마지막 도넛은 먹지 마라

Little Things - 작은 차이가 큰 변화를 만든다

두 명의 컨설턴트가 돈이 될만한 잠재 고객과 경쟁하고 있었다. 최종 결정을 하기 전 고객은 두 명의 컨설턴트와 각자 따로 식사를 제안했다. 후보 컨설턴트인 A는 청바지에 밤색 술이 달린 캐주얼 신발과 양말을 신고, 넥타이를 매지 않은 콤비 양복을 입고 식당에 나타났다. 물론 고객은 양복 정장에 타이 차림이었다. 컨설턴트 A는 식사 도중 업무에 관련된 대화를 진행했고, 대부분 미팅과 프리젠테이션 도중에 나누었던 내용을 점검하고 확인했다.

후보 컨설턴트 B는 고객보다 더 깔끔한 양복을 입고 나타났다. 그는 고객과의 식사가 신뢰를 쌓을 수 있고 인간적인 관계를 증진시킬 수 있는 기회라고 생각했다. 그런 생각을 한 후 고객과 진행하는 식사와 관련된 많은 것들을 준비했다. 고객이 가장 즐겨 찾는 레스토랑을 예약했고, 레스토랑에는 고객보다 일찍 도착했다. 테이블은 별실로 준비를 시켰고, 웨이터의 도움을 받아 가장 좋은 자리를 고객 자리로 배정했다. 특별히 웨이터의 이름을 물어본 후 기억해 두었고, 화장실 위치를 알아 두었고, 계산서는 고객이 있는 테이블로 청구되지 않도록 사전에 주의를 기울였다. 입구로 대기하고 있던 그는 고객을 자리로 안내해 먼저 앉게 한 후 자리에 앉았다. 메뉴는 자기 입맛에는 별로였지만 고객이 좋아하는 것으로 주문했다. 대화는 고객이 가족과 한 최근의 여행, 여름휴가에 관한 얘기 그리고 고객의 양복 깃에 꽂혀있던 뱃지에 관한 주제를 주로 이야기했다. 가벼운 정치 얘기도 포함됐다. 업무에 관한 대화는 자신의 전문성을 알릴 수 있는 정도와 그런 전문성이 고객을 도울 수 있을 것이라는 느낌이 들 정도로만 얘기했다.

점심 식사 후 사무실로 돌아온 컨설턴트 B는 감사의 편지를 썼다. 양질의 만년필과 편지지를 이용했다. 시간을 할애하여 점심을 같이 하게 된 것을 감사히 생각하며 꼭 같이 일할 기회가 오기를 바란다는 희망을 언급했다. 다른 조건이 모두 같다면 누가 최종 사업자로 선정될까? 물론 B가 선정될 것이다. 왜 B인가? 후보 B는 작은 차이를 작게 보지 않았다. B는 뉘앙스를 통하여 자기 자신을 부각시켰고 잠재고객을 가치 있고 특별하게 만드는 부각시키고 고객과의 관계를, 신뢰에 바탕한 관계로 발전시키고자 노력한 것이다.

뉘앙스는 비즈니스에서 강력한 무기의 역할을 한다. 물론 작은 뉘앙스가 실제 비즈니스 최종 결정 과정에서 큰 역할을 하지 않을 수 있다. 상대방의 비즈니스 매너가 뛰어나기 때문에 사업 결정을 하는 비즈니스맨은 없기 때문이다. 하지만 위의 사례는 비즈니스에서 작은 뉘앙스가 종종 사업 결정 과정에서 무시하기 어려울 만큼의 역할을 할 수 있음을 서술하고 있다.

뉘앙스는 큰 자기를 표현하는 작은 전략이다. 시간과 노력을 투자하여 성가시고 작은 것들을 실행하는 것이다. 뉘앙스란 진정한 관심과 존경을 표하는 것이며 수혜자는 그것을 알아내고 감사한다. 그렇다면 왜 우리는 시간을 투자하고, 노력을 기울이며, 성가신 것을 감수하고, 배우고 실행하는 것일까? 정답은 "맞아, 이 사람이야, 이렇게 꼼꼼하고 주의 깊고 작은 것에 관심을 기울이는 사람과 사업을 해야지"라는 생각을 갖게 하는 것이다. 사업은 아무리 작은 것도 작은 것이 없다. 사업에서 작아 보이는 것은 결코 중요하지 않은 것이 아니다. 사람들은 종종 단 2%가 부족해서 실패했다고 말한다. 그러나 비즈니스에서 그 작은 2%는 결국은 100%인 셈이다.

Small talks - 좋은 음악은 좋은 전주에서 시작된다

비즈니스 미팅 장소에 도착해 고객의 사무실로 안내되었다. 사무실 의자에 앉아있는 동안 고객은 생각했던 것보다 길게 전화 통화를 하고 있었다. 이 경우 계속 앉아서 기다려야 할까? 아니면 첫 대면의 어색함을 극복하고, 조금 더 만족스러운 미팅으로 연결시키기 위해 도움이 될만한 무엇인가를 해야 할까? "바로 올 테니 잠깐만 앉아계시겠습니까"라는 안내를 받은 후에는 얼마든지 일어나서 대기실을 돌아다녀도 된다. 사무실의 인테리어, 예술 작품, 사진, 졸업장 등을 들여다 볼 수 있다. 사무실에 진열된 어떤 것이든지 돌아볼 수 있고 첫 대면 전 작은 대화의 주제로 사용할 수 있다. 이런 기회를 상대방에 관해 좀 더 파악할 수 있고 관계를 강화시킬 수 있는 기회로 사용한다.

고객과 친분을 증진시킬 수 있는 연관된 아이템을 찾아라. 가장 편하게 상대방과 이야기를 시작할 수 있는 소재를 찾는 것이다. 때로는 적절한 작은 대화의 소재가 금맥을 찾은 것보다 더 유용할 수도 있다. 하지만 개인적인 가정을 하는 것은 피한다. 최근에 한 남성 고객으로부터 작은 대화에 관한 경험을 들은 적 있다. 사장실에 간 매니저가 책장에 진열돼 있는 사진을 가리키며 "(사진 속의 방송 앵커를 가리키며) 이 사람은 언제 만나셨습니까?"라고 물었다. 사장이 "누구 얘기하는 거야?"라고 묻자, 매니저는 스포츠 앵커이자 자기 회사의 고객이라고 믿고 있는 사진 속의 인물을 가리켰다. 그러자 사장은 대답했다. "그 사람 내 와이프야."

새로운 비즈니스 고객과의 자리라면, 당신이 먼저 대화를 시도하라. 단, 논란의 여지가 없는 주제여야 하고, 자신이 제어할 수 있는 것들이어야 한다. 요란하게 팡파르를 불며 나타나 이목을 집중시키지 마라. 그러면 상대방은 당신에 관한 질문을 먼저 하게 되고, 결과적으로 방문하는 곳과 사람들의 분위기를 먼저 평가할 수 없다. 우리는 대부분 상대방의 목소리를 먼저 들음으로써 가치 있는 정보를 얻을 수 있다. 상대방이 흥분하는 것, 교만해하는 것, 싫어하는 것, 지루해하는 것, 건강에 문제가 있는 것, 또는 자신 있어 하는 것 등을 듣게 된다. 그리고 이 모든 실마리들은 상대방의 스타일에 적용하는 것에 도움이 된다. 몇 분 동안 비즈니스와 전혀 관련이 없는 대화를 나눔으로써, 실제 대화와 행동거지에 있어 적절한 수위 조절이 가능하다. 딱딱한 업무와 돈 문제에 관한 얘기를 하기 전 관계를 증진시킬 수 있고 신뢰를 형성할 수 있는 기회를 만드는 것이다. 이게 대화의 기술이다. 작은 대화는 비즈니스 환경에서 성격이 드러나지 않는 요소이다. 이 평범한 대화는 의미 있고, 필요하지만, 쉽지 않은 작은 대화로 불리기 때문에 그 가치가 저평가된다.

우리는 종종 작은 대화를 목적이 없는 지껄임이고, 그냥 침묵을 메우는, 시간을 때우는 대화라고 간주해버린다. 그렇기에 대부분의 사람들은 작은 대화를 활용하지 못한다. 특히 미국인들은 적절하게 작은 대화를 활용하지 못한다. 미국은 세계에서 가장 말을 빨리 하는 나라다. 시간은 돈이다. 빨리 요점에 도달해야 된다고 믿는다. 하지만 작은 대화는 비즈니스와 전혀 분리되지 않는다. 오히려 작은 대화는 비즈니스의 전주곡이다. 부드러운 비즈니스 대화로 넘어가기 위한 설정이다. 작은 대화를 잘 활용할수록 실제 업무 대화가 시작되면 더 유리한 위치에 설 수 있게 된다. 비즈니스 컨퍼런스에서 또는 인맥을 쌓기 위한 칵테일 파티 등에서 교환될 수도 있다. 복도에서 미팅장소에 들어가며 진행되기도 하고 헬스클럽에서도, 또는 아이와 관련된 행사에서도 진행될 수 있다.

Telephone skills - 열정과 미소가 전화선을 타고 흘러 넘치게 하라

전화통화는 프리젠테이션처럼

버튼을 누르기 전, 전화통화를 하나의 프리젠테이션이라고 생각하라. 프리젠테이션을 하면서 준비 없이 하는 사람은 절대 없다. 컨퍼런스나 미팅에 참석해 즉흥적으로 말하는 것은 자기 자신을 파멸시키는 자뻑과 다를 바 없다. 당연히 어떤 형태의 프리젠테이션이건 아젠다를 준비하고, 의제에 대한 개요를 만들고, 시간 분배를 하고, 조사한 후, 달성하고자 하는 목표를 염두에 두고 적절한 준비를 해 나간다.

전화통화를 성공적으로 진행하기 위해서도 가벼운 대화거리를 준비해야 한다. 그리고 전화를 걸기 전 가능한 에너지 소스를 정렬시킨다. 중요한 과정이다. 만약에 이런 준비가 안됐다면 전화 수화기를 들지 마라. 예행연습을 하고 가능한 최상의 상태에서 목소리가 나올 수 있도록 가다듬는다. 상대방의 주의를 끄는 데는 아주 제한된 시간만이 주어졌다. 적절하게 시간을 활용하라. 적극적이고 효율적인 단어와 잘 선정된 문장을 사용하라. 상대방과 호흡을 맞추기 위해 상대방이 사용하는 어법을 사용하라. 전화통화는 사전 준비가 철저하게 되는, 기회와 위험이 따르는 또 다른 형태의 프리젠테이션과 다를 게 없다.

준비 사항에는, 누구에게 전화를 거는지, 전달하고자 하는 주제는 무엇인지, 수화기 저쪽에선 누가 대답을 하게 될지에 관한 것들이 포함돼야 한다. 그런 후 상대방의 이름과 책임의 영역, 또는 대화 중 적절한 개인적인 질문이나 언급할 내용, 대화 중 발생할 벽은 무엇이고 그럴 때는 어떻게 처리를 해야하는지 등이 미리 고려돼야 한다.

어떤 종류의 전화통화일지라도 걸기 전 간단한 메모를 하라. 누구한테 무엇을 이야기하고자 하는지를 볼 수 있는 요약된 한 줄의 메모를 작성한다. 상대가 제공해주는 시간에 대한 배려이자 예의이다. 시간의 관리는 당신을 부각시킬 수 있고 준비된 업무를 정밀하게 처리할 수 있다. 준비는 당연히 전화버튼을 누르기 전에 해야 한다. 모든 것은 손이 닿을 수 있는 곳에 준비해둔다. 서류를 참조해야 할지도, 보완이 요구되는 정보도, 또는 이야기하는 도중 필요한 물 한 컵도 모두 손이 닿을 수 있는 거리에 둔다.

사무실도 잘 정리돼 있어야 한다. 문은 닫고 자세를 바르게 한다. 걸려오는 다른 전화를 처리할 장치를 놓거나 자동 음성장치로 넘어가게 한다. 모든 기술적인 방법을 이용해서 방해를 받지 마라. 통화 중 이메일을 체크하고 싶은 유혹을 거부하라. 통화 중 상대방이 이메일을 체크하고 있는 것을 알게 될 때만큼 불쾌한 것도 없다. 핸드폰의 벨소리는 진동으로 하고 부재중 수신통화 알람벨 소리도 들리지 않게 하라. 전화를 거는 상대에게 모든 관심과 초점을 맞추어라. 당신의 목표가 무엇인지 기억하라. 전화통화하는 상대가 가장 중요하고 당신의 유일한 고객임을 느끼게 하는 것이다. 다른 사람 또는 기계가 이러한 목표에 끼어들지 않게 하라.

끝으로, 당신의 에너지를 체크한다. 전화 프리젠테이션에 에너지를 주입하고 발산하는 것은 중요하다. 인간은 본능적으로 긍정의 에너지에 끌리는 경향이 있다. 따라서 목의 나팔관을 작동할 준비를 하고, 에너지와 의욕 수준을 체크하라. 아직 그러한 모드에 도달해있지 않다면 상대방은 흥미를 잃을 수 있다. 잠시 시간 여유를 갖는다. 잠깐 걷고, 스트레칭도 하고, 피를 돌게 하고, 에너지를 분출하는데 도움이 되는 어떤 것이든지 하라. 비즈니스 프리젠테이션과 똑같이 엔진을 부릉거리며 전화기를 향하라. 전화 통화에는 뜸을 들이며 감을 잡는 시간이 따로 없다. 오직 몇 초, 몇 분 내에 의도하는 핵심을 이야기해야 한다.

Dining skills - 마지막 도넛은 먹지 마라

비즈니스에서 식사만큼 일반적인 것은 없다. 하지만 무심히 지나치다간 평범한 식사 테이블도 지뢰밭이 될 수 있다. 어떤 임원이 자기 회사 직원을 고급 레스토랑으로 불렀다. 지금 바로 나가도 회사를 대표할 수 있을 만큼 잘 빼입은, 가진 것이라곤 능력 밖에 없는 그 젊은 직원은 그만 랍스터 수프 그릇을 들어서 마시는 치명적인 실수를 저질렀다. 한 그릇의 랍스터 수프는 능력 있는 젊은이의 모든 기회를 앗아갔다. 그의 승진은 멈추었다. 임원은 그 직원이 아직 준비되지 않았다고 생각한 것이다.

식사 테이블 에티켓은 당신의 업무 외적이 능력과 당신의 파트너에 대한 고객에 대해 존경을 표시하는 방법이다. 당신이 적절한 에티켓, 예의, 방법에 주의를 기울여 당신을 차별화시키고 경쟁자보다 우위에 설 수 있는, 무수히 많은 작은 차이를 제공하는 기회다. 비즈니스 거래 중 식사시간에 발생한 실수 때문에 자리에서 미끄러졌거나 비즈니스가 물 건너 간 사례는 수없이 많다. 실제로, 나는 NEHRA(미국의 유력한 헤드헌팅 회사)의 매니저로 근무할 때, 특별히 지원자의 테이블 매너 수준을 파악하기 위해 3차 면접은 레스토랑에서 진행시키곤 했다. 임직원을 고용하는 기업으로서는 회사를 대표하는 직원들이 고객과 교류할 때 회사를 당황하게 만들지 않기를 원하기 때문이다.

성공적인 식사 매너는 첫 번째 코스가 시작되기 훨씬 전, 레스토랑을 선정할 때부터 시작된다. 올바른 테이블 매너는 비즈니스 파트너의 선호도라든가 선택을 존중해서, 초대를 하는 사람이 레스토랑을 선택한다. 초대하는 사람이 주도권을 가지며 레스토랑을 결정하기 때문에 고객이 선호하는 레스토랑을 미리 알아내고 참고할 수 있어야 한다. 새로운 고객과의 첫 번째 미팅이라면 상대방이 선호하는 음식과 레스토랑을 어떻게 알아내는가? 최선의 방법은 상대가 알고 있는 지인이나 동료를 통해서 알아내는 것이다. 물론 이것이 유일한 방법은 아니다. 부하 직원을 통해서 알아낼 수 있고, 정보를 얻기 위해 아주 창의적인 방법을 시도할 수도 있다. 그러한 것들을 알아내는 게 힘들거나 귀찮다고 생각한다면 고객과 점심을 할 수 있는 기회를 가질 필요도 없고 자격도 없다.

당신이 프로 비즈니스맨이라면 당신의 능력을 강화시키고 당신의 긍정적인 이미지를 강조하기 위해서 식사 전에 해야 할 몇 가지 준비 사항이 있다. 레스토랑 입구에서 테이블 자리가 나기를 기다리는 것은 바람직하지 않다. 사전 예약은 필수적이다. 고객이 당신을 기다려서는 안 된다. 레스토랑에 최소한 10분 전에 미리 도착한다. 이렇게 함으로써 담당 웨이터에게 당신을 소개하고 원하는 자리를 선택할 수 있는 기회를 가질 수 있다. 계산서의 매끄러운 처리를 위해 당신의 신용카드를 담당 웨이터에게 사전에 맡겨 둔다. 초대를 한 호스트로서 계산을 하는 것은 당신의 몫이라고 당연히 생각하겠지만, 이렇게 함으로써 계산서가 얼떨결에 테이블에 도착했을 때 생길 수 있는 어색한 상황을 제거할 수 있다. 계산서가 테이블로 전달되는 것은 당신을 어설픈 비즈니스맨으로 인상지을 것이다.

이런 사전 준비는 당신의 프로페셔널한 이미지를 조명하게 만들어 사려 깊다는 느낌을 준다. 당신의 사려 깊은 사전 준비는 과소 평가되거나 간과되지 않을 것이다. 게다가 이런 사전 노력을 하면서 생기는 긍정적인 또 다른 효과는 테이블을 담당하는 웨이터나 레스토랑의 업주가 종종 테이블을 찾아와, 아니 어쩌면 수도 없이, 이 중요한 저녁행사를 체크할 것이다. 또한 그렇게 조심스러운 사전 준비를 한다면, 레스토랑 직원들에게는 당신이 아주 특별하고 굉장히 중요한 사람과 식사를 한다는 힌트를 주게 되는 것이다. 이런 서비스업에 근무하는 사람들은 작은 뉘앙스를 이해하고 상황에 맞는 적절한 행동을 할 것이다. 당신의 파트너가 남다른 느낌을 갖게 될 것은 당연하다. 당신의 목표이기도 한, 신뢰를 얻고 관계증진에 도움이 되는 방향을 정확히 잡고 향해가는 것이다.

Gender Issues - Lady first?!

사회적인 매너와 관련해, 여전히 전통적인 사회예절에 따라 행동하는 남녀가 많다. 그렇지만 비즈니스 에티켓과 관련해서는, 성에 관한 차이는 인정하지 않는다. 비즈니스 환경에서 남녀 모두에게 똑같은 에티켓과 의전, 룰이 적용된다. 이것은 악수에서 시작해서 서 있기, 착석, 인사, 소개, 문 열어주기, 레스토랑에서 계산하기, 코트 벗는 것 도와주기, 볼 키스, 안기 그리고 드레스까지 모든 것을 포함한다. 남자에게 적용되는 룰은 여성에게도 적용된다. 업무 영역에서는 성 구분이란 없다. 하지만 이렇듯 간단하게 생각되는 매너가 비즈니스 환경에서는 실제 꽤 까다롭게 느껴진다. 고객과 비즈니스 파트너에게 정중함과 존경을 보이려고 노력하면서도, 사회 통념상 여성에게 언제 적절한 에티켓을 보이고, 또 언제 포기해야 하는지에 관해 고민이 되기 때문이다.

출입문 열어주기

일반적인 교양 에티켓에서는 남자가 여자를 위해 문을 잡아주어 먼저 들어갈 수 있게 한다. 하지만 오늘날 비즈니스 상황에선, 성에 관한 고려를 우선시하는 게 아니라, 누가 호스트고, 고객이고, 또는 협력업자인가에 의해서 행위가 결정된다. 다시 말하면 비즈니스 매너가 우선시 되는 것이다. 성별에 관계없이 먼저 문을 들어서는 사람이 따라 들어오는 사람을 위해 문을 열어 잡아 준다. 당신이 고객과 함께 있는 상황이라면, 성별에 관계없이 항상, 문을 들어설 때, 코트를 입고 벗을 때, 차의 문을 열어줄 때, 상대방을 앞장서게 하는 거의 모든 움직임에서 가능한 모든 예의를 갖추어야 한다. 중요한 것은, 성별에 관한 쟁점이 아니고 당신의 고객이나 호스트에 관한 예의의 문제이다. 이러한 작은 뉘앙스는, 존경의 표시로, 남녀 할 것 없이 상당히 호의적으로 평가된다.

드레스 코드와 성별 이슈

비즈니스 환경에서 남녀 복장에 관한 논쟁은 많다. 업무 복장에 관해서 남성은 여성보다 선택의 폭이 훨씬 적다. 비즈니스맨의 옷장은 대부분 검정, 짙은 회색, 남색의 보수적인 색으로 채워져 있다. 반면, 여성의 복장에는 더 다양한 색과 스타일이 제공된다. 의류업계는 끊임없이 여성이 착용할 수 있는 새로운 스타일들을 만들어 왔지만, 업무에 관련한 복장에서는 상황은 그다지 다르지 않다. 프로다운 이미지를 성취하기 위해서는 기본적인 세 가지 색을 선택하는 것이 좋다. 멋진 보라색 수트나 독특한 색감의 복장을 착용하고 싶을 때도 있다. 하지만 비즈니스 미팅에 참석할 때, 특별한 고객과 첫 대면을 할 때, 남녀 할 것 없이 전형적이고 보수적인 업무 스타일과 색상의 복장을 입는 것이 좋다. 당신에게 가장 잘 어울리는 색은 빨간색, 청색 또는 자주색이라는 조언을 받았다 할지라도, 당신의 목적은 비즈니스이고 당신의 목표는 전문성의 표현이다. 당신의 강점은 전문적인 옷을 입는 것이다. 핑크색의 복장은 상대방과 비즈니스 관계를 성립하고자 노력한다는 인상을 남기지 못할 것이다. 어떻게 보이는가가 핵심이다. 당신에 관한 모든 것에서 당신의 프로정신을 드러나게 하라. 최근에 유행하는 스타일의 색상이 중요한 것이 아니다. 가장 잘 어울리는 옷은 사교모임에 사용하라. 비즈니스 환경에서는 오직 비즈니스에 주목해야 한다.

신체 접촉

문화적인 차이와는 별개로, 파트너에 따라서 개인적인 친분을 만들어 갈 때 주의할 점이 있다. 일반적으로 키스, 안기, 포옹 등은 민감한 영역이다. 오늘날 성희롱은 실제 민감한 이슈라서 이러한 이슈들로 상대방을 불쾌하게 만들지 않아야 한다. 그러므로 당신의 목표는 상대방과의 친분을 쌓기 위한 키스, 끌어안기, 포옹까지가 돼야 할 것이다. 다음은 진정한 친분을 쌓고 만들고자 하는 당신의 노력이어야 한다.

Business Cards - 명함은 비즈니스맨의 얼굴이고 인생이다

오늘날 우리가 사용하는 비즈니스 명함 교환 방법은 상당 부분 일본에서 유래된 것이다. 일본인들은 명함을 한 사람의 얼굴로 인식한다. 체면이 중요한 일본인들에게 명함은 단지 몇 줄의 정보가 아니다. 명함은 한 사람의 인생이고 삶이기도 하다. 명함과 관련된 에티켓은 일본인들이 전 세계 구석구석에서 보여준 헌신적인 노력으로 세계인의 표준이 되었다. 이러한 관점에서 명함에 관한 에티켓은 나라와 문화를 떠나서 중요한 비즈니스 절차로 인식해야 한다. 어떤 종이를 사용하고, 어디에 명함을 보관하고, 어떻게 살펴보며, 사용되고, 궁극적으로 어디에 놓여야 하는지 등의 섬세한 과정을 무시해선 안 된다. 비즈니스에서 예외 없이 발생하는 명함 교환 순간을 중요하게 생각하면 의미 있는 이점을 제공할 것이다.

명함 교환

일본에서 수입된 의식과도 같은 명함 교환 과정은 대단한 존중을 표현한다. 상대방이 내 이름을 볼 수 있게 명함을 두 손가락, 엄지와 검지를 사용해 두 코너를 잡는다. 상대방이 이름을 읽기 위해서 다시 돌리지 않도록 앞을 향하여 준다. 상대방이 이런 방법으로 명함을 줄 때는 같은 방법으로 다른 한쪽 코너를 엄지와 검지를 사용해 받는다.

명함을 받을 때 필요한 올바른 에티켓은 명함을 줄 때 요구되는 에티켓만큼이나 중요하다. 적절한 방법으로 명함을 받을 때, 명함을 제시하는 사람과 확실하게 동조의식을 갖게 된다. 명함을 주는 사람은 받는 태도만 보고도 당신과 당신의 매너를 가름할 것이다. 명함을 적당히 받을 줄 안다면, 올바른 에티켓과 전문적인 비즈니스 행동양식을 아는 사람이라는 메시지를 줄 것이다. 사람들은 무심코 명함을 받아 지갑이나 가방에 집어넣는다. 이건 심각한 실수이다. 명함을 받자마자 상대방의 이름과 직위를 한번 읽어본다. 그런 후 눈과 눈썹까지 올려가며 명함을 준 사람과 눈을 마주치며 상대방의 비즈니스에 관심을 표명한다. 이렇게 상대방의 비즈니스에 관한, 개인에 관한, 삶에 관한 관심을 표명하는 것이 실제 비즈니스 명함의 수교에 목적이 되어야 한다. 간단한 행동이지만 의미심장하다.

명함 교환하기에 이상적인 시간은 미팅이 시작될 때다. 명함에 있는 정보들은 그 이후에 진행될 미팅에서 더 좋은 성과를 올리는 데 도움이 될 것이다. 이름과 직위를 호칭하며 미팅 중에 각 개인을 참조하고, 전문분야에 관해 직접 구체적인 언급을 하며, 상세한 것에도 관심을 기울인다는 느낌을 주어 프로다운 이미지를 강화시킬 수 있다. 명함에 핸드폰 번호가 빠져있다면 어디에 적어두나? 명함 뒤쪽에 적는다. 하지만 작은 뉘앙스를 부가하는 것을 잊지 말라. 예를 들면 "괜찮으시다면 명함 뒤쪽에 전화번호를 좀 적어도 되겠습니까." 이렇게 함으로써, 상대방에게 적절한 명함 에티켓을 아는 것을 암시하며, 물리적으로 상대방의 얼굴에 글을 쓰는 것이 적절하지 않다는 것을 알릴 수 있다.

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