그와 아내 조르지나는 함께 「희망찬 퇴직」이라는 칼럼을 시작했으며, 이것 역시 트리뷴 미디어 서비스를 통해 전국에 배급된다.

오랜 세월 글을 써오면서 개인적인 글쓰기 규칙을 형성하신 게 있습니까? - 저는 주간 칼럼을 쓰는데, 서둘러 써서 제출시한 며칠 전에 완성하려고 노력합니다. 일단 글을 쓴 다음에 접어두었다가 하루가 지나서 다시 읽으면서 "여기서 무엇을 더 잘라낼 수 있을까? 그러면 뭘 잃게 될까? 이걸 압축할 수 있을까? 3음절 이상인 단어가 얼마나 되지?" 등을 생각합니다. 때에 따라서는 긴 단어가 더 적절한 경우도 있죠. 하지만 저는 기본적으로 제가 쓴 모든 글을 더욱 단순하고 간결하게 만들기 위해 다시 읽습니다.

선생님의 글쓰기 과정을 설명해주시겠습니까? - 무엇보다 제가 가장 중요시하는 것은 독자의 관점입니다. 즉 "독자는 이 주제에 대해 얼마나 알고 있나?"하는 문제를 고려합니다. 그 외에 저는 글을 쓸 때, 사람들이 판단 기준을 가질 수 있도록 일상의 것들에서 유사성이나 차이점 등을 찾아 제시하려고 합니다. 글의 본문은 제가 전개하는 논점을 뒷받침해야 하며, 만약 반대되는 관점이 있다면 공정성을 위해 글의 서두 부분에서 그것을 제시합니다. 그러나 만약 제가 그 반대되는 관점을 논박하는 것이라면, 저는 아주 강하게 제 논리를 전개합니다. 그렇게 해야 제 주장이 독자에게 분명히 전달되기 때문이죠. 마지막으로 저는 서두와 연결되는 방식으로 종결함으로써 제 주제를 강화합니다. 그렇게 해서 기사는 완전히 한 바퀴 일주하는 셈입니다.

초고를 쓴 후에는 제일 먼저 무엇을 하십니까? - 다시 처음으로 돌아가서 두세 개의 문장으로 자를 수 있는 긴 문장이 얼마나 있는지 따집니다. 제일 먼저 문장이 주어+목적어+동사 구조를 갖추고 있는지 확인하고, 그 다음 달리 손볼 데가 있는지 찾습니다. 때로는 변화를 강조하기 위해 문장의 길이에 변화를 주는 것에도 신경을 쓰기도 합니다.

어떤 수준의 단어를 사용할 것인지는 어떻게 판단하십니까? - 저는 항상 제 독자들이 복잡한 금융 관련 용어를 모른다고 가정합니다. 그들이 알고 있는 것처럼 전제함으로써 부지중에 그들을 모욕하고 싶지 않거든요. 가능하면 저는 어떤 용어를 사전적으로 정의하는 대신 그것의 의미가 기사의 문맥에서 드러나는 방법을 택합니다.

만약 비즈니스 문서작성자들이 문장력을 향상시킬 수 있는 조언을 한두 가지 부탁한다면, 뭐라고 말씀해주시겠습니까? - 자신이 작성한 보고서나 서신에 포함된 수치, 계산결과가 틀림없는지 이중 삼중으로 확인하고 또 확인하라는 것입니다. 그리고 두 번째 충고는, 만약 다루는 주제가 복잡하다면 다루기 전에 글을 완전히 이해하라는 것입니다. 이해하지도 못하는 것을 쓸 수는 없습니다. 종종 글쓰기를 통해 우리는 자기가 어떤 것을 진정으로 아는지, 아니면 단지 안다고 생각했는지를 확인할 수도 있을 것입니다.

좋은 글은 단순하고 정확한 말이 생명 - 그레그 패럴 「유에스에이 투데이」 경제부 기자

그래그 패럴은 「유에스에이 투데이」에 경제 기사를 쓰고 있다. 1995년에 "아메리칸 비즈니스 미디어"로부터 제시닐 상(비즈니스 저널리즘 부문에 기여한 사람에게 수여되는 상-옮긴이)을 수상했다. 1998년에 컬럼비아 경영 대학원에서 MBA학위를 받았다.

글 쓰는 동안 글쓰기 규칙을 생각하십니까? - 그렇기도 하고 아니기도 합니다. 의식적으로 생각하지는 않습니다. 그런 의미에서 글쓰기는 자동차 운전과 비슷하다고 봅니다. 노련한 운전자들은 눈에 들어오는 모든 표지판에 일일이 신경 쓰지 않습니다. 시간이 좀 지나면 자동적으로 반사 신경이 형성되고, 곧 멈춤 표지판이 보일 것이며 잠시 후 10번 출구가 나타날 거라는 걸 감지합니다. 글 쓰는 동안에도 이중의 의식이 형성됩니다. 규칙을 무시하지 않지만, 그렇다고 규칙에 맹종하지도 않습니다.

어떤 종류의 글을 쓰건 독자를 고려하는 것이 중요하며, 끊임없이 그들의 입장이 되어보는 연습이 필요할 텐데, 이 문제는 어떻게 처리하십니까? - 저는 항상 독자의 관점에서 제 글을 다시 읽으면서 "이 부분은 단조롭고 저 부분은 너무 어렵다"하는 식으로 판단을 내립니다. 저는 지나치게 현학적인 글을 쓴 적이 있고, 그러면 편집자들은 적절하게도 그 글은 의미를 제대로 전달하지 못하므로 다시 생각해보라고 충고를 해줍니다. 작가들에게 자신이 얼마나 똑똑하고 영리한지를 과시하고 싶은 유혹은 정말 뿌리치기 쉽지 않습니다. 그러나 장기적으로 볼 때 그런 태도는 그의 메시지 전달 능력을 위축시키게 됩니다.

오늘날 비즈니스 문서들의 실상은 어떻다고 보십니까? - 저는 많은 보도 자료와 홍보성 글들을 보지만, 어떤 것이 잘 쓴 글이고 어떤 것이 그렇지 않은지에 대해서는 그다지 주의를 기울이지 않습니다. 오히려 제가 주목하는 것은, 홍보 관련 일을 하는 사람들 중에서 미리 생각을 한 사람과 그렇지 못한 사람입니다. 특정 이야기를 홍보하는 글들은 아주 많지만, 그것들은 대체로 저나 「유에스에이 투데이」의 관심을 끌지 못합니다. 그 글의 작성자가 충분한 사고 과정을 거치지 않았기 때문이지요. 보도 자료가 얼마나 잘 씌어졌는지 보다 훨씬 중요한 것은, 자신의 독자를 고려하는 것입니다.

그런 접근방식이 모든 종류의 비즈니스 문서에도 적용됩니까? - 물론입니다. 메모를 쓸 때도 똑같은 규칙이 적용됩니다. 중요한 것은 자기 글의 독자와 그 독자에게 내가 전하고자 하는 것이 무엇인지 아는 것입니다. 쓸데없이 길게 쓰지 마세요. 글쓰기는 원하는 결과를 얻는 데 목표를 두어야 합니다.

셋째마당 보스를 만족시키는 글쓰기 비법

비즈니스 문서작성자들의 일반적인 문제

■원칙이 있다면 단 하나, "분명하고 간결하게" - 나는 강의나 워크숍을 진행하면서 인지적 과부하 상태에 빠진 사람들을 많이 보아왔다. 사람들은 글쓰기를 어디서부터 시작해야 할지 모르겠다고 하고, 또 생각해야 할 것이 너무 많다고 하소연한다. 그래서 키보드를 건드려보기도 전에 먼저 패배감에 사로잡힌다. 글쓰기를 단순하고 실행가능한 일로 바라보는 것이 무엇보다도 중요하다. 모든 잡다한 글쓰기 규칙(가령 의미에 보탬이 되지 않는 말은 없애라. 너무 말을 많이 하지 말라 등)은 결국 "분명하고 간결하게"라는 간단한 충고 하나로 모아진다. 글을 쓸 때 당신은 이 원칙만 기억하면 된다. 

■글쓰기는 계속되는 문제해결 과정이다 - 글쓰기는 항상 시행착오가 있게 마련인 문제해결과정이다. 그렇기 때문에 규칙이 들어설 여지도 없다. 글을 쓸 때는 먼저 자신에게 "어떻게 시작할 것인가?" 라는 질문을 제기하는 것으로 시작한다. 이 질문에 대한 답은 또 다른 질문 "이 서신의 서두를 떼는 방법이 세 가지 있는데, 그 중 어느 것이 가장 좋을까?"를 끌어들인다. 이 질문에 대한 답을 하면 거기서 또 다른 문제, 곧 "두 번째 방법이 정말 최상의 선택인가?"가 나오며, 계속 이런 식으로 꼬리를 물고 제기되는 새로운 질문을 해결해 나가는 것이다. 글쓰기 규칙은  문체상의 규칙과 기술상의 규칙 두 종류로 나누어 볼 수 있다.

① 문체상의 규칙 - 메시지를 구성하는 방식을 지배한다. 가령 긴 문장을 피하라. 피동형을 너무 자주 사용하지 말라. 중복되는 말은 삭제하라 등이 그것이다. 또한 이것은 글쓰기의 예술적인 측면을 나타낸다. 이들은 명확하거나 깨질 수 없는 것이 아니다. 이 규칙을 적용할 때는 항상 판단력이 요구된다. 예를 들어 문장은 어느 정도나 길어야 긴 문장인가? 긴 문장이 많이 쓰였다고 할 때 어느 정도나 되어야 많은 것인가? 문법책에서는 이런 질문에 대한 답을 찾을 수가 없다. 이것은 모두 작가가 판단할 몫이고, 글쓰기의 상황과 성격에 따라 달라질 것이다.

② 기술상의 규칙 - 글쓰기의 과학적인 측면을 대변한다. 그것은 이 규칙들이 과학법칙처럼 명확하고 대체로 깨질 수 없는 성질을 지니고 있기 때문이다. 예를 들어 의문문을 표시하는 방법은 하나 뿐으로 "무엇이 문제입니까."는 항상 틀린 것이고 "무엇이 문제입니까?"는 항상 맞는 표현이다. 이것은 글의 형태를 결정하는 것이다. 문법, 맞춤법, 문장부호가 여기에 속한다.

쓰고 또 쓰고, 다시 써라

■문제 상황에서 규칙을 적용할 때 적용할 수 있는 경험법칙 - 실제 글쓰기 작업의 90%는 예술에 속하고 10%만이 과학의 영역이다. 물론 이것은 어떤 조사에 기초한 것이 아니고 나의 어림셈일 뿐이다. 내가 글쓰기의 과학적인 측면에 10%만 부과한 것은, 기술적으로 완벽한 문서를 만들기 위한 생각과 고민은 그다지 많이 필요하지 않기 때문이다. 전문 교정 자들도 모든 규칙을 다 기억할 수는 없다. 그러므로 경험 많은 작가들의 충고를 받아들여 당신의 모든 지력을 메시지를 제대로 구성하는 일에 투입하라. 당신이 갖고 있는 작가적 직관은 잘못된 글을 알아보고 그것을 바로잡는 데 도움을 줄 것이다.

아리스토텔레스나 레오나르도 다빈치 같은 위대한 지성의 소유자들, 즉 최초의 작가들은 스스로 글 쓰는 법을 배웠다. 그리고 다른 사람들에게 그 기술을 가르치는 상황에 있던 누군가가 보편적으로 잘 씌어졌다고 인정된 여러 글을 분석해서 일정한 규칙을 추론해냈다. 그 결과 탄생한 것이 문법이고, 어법이다. 만약 당신이 글을 쓰다가 어떤 문제에 부딪치고, 어떤 규칙을 적용해야 할지 모를 경우에는 절대 기죽지 마라. 그럴 때는 잠시 호흡을 가다듬고, 문제해결을 위해 당신의 작가적 직관을 활용하라.

■다음은 내가 자주 쓰는 경험법칙 네 가지이다.

① 불필요한 말을 없애라 - 한 단락을 수정하는 데 10분을 소비해서 겨우 단어 하나를 없애는 경우도 있다. 이는 매우 비경제적인 듯 보이지만, 사실은 가치 있는 노력이다. 왜냐하면 문장이 짧을수록 독자는 더 편하게 읽을 수 있기 때문이다.

② 낱말, 표현, 문장들이 어떻게 들리는지에 귀 기울여라 - 이것은 매우 중요하다. 숙련된 작가들은 문장이 아름다운 울림을 갖게 하기 위해 일부러 규칙을 깬다.

③ 문장의 표현방식과 구조에 대해 다시 생각하라. - 때때로 단어 하나를 삭제하는 것만으로는 부족하다. 자신이 의미하는 바를 달리 표현할 수 있는 방법이 있지는 않은지 찾아 보라.

④ 주제 / 독자 / 목적을 모든 글의 길잡이로 활용하라. - 예를 들어 불필요한 말은 어떤 식으로든 글의 주제나 목적에 보탬이 되지 않으며, 독자에게 조리 있는 메시지를 전달하지도 못한다.

문장력을 향상시키려면 이렇게!

■문장력 향상 프로그램 5단계

① 1단계 : 자기평가 질문에 답하기 - 직장과 가정에서의 독서 습관을 알아보는 다음의 질문에 답해보자. "어떤 종류의 자료를 자주 읽는가?(책, 잡지, 신문, 비즈니스 통신문 등)", "어떤 종류의 책을 읽는가?(추리 소설, 경영서, 공포 물, 고전 등)", "왜 읽는가?(뭔가를 배우기 위해, 휴식을 위해, 재미있어서 등)", " 얼마나 자주 읽는가?(하루에 몇 분, 일주일에 1권, 한 달에 1권, 하루에 신문 2부 등)"

② 2단계 : 전문가에게 물어라. - 이제 당신이 작성한 답변과 다른 사람이 아직 교정보지 않은 글 3~6개 정도를 가지고 숙련된 작가(책을 출판한 친구, 혹은 글 잘 쓰기로 정평이 난 동료 등)를 찾아가 검토를 부탁한다. 전문가에게 당신의 글 샘플에 기초해서 글의 예술적인 측면과 과학적인 측면의 장점, 약점 목록을 만들어달라고 부탁하라. 그가 작성한 목록은 당신이 답변에 적은 것과는 많이 다를 수도 있다.

③ 3단계 : "계획한 다음 쓰기" 방법에 따라 써라. - 미리 포맷이 정해진 견본문서를 문서 작성 시 이용한다. 다음으로 주제 / 독자 / 목적을 결정한다. 주제는 당신이 쓸 글의 논제이며, 독자는 당신의 글을 읽을 개인이나 집단이 된다. 마지막으로 목적은 "당신이 글을 왜 쓰는가?"에 대한 답이 될 것이다. 이것에 근거해 자유로운 글쓰기를 통해 머릿속에 떠오르는 대로 글을 쓴다. 그런 다음 자신의 입장에서 글을 쓰지는 않았는지 확인하고, 독자 중심의 글이 되도록 수정작업을 거친다. 최상의 해결책은 쓰고 또 쓰고 마지막으로 한번 더 확인하는 것이다.

④ 4단계 : 매주 약점 하나씩 공략하라. - 전문가가 지적해준 장점과 약점 목록을 당신의 "실수 목록" 파일에 추가하고, 새로 발견되는 장점과 약점들을 계속 적어 넣어라. 그리고 목록에 있는 첫 번째 약점을 선택해서 그것을 일주일 동안 진행할 미니워크숍의 주제로 삼는다. 그것이 기술상의 문제라면 적절한 참고도서에서 해결할 수 있는 방법을 알아낼 때까지 계속 연구하고, 만약 그것이 문체상의 문제라면 - 가령 습관적으로 길고 장황하게 쓰는 것 - 그 해결책을 적어둔다. 그런 다음 매일같이 최소한 하루에 한 번은 이 문제를 지니고 있는 문장이나 단락을 찾고 그것을 수정하는 연습을 한다.

⑤ 5단계 : 개선 상황을 측정하라  - 약점 목록에 기초해서 시간을 두고 개선 정도를 추적하라. 약점과 장점을 밝혀내는 평가 과정으로 시작하는 맞춤식 문장력 향상 프로그램이야말로 당신의 글쓰기 실력을 향상시킬 수 있는 가장 빠른 방법이다. 그것은 또한 아주 좋은 동기부여가 된다. 약점이 무엇인지 정확히 앎으로써 시간낭비하지 않고 그 약점만 집중 공략할 수 있을 것이다.

* * *

본 도서 정보는 우수 도서 홍보를 위해 원저작권자로부터 정식인가를 얻어 도서의 내용 일부를 발췌 요약한 것으로, 저작권법에 의하여 원저작권자의 정식인가 없이 무단전재, 무단복제 및 전송을 할 수 없으며, 원본 도서의 모든 출판권과 전송권은 원저작권자에게 있음을 알려드립니다.