비서처럼 하라

비서처럼 하라 - 멀티 플레이어(Multi-Player)

양손과 양발로 수십 가지 일을 하면서도 보스의 가려움을 꿰뚫는 "비서의 저글링 능력"

기업에서 비서실은 과거와 현재를 막론하고 가장 막강한 요직이다. 그래서 비서 출신들은 핵심인재로서 각광을 받고 비교적 출세도 보장 받는다. 비서들의 파워를 짐작하기 위해서 주간지 「매경이코노미」와 「이코노믹리뷰」의 기사를 살펴보면 "현재 삼성그룹 30개 주요 계열사를 이끄는 45명의 회장․사장단 가운데 21명(47%)이 비서실을 거쳤다"는 것을 확인할 수 있다. 그리고 "2006년 새롭게 사장이 된 국내 30대 그룹의 신임사장 33명의 프로필을 분석한 결과 비서실 근무 경험자가 유난히 많다는 점"을 알 수 있다.

이런 현상은 30대 그룹에만 해당되는 것이 아니다. 대개의 기업에서 꼭 사장이 되거나 톱이 되지는 않더라도, 비서 출신들은 조직 내에서 인정 받는 핵심인재로 자리하는 경우가 많다. 비서의 역할이 비교적 작은 회사의 경우에도 그렇다. 아무리 회사에서 각광받는 자리라 해도 중도에 낙오하거나 적응하지 못한다면 유능한 비서가 될 수 없었을 것이다. 또는 비서라는 역할이 유능함만을 이용하고 본인에게는 아무 능력도 선사하지 않는 자리라면, 비서 출신의 경영진들이 대거 탄생하지 않았을 것이다.

로잔 배더우스키는 14년 동안이나 GE의 잭 웰치 회장을 그림자처럼 보좌하여 잭 웰치의 비밀 병기라는 닉네임으로 불리는 전설적인 비서다. 비서의 전형이라 할 만한 그녀의 어록은 매우 흥미롭다. "나는 말하는 자동응답기, 워드프로세서였으며 심부름꾼, 상담자, 친구, 잔소리꾼, 오타 확인자였고, 소리 나는 칠판, 수선공, 치어리더였다."

그녀는 하루 10건의 미팅과 5백 건의 이메일 답장, 그리고 매주 3일간의 동반 출장을 소화해낸 슈퍼우먼이다. "전화를 엿듣고 쓰레기통을 뒤졌다. 지저분한 일이었으나 출장과 약속에 대비하고 필요한 자료를 챙기는 데 필수적이었다. 회장이 무심코 버린 구겨진 종이 구석에는 그가 잊어버린 지시사항과 반드시 챙겨야 할 누군가의 이니셜 등이 적혀 있었다." 그녀의 말이다.

그녀를 한마디로 표현하자면, 멀티 플레이어다. 보스를 위해 할 수 있는 일은 다 한다는 게 로잔의 고백이다. 회계나 통역, 의전 등 전문 분야의 역할을 맡기 위해 비서가 된 경우라 해도, 일단 비서가 되고 나면 전문이라는 수식어는 허울 좋은 타이틀에 불과하게 된다. 그것이 비서라는 자리가 갖는 특성이다.

비서가 멀티 플레이어가 되는 것은 보스 자신이 멀티 플레이어이기 때문이다. 조직의 모든 부분에 책임을 져야 하는 보스에게 전문분야라는 게 울타리 쳐져 있을 리 없다. 그래서 보스는 당연히 멀티 플레이어다. 따라서 보스를 보좌하며 보스와 함께 일하는 비서 역시 멀티 플레이어가 될 수밖에 없다. 그래야 비서다운 비서다. 그것이 바로 비서라는 이름의 직장인이다.

스페셜리스트이면서 동시에 제너럴리스트인 사람, 즉 한 분야에 독보적인 전문성을 갖추고 있으면서 다른 분야에서도 탁월한 능력을 발휘할 수 있는 사람을 가리켜 멀티 플레이어라 하며, 이들이 바로 일등기업이 원하는 인재들인 것이다.

새로운 시대에는 이 같은 멀티 플레이어가 새로운 트렌드를 주도하는 창조적 인재다. 따라서 기업은 멀티 플레이어를 양성하기 위해 구성된 교육․훈련의 패러다임을 바꿔야 하고, 개인은 지식을 종합하고 재구성하여 활용할 줄 아는 능력을 스스로 키워야 한다.

비서처럼 하라 - 상사 매니지먼트(Boss Management)

보스를 그저 보좌하는 것에 그치지 않고, 보스와 함께 성공하고 보스를 위대하게 만드는 "인간경영법"

상사가 출근하면 가장 먼저 얼굴을 대하는 게 비서다. 비서는 상사의 안색부터 살핀다. 어제 과음했거나 과로한 상태는 아닌지, 또는 요즘 잘 풀리지 않는 일은 없는지, 총체적으로 상사의 심기는 어떤지 등을 점검한다. 그리고 삼사의 심사가 흐리냐 맑으냐에 따라 결재의 순서가 달라진다. 이것이 일명 심기관리다.

이렇듯 자기가 모시는 상사의 심기관리에서부터, 이왕이면 상사가 맘 편하고 몸 편하게 일할 수 있도록 최선을 다하는 게 비서다. 다른 부서에서 근무하는 사람들이 보기에는 쓸데없는 과잉충성이요 아부로 느껴질 수 있다. 그러나 비서의 위치가 되면 상사를 대하는 것이 달라진다. 상사가 편해야 회사가 편하고 그래야 모든 일이 술술 잘 풀린다고 믿는 것이 바로 비서다.

상사와의 바람직한 관계를 유지하는 것은 직장생활의 핵심이다. 그러나 바람직한 상사관계란 지위로부터 비롯되는 무조건적인 상명하복이나 위계로부터 비롯되는 철저한 주종관계가 아니다. 상사는 부하인 자신과는 서로 다른 기능과 역할을 수행하는 조직구성원이라는 점을 인식하고, 그런 측면에서 상사를 충성스럽게 잘 보좌하고 잘 모시는 상사관리형 관계, 인간관계형 상사관리가 필요하다. 상사관리는 부하 자신의 발전과 성공을 도모함은 물론, 상사의 성장과 직장목표의 달성을 위해 상사와 함께 최선의 결과를 얻도록 의도적으로 시도하는 인간관계의 과정이다.

직장에서 성공하고 싶다면 무엇보다도 상사와의 관계가 어떠한지 점검해봐야 한다. 그리고 부족한 면이 있다면 당신 스스로 상사의 비서라는 자세로 관계를 재정립해 보기를 권한다. 그러면 상사가 당신을 아끼고 사랑할 것임에 틀림없다. 비서 같은 부하에게 마음이 끌릴 것은 당연하기 때문이다.

상사관리는 회사관리다. 상사를 잘 관리하면 회사는 당신을 아끼고 당신을 잘 관리해줄 것이다. 상사가 당신에게 일을 시키기 좋아하고 어렵고 힘든 일, 심지어 개인적인 부탁까지도 쉽게 할 수 있도록 처신하라. 그것이 곧 상사를 당신의 팬으로 만드는 상사관리의 기술이요, 그래야 당신도 직장 내에서 총애를 받고 성장할 수가 있다. 원리는 간단하다.

비서처럼 하라 - 정보력(Information Power)

보스의 정책 참모, 야전사령탑의 정보담당관이 되어 정보를 수집하고 제안하는 "정보 수집력"

CEO들은 항상 정보에 목말라 있다. 회사가 어떻게 돌아가는지, 부하들이 은폐하거나 속이는 사항은 없는지, 또한 구성원들이 자기를 어떻게 보고 있는지 등등 공사(公私) 간에 궁금한 것이 많다. 라인을 통해 공식적으로 보고받는 것도 있지만 때로는 은밀한 정보가 필요할 수도 있다.

정보에 대한 CEO의 갈증을 풀어주는 게 바로 비서실이다. 그래서 항상 정보에 대한 안테나를 높이 세운다. 안테나에 걸려서 수집된 정보에서부터 스스로 발굴하고 만들어낸 정보에 이르기까지 수시로 CEO에게 보고한다. 뿐만 아니라 비서실은 공식적인 채널이나 사적 루트를 통해 CEO에게 전달된 정보를 거꾸로 분석하고 검증하고 확인하는 임무도 수행한다.

그것만이 아니다. 비서실은 모든 정보가 집합되고 거래(?)되는 복덕방 같은 곳이다。CEO와 관계 있는 많은 사람들이 모이는 곳이요 거치는 곳이다. 그 과정에서 알게 모르게 정보가 누설되고 교환된다. 특별히 전화를 엿듣거나 염탐을 하지 않아도 자연스럽게 많은 것을 알게 되는 게 비서실이요 비서다.

예를 들어 승진이나 이동 등 인사발령이 있게 되면 최고위층을 보좌하는 비서들은 인사에 대해 일일이 까발릴 수 없는 사정을 안다. 핵심 정보를 알고 있는 셈이다. 그런 정보를 통해서 어떻게 처신하는 것이 회사로부터 인정받고, 어떻게 하면 회사로부터 배척 받는지 그 메커니즘을 배우게 된다. 이것은 대단히 중요하다. 아무도 가르쳐주지 않는 직장생활의 비밀스런 법칙을 깨우치게 되기 때문이다. 이런 것 하나만 봐도 정보를 다루는 비서들의 경쟁력을 이해할 수 있을 것이다. 그 점에서 다른 사원들과 정보에 대한 마인드가 다르고 알고 있는 수준이 다르며 그로 인한 행동이 다르다.

신규사원이나 초급사원 시절에는 정보에 대한 중요성을 실감하지 못한다. 정보가 신변에 미칠 영향이 별로 크지 않기 때문이다. 그러나 관리자가 되고 경영자가 되면 문제는 다르다. 간부가 되면 단지 일에 열심인 것만으로는 회사에서 인정받기 어렵다. 이때부터는 일부분보다 전체를 파악할 수 있어야 한다. 자신의 업무는 물론이고 회사 전반에 관한 사항에서부터 외부에서 일어나는 상황에 이르기까지 꿰뚫고 있어야 한다. 각종 정보에 귀를 열어둠으로써 미래를 예측하고 변화에 대비할 수 있어야 한다. 그것이 생존의 수단이요 경쟁력이다.

정보는 당신이 회사 내에서 핵심적 위치를 차지할 수 있느냐 없느냐의 열쇠가 된다. 일단 사람들이 정보를 얻기 위해 당신에게 의존하기 시작하면 핵심화에는 가속도가 붙게 되고 회사 내에서 당신의 위치는 견고해진다. 이것이 정보의 위력이다.

직장생활에서 경쟁에 뒤지지 않을 정도의 정보는 평상시의 적은 노력으로도 얼마든지 얻을 수 있다. 비서처럼 그 자리에 있는 것만으로도 자연스럽게 좋은 정보를 얻을 수 있는 사람도 있다. 그러나 일반 사원은 노력을 기울이지 않으면 정보로부터 소외되고 고립되게 된다. 그런 상황이 되면 분명히 문제가 된다. 앞서지는 못해도 뒤떨어져서는 안 된다.

정보의 중요성을 인식한다면 나름대로 몇 가지 원칙을 가지고 직장생활에 임해야 한다.

첫째, 정보는 사람으로부터 나온다. 사람을 읽어라.

둘째, 부지런하되, 영양가 있는 부지런을 떨어라.

셋째, 상대방에게 받고 싶은 게 있다면, 상대방에게 줄 것 또한 가져가라.

넷째, 곳곳에 정보원을 두고 정보 네트워크를 형성하라.

다섯째, 정보를 체계적으로 관리하라.

비서처럼 하라 - 화술(Verbal Communication)

수다스럽지 않게 자신의 의중을 전달하고 상대를 설득하고 신뢰를 심어주는 "비서화법"

말을 잘한다는 것은 사실 쉬운 일이 아니다. 아니, 잘하기는 고사하고 실수라도 하지 않으면 그나마 다행인지 모른다. 나는 비교적 강의를 많이 하는 사람인데, 요즘엔 강의를 할수록 말하기가 무척 조심스럽다는 생각이 든다. 어떤 경우는 두렵기까지 하다.

교통사고 등으로 신체적 장애를 겪는 사람이 많다 보니 장애인과 관련된 사례를 함부로 입에 올릴 수 없다. 이혼 부부가 의외로 많아서 이혼이나 결손가정에 관한 이야기도 낭패를 불러올 수 있다. 언젠가 강의 도중에 청중의 지루함을 달래려고 한 유머가 종교 모독이라는 이유로 즉석에서 거친 항의를 받은 경험도 있다. 그만큼 세상이 다양화되고 이해관계가 복잡해졌다는 말이다.

자! 말이 이렇듯 중요한 것인데도 직장인 중에 말에 대하여 심각히 생각해보는 사람은 많지 않다. 그냥 생긴 대로 생각나는 대로 말하고 듣는다. 직장생활을 제대로 해보겠다면 이제라도 어떤 말을 어떻게 하는 것이 좋을지 나름대로 말에 대한 분명한 기준을 만들어놓고 실천하는 것이 현명하다. 그것이 직장생활의 성패를 좌우할 수 있기 때문이다.

비서라고 해서 특별히 달변일 까닭은 없다. 말을 잘하는 사람만 비서로 뽑는 것도 아니며 눌변이라고 무조건 열외가 되는 것도 아니다. 문제는 비서들이 일반 사원들과 차별화되는 화법을 구사한다는 점이다. 화법이라면 으레 말을 잘하는 것을 머리에 떠올린다. 그러나 해서는 안 될 말을 절대로 하지 않는 것도 훌륭한 화법이요 화술이다.

비서 화법의 첫 번째 특징은 비밀엄수다. 비밀이란 발설되는 순간, 이미 비밀이 아니다. 당신이 비밀로 지켜지기를 진정 바라는 것이 있다면 어떤 경우라도 타인에게 말해서는 안 된다. 비밀이란 당신 혼자서 알고 있는 동안에만 효력이 있는 것이다. 한 가지 가슴속 깊이 새겨둘 기준은 해서는 안 될 말은 절대로 하지 않는다는 것이다. 비밀을 지키는 것, 그것이 비서에게 배워야 할 화법의 으뜸이다.

비서화법의 두 번째 특징은 상사에 대한 험담을 하지 않는다는 것이다. 내심으로는 보스에 대한 불만이 있고 못마땅한 점이 있더라도 적어도 겉으로는 절대 내색을 하지 않는다. 비서가 자신의 보스를 험담하고 흉보고 비방한다? 상상이 되지 않을 것이다.

아이러니하게도 험담은 험담의 대상자에게 반드시 전달된다. 이 점을 잊지 말라. 대화상대자에게 비밀을 지켜줄 것을 신신당부하였다 하더라도 이미 발설했다는 자체로 비밀을 지켜질 수 없게 된다. 험담의 내용이 심각하고 비밀스러운 것일수록 남들의 입에서 입으로 옮겨 다닐 전파성이 강하다. 이것이 험담의 메커니즘이다.

험담을 하면 그 순간부터 약점이 된다. 험담의 대상자를 만나게 되면 알게 모르게 가슴이 뜨끔할 것이다. 아무리 태연하려고 해도 표정이 굳고 언행이 부자연스럽게 된다. 상대방을 대할 때 당당하지 못하고 자신감이 없어진다. 그런 낌새를 상대방은 본능적으로 알아차린다.

비서화법의 세 번째 특징은 상사를 편들고 역성들고 칭찬한다는 점이다. 비서는 험담을 안 하는 것은 물론이요 남들이 보스를 욕하더라도 그것을 막으려 애쓰고, 변명하고 보호하려 한다. 내심으로는 그 험담이 맞다 생각되더라도 보스를 역성들고 대변하며 한 걸음 나아가 칭찬하고 홍보한다. 그것이 비서의 화법이다. 비서화법의 세 번째 특징은 편들고 칭찬하기이다.

역성들고 칭찬을 해줌으로써 상사로 하여금 신바람이 나도록 해주는 부하가 되라. 상사를 신바람나게 하는 것은 회사를 신바람 나게 하는 것이며 당신 스스로가 신바람 나는 결과를 가져온다.

비서화법의 네 번째 특징은 직언을 한다는 것이다. 비서는 사실 조직 내에서 직언을 할 수 있는 최후의 보루라 할 수 있다. 그래서 비서를 가리켜 회사 내의 야당이라고도 한다. 물론 비서라고 해서 모두가 직언을 하고 바른 말을 하는 것은 아니다. 다른 직원들보다 한 술 더 떠서 아부하는 못난 비서도 많다. 그러나 제대로 된 비서라면 직언의 의무를 게을리 할 수 없다.

일반 사원이나 간부들 중에서도 보스에게 직언을 하기는 한다. 그러나 비서의 직언과 질이 다르다. 비서는 보스에 대한 애정과 공동운명체라는 의식을 갖고 직언을 한다. 그래서 비서의 직언은 순수하고 진지하다. 하지만 다른 이들은 자신의 불만을 직언의 형태로 말하거나 아니면 잘 보이려는 정치적 차원에서 하는 경우가 많다.

그러나 유념할 것은 직언을 하는 데 상당한 기술을 구사해야 한다는 점이다. 무엇보다도 직언을 하는 사람의 마음가짐이 중요하다. 어떤 마음가짐으로 직언을 하느냐에 따라 수준이 달라진다. 말의 기술(話術)보다는 마음의 기술(心術)이 중요하다고 나는 강조한다. 즉 진정으로 상사를 위해서 직언을 하게 되면 말의 내용에서부터 말투, 그리고 직언을 하는 방식에 이르기까지 그 진심이 담기게 된다. 직언의 형태를 빌려서 불평불만을 토로하는 것과 분명히 다르다.

직언을 들어야 하는 상사의 마음과 입장도 잘 고려해야 하며 때와 장소와 표현법도 신경 써야 한다. 단지 직언을 했다는 사실이 중요한 게 아니라, 상사가 그 직언자를 고맙게 생각하고 그것을 수용하는 게 더 중요하기 때문이다.

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