|
|
|
|||
|
|
 |
 |
 | |
 |
|
 | |
| 국내도서 요약 |
일의 80%는 월요일에 끝내라
  |
 |  |
일의 80%는 월요일에 끝내라
샐러리맨의 운명은 월요일에 결정한다
월요일은 다른 요일보다 10배 중요하다
월요일은 어떤 날인가? “일주일이 시작되는 날?” 그렇다. 치열한 비즈니스 세계에서 주말이라고 해서 무작정 쉴 수 있는 것은 아니지만, 보편적 의미에서 볼 때 일주일은 월요일부터 시작된다. 샐러리맨이라면 거래처 간부들이 자리를 지키고 있을 확률이 높은 월요일, 그것도 오전 중에 집중적으로 약속을 정해야 한다. 이것은 나 자신이 오랫동안의 경험을 통해 확인한 결과이기 때문이기도 하다.
만일 월요일 아침부터 출장을 가게 된다면 금요일에 프레젠테이션 자료를 준비해 두어야 한다. 이것이 바로 월요일을 준비하는 것이다. 가능하면 상사에게 결재를 받아두는 것이 좋다. 월요일 아침이 되어서야 허겁지겁 자료를 작성하는 등 벼락치기 대응은 남들보다 몇 걸음 뒤처지는 결과를 초래하게 된다.
샐러리맨들은 월요일이 되면 전쟁터에서 말하는, 소위 휴전협정(휴식모드)에서 전투태세(업무모드)로 즉시 전환해야 한다. 중립에 놓여있던 기어를 4단으로 바꿔야 한다. 이에 능숙하지 못하면 ‘우울한 월요일’이라고 느끼며 출근하게 되므로 일주일이 힘들어질 것이다.
월요일을 미리 준비해야 하는 또 다른 이유는, 모든 조직은 월요일을 중심으로 움직이기 때문이다. 휴일이 끝난 다음날인 월요일에는 모든 직원들이 회사로 모인다. 이 사실은 중요한 의미를 갖는다. 조직에 속한 사람은 혼자서 일을 하지 않는다. 보다 큰일을 하기 위해 조직과 팀의 일원으로서 움직인다. 따라서 월요일은 개인에게 있어서도 중요하지만 부서나 조직에 있어서 그 중요성은 더 커진다.
조직이란 한 사람만 빠져도 원활하게 돌아가지 못한다. 월요일은 내부는 물론 외부에서도 연락이 가장 많이 오는 날이다. 당신의 회사에서도 “다음 주 월요일로 발표한다”라는 전달 사항이 많을 것이다. 이 말은 곧 ‘회사는 월요일을 중심으로 움직인다’는 것을 의미한다. 그 때문에 어느 회사든 월요일 오전에 가장 많은 미팅과 회의가 이루어진다. 휴일을 보내고 난 다음날에는 반드시 서로 활기찬 얼굴로 모인다. 그리고 커뮤니케이션을 한다. 이것은 팀워크에 있어서 대단히 중요한 역할을 한다. 그러므로 모든 조직에 있어 월요일은 다른 요일들과는 다른 의미를 갖는다.
월요일에 해야 할 일을 파악하라
회의는 효율적으로 진행하라
회의를 좋아하는 직장인은 별로 없을 것이다. 한 취업전문기관의 조사에 의하면, 24%의 응답자가 “회의 시간의 50%가 시간 낭비다”라고 답했으며, “회의 시간의 70%가 시간 낭비다” 라고 답한 사람은 18%, “100% 시간 낭비다”라고 답한 사람은 4%였다. “시간 낭비라고 느낀 적이 없다”라고 응답한 사람은 6%에 불과했다. 다소의 차이는 있을지라도 100명 중 94명이 회의는 시간 낭비라고 느끼고 있는 것이다. 그리고 국제 인력채용업체인 로버스 월터스 사가 13개국 근로자 2,000여 명을 대상으로 실시한 설문조사 결과에서도, 응답자의 80%가 ‘회의의 절반은 시간낭비’라고 답변했다.(파이낸셜타임스 2006년 10월 31일 보도).
왜 이런 결과가 나오는 것일까? 그 이유는 두말할 필요도 없이 ‘모이지만 논의하지 않으며, 논의하지만 결정하지 않으며, 결정하지만 실행하지 않기’ 때문이다. “우리가 뭐 때문에 여기 있지?”라는 의문처럼 존재감도 존재의식도 없기 때문이다.
내가 컨설팅을 하고 있는 어느 기업은 매일 아침 7시에 임원회의를 시작한다. 이 회사의 출근 시간은 오전 9시이지만 임원들은 매일 일찍 출근을 하도록 되어 있다. 게다가 월요일에는 30분 더 일찍 출근한다. 매주 월요일만 되면 첫차를 탄다는 임원도 있다. 이런 상황이기 때문에 차를 마시며 한가하게 회의를 진행하지 않는다. 임원들은 모이는 즉시 인사도 하는 둥 마는 둥 하고 곧바로 본론으로 들어간다. 1분 1초가 아깝기 때문이다.
T사의 CEO는 “회의는 많을수록 좋다”고 단언한다. 그렇게 말하는 근거는 조기회의를 시작하고 나서 18년 동안 매출과 이익이 계속 늘어나고 있다는 자신감에서 비롯된 것이었다. 원래 그 회사는 매출이 그다지 신통치 않았지만 MS회의Marketing Sales Meeting를 시작하면서부터 단박에 실적이 개선되었다. 이 회사도 매일 오전 8시 30분부터 10시까지 사장은 물론 임원, 사원, 공장 근무자까지 모여 모니터로 화상회의를 진행한다. 회의에서는 경쟁사의 실적 보고부터 클레임, 재고, 매출, 유급휴가, 채용 상황 등 회의 주제가 여러 갈래로 나누어진다. 개별 문제에 대해서는 완전히 해결하는 날짜와 시각까지 정한다. 단순한 상담회나 보고회를 넘어 반드시 해결하겠다는 강한 의지 아래 회의에 임한다. 생산적인 회의에는 반드시 다음과 같은 공통점이 있다.
① 결재권을 지닌 사람이 반드시 참석한다.
② 신속하게 판단하고 결정한다.
③ 누가, 무엇을, 언제까지, 어느 선까지 처리한다는 것을 명확히 한다.
④ 처리 기한을 명확히 한다.
⑤ 아침 이른 시간에 회의를 한다.(매주 월요일 아침 7시에 회의, 8시에는 전체조회)
⑥ 단시간에 집중적으로 한다.
한마디로 말하자면, 어영부영 하지 말고 진지하게 집중해야 한다는 것이다. 또한 ‘반드시 결과를 내겠다’는 의지를 가진 최고경영자가 회의를 주재하는 것이 좋다.
월요일을 효율적으로 활용하는 방법…
월요일 아침 ‘To Do List를 작성하라
‘To Do List를 일일이 손으로 적을 필요는 없다. 컴퓨터를 켤 때 ’To Do List‘가 자동으로 실행되도록 설정해 두면 된다. 오전에 작성했던 ’To Do List가 오후에 변경될 경우, 수첩에 적었던 내용을 수정해야 하는 번거로움이 있다. 그래서 나는 한때 PDA를 활용했다. 그러나 이것도 입력 속도가 느려 답답했다. 할 수 없이 책상에 포스트잇을 빽빽하게 붙여 놓고는 상황에 따라 수시로 교체했는데, 차츰 포스트잇이 눈에 띄지 않게 되어 그것 역시 그만두었다. 그래서 지금 나는 세로 30cm, 가로 20cm 되는 크기의 화이트보드를 사용하고 있다. 매주 월요일 아침 일찍 화이트보드에 이번 주와 이번 달의 ‘To Do List를 적는다.
일이란 살아있는 유기체와 같다. 상황 또한 시시각각 변한다. 당연히 ‘To Do List는 월요일 아침 일찍 작성한 만큼 한 시간만 지나도 급작스럽게 변한다. 예를 들어, 중요한 고객이 클레임을 제기했다고 하자. 그러면 즉시 그 시점에서 가장 가까이 잡혀 있는 약속을 취소하고 고객에게 달려가야만 한다.
업무의 우선순위를 정해놓지 않는다면 주말이 되도록 잔업을 밥먹듯 해야 할 것이다. 이런 악습을 근절하려면 어떻게 해야 할까? 잔업을 하지 않고 퇴근할 수 있도록 일을 미리 해버리면 된다. 즉 목요일과 금요일에 잔업을 하게 되는 원인을 밝혀내 월요일 중으로 근본적인 해결을 하는 것이 가장 좋은 방법이다. 월요일에 잔업을 하는 한이 있더라도 ‘80/20 법칙’을 응용하여 일의 80%를 월요일에 끝내도록 한다. 화요일까지 무리를 하더라도 주초에 일의 80%를 끝내버리면 그 이후에는 편해진다. 잔업이 없는 수요일에는 하고 싶은 일을 마음껏 할 수 있으며, 다른 사람들과 정보 교환을 할 수 있는 여유도 생긴다. 물론 목요일, 금요일에도 잔업을 하지 않고 지낼 수 있다.
‘근심할 일은 남보다 먼저 근심하고 즐거운 일은 남보다 나중에 즐긴다’는 마음가짐으로 일을 하면 정신적으로나 시간적으로 여유가 생긴다. ‘샐러리맨의 일주일은 월요일부터 금요일까지’라고 착각해서는 안 된다. ‘오직 월요일밖에 없다’고 여겨야 일에 박차를 가할 수 있다.
월요일에는 자리를 지켜라…
고객을 감동시키는 ‘비장의 무기’를 마련하라
사람들이 영업 사원을 처음 대했을 때 느끼는 인상은 그 영업 사원의 성공을 좌우하는 중요한 요소가 된다. 첫인상이 좋아 ‘신뢰할 수 있는 사람’이라는 느낌을 주게 되면, 실수를 하더라도 상담이 별 문제없이 진행된다. 그러나 첫인상이 어둡거나 나쁘다면 웬만한 노력을 하지 않고서는 만회하기 어렵다. 왜냐하면 영업이라는 일에는 패자부활전의 기회가 거의 주어지지 않기 때문이다. 한 번의 실패로도 문전박대를 당하기 십상이다. 첫인상이 좋은 영업 사원은 활기차고 명랑하며 구김살이 없다. 그들은 처음 만나는 사람이든 두 번째 만나는 사람이든 간에, 무조건 감사의 편지를 적는다. “아니, 그게 뭐 대단합니까?” 라며 고개를 갸웃거릴지도 모르지만, 주위에 있는 영업 사원을 살펴보기 바란다. 감사의 편지를 적고 있는 사람이 몇 명이나 있는지. 대다수의 영업 사원은 감사의 편지를 쓴 적이 한 번도 없을 것이다. 배구 경기의 시간차공격에 비견되는 아날로그 시대의 편지는 이메일보다 느리지만 100배 이상의 효과를 볼 수 있다.
영업 사원의 성공 비결은 고객과 거래처로부터 편애를 받는 것이다. 영업이란 결국 편애 쟁탈전이다. 한 사람이라도 많은 고객에게 편애를 받으면 매출이 늘어난다. 한 사람이라도 많은 고객에게 편애를 받으면 매출이 늘어난다. 매우 단순한 공식이다. 광고대행사의 경쟁, 건설회사의 입찰에서도 ‘편애=승리’라는 공식이 성립한다.
편애란 고객이 당신을 ‘특별한 존재’로 인식하는 것이다. 한마디로 말하자면 ‘차별화’다. 이것은 기존 고객은 물론 신규고객에게도 통용된다. 그렇다면 얼마나 다른지 인식시켜줄 ‘도구’가 필요하다. 영업사원이라면 “그 사람은 역시 대단하다!”는 평판을 사기 위한 도구를 지니고 있어야 한다.“
당신의 능력을 재무장하라…
출퇴근 시간을 허비하지 말라
출퇴근 시간은 전형적인 ‘노 페이 워킹 타임No Pay Working Time이기 때문에 어떻게 사용하든 개인의 자유지만 잠자는 데 소요되는 출퇴근 시간이 얼마나 되는지 계산해 보면 깜짝 놀랄 것이다. 월요일은 1년에 약 52일이다. 단순히 계산하더라도 22세부터 60세까지 38년×52회=1,976회다. 간간이 공휴일이 끼어 있기 때문에 실제 근무하는 날은 그보다 적지만, 어림잡아도 월요일만 왕복 3,000회씩이나 지하철을 타는 셈이 된다.
전국적인 통계치를 보면 평균 출퇴근에 걸리는 시간은 왕복 2시간 30분이다. 회사에 입사하여 38년 동안 근무한다고 치면 월요일 출퇴근 시간은 38년×52회×2.5시간=4,940시간이 된다. 월요일만 해도 무려 4,940시간을 지하철에서 보내게 되는 것이다. 그 시간 동안 잠을 자거나, 수첩을 꺼내 업무 스케줄을 짜고, 신문, 잡지, 아이팟 등으로 정보를 수집하고, 어학과 자격증 취득 공부를 한다고 생각해 보자. 생산성과 효율성 면에서 엄청난 차이가 있다는 사실을 깨닫게 될 것이다. 사실 샐러리맨 최대의 감정은 바로 출퇴근 시간에서 나온다. 출퇴근 시간은 샐러리맨들이 책을 읽기에 가장 좋은 환경이다. 나는 언제나 가방에 몇 권의 책을 넣어 가지고 다닌다. 아마 나 같은 샐러리맨은 얼마 되지 않을 것이다.
당신이라는 경영자가 스스로에게 부과하는 시간은 하루 24시간이다. 직장에서 피고용인으로서는 여덟 시간만 일하면 되지만 자기 인생의 경영자로서는 나머지 시간도 책임질 수 있어야 한다. 성공하기 위해 사무실에서 보내는 시간에 모든 것을 걸고 있는가? 그게 바로 인생이 재미없고 평범하게 느껴지는 이유다. 날마다 회사에서 하는 일이 변화무쌍하고 너무나 재미있어 시간 가는 줄 모르는 사람이라면 이 책을 읽지 않아도 좋다. 월급을 조금 받더라도 즐겁게 일한다면 평생 그 일을 계속할 가치는 충분하다.
인생을 가꾸는 데 최대 자원은 시간이다. 당신은 “아무리 뭘 해보려고 해도 시간이 없다”는 말을 자주 할지 모르지만, 정작 자신도 모르는 사이 흘려보내며 낭비하는 시간은 생각보다 많다. 우선 ‘시간을 저축한다’는 개념을 받아들여야 한다. 사람들은 일반적으로 돈을 은행에 저축하고 필요할 때 꺼내 쓴다. 시간도 마찬가지다. 현재는 별 볼일 없어도 결국에는 인생의 승부를 걸어야 할 때가 반드시 온다. 그러므로 지금 있는 시간을 이용해 그때를 대비해 두어야 한다. 이것이 바로 ‘시간 저축’이다. 따라서 퇴근 후의 세 시간은 장래를 위한 투자로 자기계발에 몰두하는, 가장 적극적인 시간이어야 한다.
시간이 없어서, 너무 어려워서, 어떻게 해야 할지 몰라서라는 핑계는 더 이상 통하지 않는다. 처칠은 “우리가 어느 날 마주칠 재난은 우리가 소홀히 보낸 어느 시간에 대한 보복”이라고 말했다. 지금 핑계를 대면서 슬쩍 보내는 아까운 시간들이 나중에 당신에게는 반드시 후회가 되어 돌아오게 된다는 사실을 기억하길 바란다. 이와 같이 퇴근 후의 시간 관리가 꼭 직장에서의 성공만을 위한 것은 아니다. 더 재미있고 보람된 인생을 위해서라도 시간 관리는 필요하다.
(본 정보는 도서의 일부 내용으로만 구성되어 있으며, 보다 많은 정보와 지식은 반드시 책을 참조하셔야 합니다.)
