CEO를 감동시키는 프리젠테이션

Mr.Big 그는 누구인가?

Mr.Big! 그는 당신의 프리젠테이션에서 제일 중요한 인물이고, 반드시 설득시켜야만 하는 존재이다. 그를 설득하지 못하면 지금까지 준비한 당신을 비롯한 프로젝트 팀원의 모든 노력들이 허사가 되어 하늘에서 공중분해가 된다.

정확한 답을 얻어 내기 위해서는 먼저 "Mr.Big! 그는 어떤 사람인가?"에 대한 답을 먼저 알아야 했다. 단순하게 그가 어떤 프리젠테이션을 칭찬했고, 어떤 프리젠테이션을 싫어하는지 알아내는 것 이전에 그는 어떤 생활을 하고 있고, 어떤 생각을 가지고 있는지 그리고 그러한 특징들이 프리젠테이션과는 어떤 연관관계를 가지고 있는지를 이해하는 것이 먼저라고 생각되었다.

■Mr.Big의 일상과 프리젠테이션과의 관계

- Mr.Big! 그는 늘 항상 바쁘다. 그래서 매 시간이 금쪽같이 아깝다

- Mr.Big! 그는 늘 의사결정을 해야 하고, 그 결과에 책임을 져야 하는 스트레스를 가진다

- Mr.Big! 그는 적절한 유머와 위트, 시원하고 잘 구성된 시각 자료에 목말라 한다

■Mr.Big의 안목/시각과 프리젠테이션의 관계

- Mr.Big은 눈치가 빠르고, 보여지는 현실의 이면에 있는 근본적인 원인을 알고 싶어한다.

- Mr.Big은 문제가 있다면 그 해결의 방법을 꼭 들어야 직성이 풀린다.

구성편 - 당신이 제시한 그 안으로 결정해야 하는 이유 딱 3가지만 말해봐

"내가 이걸 어떻게 준비한 건데 최대한 많은 것을 설명해서 내가 정말 준비를 많이 했다는 것을 보여줘야지." 프리젠테이션을 준비하면서 이야기의 전개를 구성함에 있어 누구나 이런 유혹에 빠지기 쉽다. 이는 프리젠테이션의 고객을 전혀 생각하지 않는 발표자의 이기적인 욕심일 뿐이라는 것을 기억하고, 훌륭한 프리젠테이션을 하고 싶다면 이러한 생각은 아예 처음부터 없애고 시작해야 한다. Mr.Big이 제일 싫어하는 프리젠테이션의 유형 중 하나가 바로 집중되지 않고 요점이 희미하게 묻혀서 흘러가는 내용이다.

프리젠테이션의 요체는 초점을 좁히는 것이다. 프리젠테이션에서 전달할 주제를 명확히 선택하고 이 주제에 최대한 집중하면 보다 강력한 전달력을 발휘할 수 있는 반면, 만사를 다 뒤쫓다가는 어느 하나도 제대로 전달할 수 없다. 프리젠테이션의 구성에서 있어야 할 것은 가장 중요한 핵심과 이를 지원하는 가장 강력한 소주제 몇 개 정도이며, 없어야 할 것은 불필요한 부연설명, 혹시나 해서 넣어 놓은 자료, 우선 순위 밖에 있는 소주제들이다.

예고편의 힘을 믿어라

재미없고 별 볼일 없는 영화들도 영화 속에서 재미있는 부분만을 발췌하고, 우아한 액션 장면이나 자극적인 장면만을 모아서 다시 편집하고 적절한 흐름에 맞춰 넣어 보면 무언가 있어 보이는 듯한 느낌을 줄 수 있다. 이처럼 간결하게 핵심만 담아내면 재미없고 지루한 내용들도 보다 강렬한 흡입력을 가질 수가 있게 된다.

프리젠테이션에서도 발표자가 가지고 있는 생각과 견해, 아이디어가 Mr.Big에게 강한 인상과 기억으로 남으려면 정말 단순하고 간결한 그 하나의 내용만을 가지고서 승부해야 한다. 더 이상 버릴 수 없을 때까지 버려라. 그러면 짧아진다.

기억력에 대한 연구에 커다란 업적을 남긴 독일의 심리학자 H. 어빙하우스(Ebbinghaus)는 인간의 기억을 지배하고 있는 특성을 조사해 기억과 망각에 대한 망각곡선을 만들어 냈다. 무의미한 것에 대한 기억은 시간이 지남에 따라 급속도(1시간 이내에 60% 이상)로 기억에서 지워진다. 하지만 핵심의 내용만을 일정 횟수로 반복해서 각인시켜주면 기억이 오래 유지된다. 여기서 반복이란 단순한 설명의 반복이 아닌, 핵심내용을 지원해주는 사실과 현상, 주장에 노출시켜주는 것을 말한다.

밀러의 매직 넘버 7 그리고 3의 법칙

인지공학(기억, 인식, 학습 등 인간의 심리적 및 지적 활동을 컴퓨터의 모델에 의해서 해명하려고 하는 학문 분야)의 이론에 의하면 사람이 한번에 쉽게 받아들일 수 있는 정보의 개수는 7개 정도이며 이를 매직넘버라고 한다. 이러한 원칙은 쇼핑몰의 웹사이트 구축시에도 적용되어 한 화면에서 동시에 제시하는 메뉴가 7개의 영역 범위를 초과하게 되면 사이트를 검색하고 있는 고객이 한번에 쉽게 인식할 수 있는 범위를 벗어나게 되어 머릿속으로 인식하는 정보의 혼란을 느끼게 되면서, 의도했던 메뉴의 기능을 충분히 활용하지 못하게 된다고 한다.

프리젠테이션의 내용을 구성할 때에도 이러한 매직넘버의 개념을 생각하여, Mr.Big이 참석한 프리젠테이션에서 한 번에 소화할 수 있는 정보나 논점의 종류는 최대 5개 정도라고 생각하고 있어야 한다(프리젠테이션에 참석하는 사람들 또한 5개 이하 정도의 중요한 점만을 기억한다고 하는 연구결과도 있다). 전체적인 스토리 구성을 할 때에는 기본 논점 3개 정도를 기본으로 배치하고 필요하다면 앞뒤로 추가 논점을 배치하는 구성 전략이 Mr.Big의 이해도를 최대한 높일 수가 있다.

그리고 3은 가장 단순하면서도 가장 안정적인 그리고 강력한 숫자이다. 또한 1명이나 2명일 때보다 3명이 같이 움직이기 시작했을 때 영향력이 가장 큰 파급효과의 시작점이 된다. 프리젠테이션에서 해결 대안을 제시할 때에도 3가지의 대안을 제시할 경우에 그 중 하나가 채택될 확률이 가장 높은 것이다. 해결 대안의 선택이 아니더라도 중요한 핵심 메시지를 설명할 때에도 이를 강조하는 소주제의 메시지를 3개로 구성하였을 때 핵심 메시지가 가장 신뢰받을 수 있으며 가장 강력한 지원을 얻을 수 있게 된다. 프리젠테이션의 전문가들은 이러한 3의 법칙을 신봉하며 프리젠테이션의 내용을 구성할 때에도 마찬가지로 3-3-3 구성법으로 내용을 전개하는 방식을 권장한다. 한 가지의 핵심 메시지(Killer Message)를 뒷받침해주는 3가지의 소주제만을 선정하고, 3가지의 소주제들 또한 3가지의 요점(Point)으로 증명해 주는 방식, 그리고 각각의 소주제들을 설명하는 슬라이드 한 장마다 담고 있는 내용들 또한 3가지 정도에 국한하는 구성 방식이 가장 간결하고 단순하며 효과적으로 내용을 담을 수 있는 프리젠테이션의 그릇이 된다는 것이다.

슬라이드편- 당신도 저거 보면 뭔가 불편하지 않아?

파워포인트에는 다른 엑셀이나 워드에는 없는 애니메이션 효과의 기능이 있어서 글자나 도형이 멋지게 날아다니게 만들 수가 있고, 숨었다가 다시 나타나게 만들며, 각종 효과음까지도 넣을 수가 있다. 필요한 경우에만 사용하고, 최대한 정제된 상태에서 발표자의 발표 내용과 시점(Timing)이 딱 들어 맞도록 잘 설정된 애니메이션 효과는 프리젠테이션이 한 편의 드라마와 같다는 느낌을 줄 수 있다. Mr.Big을 모시고서 하는 프리젠테이션은 파워포인트 작성기술 경연대회가 되어서는 절대 안 된다. 파워포인트는 힘있게 강조할 때 사용하는 것이지, 내용을 현혹시켜서 포장하게 되면 내용의 진실성이 애니메이션 효과의 등 뒤로 숨어서 밖으로 표출되지 못한다. 내용은 없는데 화려한 기술로만 포장한 것을 보면서 훌륭하다고 생각하는 Mr.Big은 이 세상에 존재하지 않는다.

꼭 지켜야 하는 인식의 흐름

지구상에 살고 있는 80% 이상의 사람들은 시간의 흐름을 표현할 때 왼쪽에서 오른쪽으로 흐른다고 인지한다. 즉 과거일수록 왼쪽에 위치하고, 미래일수록 오른쪽에 위치한다고 생각한다는 것이다. 이처럼 사람들은 누구나 지금껏 인생을 살아오면서 일상생활의 반복 속에서 형성되는 시각과 인식의 관점이 있는데, 이는 지금까지 그래왔으니까 이것도 당연히 그럴 것이라고 생각해서 무의식적으로 적용해 버리는 버릇과 같은 것이다.

시간과 마찬가지로 이익 또는 손실, 양의 많고 적음, 질의 좋고 나쁨, 기타 사항들의 높고 낮음 등을 표시할 때에도 이러한 인식의 흐름이 존재하고 있으며 슬라이드를 구성할 때, 즉 도형을 배열하거나 그래프를 그리거나 화살표를 배열하는 경우 이러한 인식의 흐름을 거스르지 않으려는 노력을 반드시 해야 한다.

■시간은 좌에서 우로 흐른다. 그리고 시선도 좌에서 우로 흐른다.

■원 안에서 흐르는 시선은 12시 지점부터 시계방향(오른쪽)으로 흐른다.

■위로 올라갈수록 많고, 좋으며, 이익이라고 인식하며 아래로 내려갈수록 적으며, 나쁘며, 손실이라고 인식하게 된다.

■사람은 오른쪽으로 가면서 채워지는 것을 기대한다.

■시선은 위에서 아래로, 그리고 왼쪽에서 오른쪽으로 흐른다.

슬라이드를 아무리 잘 만들었더라도 2% 부족하게 만드는 아쉬운 실수

■글머리 기호

슬라이드를 만들 때 글머리 기회를 통해서 문장의 강조점이나 구분점을 주게 되는데 이는 슬라이드에 담긴 내용을 깔끔하게 정리하는 아주 좋은 습관이며 늘 장려하고 싶다. 하지만 글머리 기호를 사용할 때는 몇 가지 지켜야 하는 철칙이 있다. 첫째, 글머리 기호를 사용하고 나서는 반드시 한 칸을 띄운 후에 글자가 시작되도록 하여, 답답하게 느끼지 않도록 해야 한다. 둘째, 한 장의 슬라이드에서 너무 많은 글머리 기회를 사용해서는 안 되며, 보통 한 장의 슬라이드 내에서는 일반적으로 3개에서 최대 5개 정도의 사용이 가장 적절하다.

■원래 이미지의 훼손

많은 사람들이 원본 이미지를 삽입할 때 이미지의 크기를 조정하면서 원본 이미지가 가진 비율을 생각하지 않으면서 위, 아래의 높이만을 또는 좌우의 폭만을 조정하는 경우가 많은데, 이렇게 되면 아주 웃기는 이미지가 만들어진다. 일반적인 도형이나 그림들은 비율 조정이 잘못 되어도 큰 문제는 없으나 자신의 회사 로고나 고객사의 회사 로고의 비율 조정이 잘못된 경우에는 일이 상당히 커질 수 있다. 참고로 Shift를 누른 상태에서 크기를 대각선으로 줄이거나 늘이게 되면, 원래 이미지의 비율은 그대로 유지하면서 크기를 조정할 수 있다.

■화면마다 들쭉 날쭉하는 배열들

파워포인트로 만든 프리젠테이션의 발표자료는 공식 문서에서처럼 별도의 규격이나 격식이 있지는 않겠지만 전체적인 윤곽이라는 것은 있어야 한다. 전체적인 큰 틀 안에서의 슬라이드의 구성요소 진열이 일관되게 일어나면 훨씬 더 정갈해 보이고 화면이 바뀌게 되는 과정에서도 훨씬 더 깔끔하게 보여진다. 파워포인트의 상단 메뉴 중 보기 → 눈금 및 안내선 → 안내선 설정 _ 화면에 그리기 안내선 표시 클릭 후 안내선으로 큰 배열을 위한 윤곽을 설정하게 되면 전체적인 슬라이드의 배열에 대한 통일성을 가질 수 있다.

■보기에 불편하지 않은 슬라이드를 만들기 위해 고민해야 할 몇 가지 질문

- 전체적으로 봤을 때 너무 튀는 건 아닌가?

- 너무 많이 담은 건 아닌가?

- 내가 설명하지 않아도 알아볼 수 있는가?

실행편- 슬라이드를 계속 읽기만 할거면 차라리 문서로 보고하지 그랬어?

서툰 발표자들이 가장 많이 하는 오류가 바로 그대로 읽어주기이다. 발표자는 절대로 책을 읽어주는 사람이 되어서는 안 된다. 자신은 친절하게 설명해 준다고 생각해서, 그대로 읽어주기를 실행하면 Mr.Big의 머리는 이미 다른 생각으로 가득하게 되고, 눈을 감고 슬라이드를 보지도 않게 되며 귀를 닫고 듣지도 않게 된다.

바람직한 슬라이드 설명방법

■슬라이드에 글자가 많은 경우에는 맥락을 중심으로 설명한다 - 슬라이드를 설명할 때 60～70% 정도는 보여지는 글자, 단어를 중심으로 한 맥락 중심의 멘트를 유지하되, 나머지 30～40% 정도는 슬라이드에 보여지는 것 이외에 발표자의 의견이나 생각을 더하여 설명을 해주는 방식이 가장 좋다.

■비교적 복잡한 내용을 담고 있는 슬라이드인 경우에는 큰 것부터 먼저 설명하는 것이 좋다 - 인지구조상 사람은 큰 것을 먼저 이해시키고 난 후 그 안의 작은 것을 설명해줄 때 훨씬 더 많은 것을 머릿속에 담아둘 수 있게 되므로 내용을 담고 있는 큰 구조를 먼저 설명하고 세부내용을 설명한다. 따라서 하나의 슬라이드에서 담고 있는 5개 정도의 정보가 있으면 그 정보들을 엮어주는 큰 흐름이나 맥락, 관점, 구분항목을 먼저 이해시킨 이후에 각각의 정보를 설명하는 방식을 취해야 한다.

■다음에 나올 슬라이드의 내용을 사전에 파악하여 연결을 매끄럽게 한다 - 슬라이드를 설명할 때 다음에 나올 슬라이드의 내용을 사전에 인지할 수 있게 하여 긴장감과 기대감을 계속해서 유지시켜줄 수 있다. 또한 특별히 슬라이드의 내용을 주시하게 하고 싶은 경우, 미리 안내해 주면 배포된 참고자료나 유인물을 보고 있다가도, 앞에 있는 모두가 고개를 들고 슬라이드를 보게 될 것이다.

■눈을 맞춰라, 그러면 안 되는 것도 될 수 있다 - 프리젠테이션을 진행하는 시간 중 80% 정도는 앞에 있는 청중과 시선을 마주쳐야 하며 이 중 20% 이상은 Mr.Big과 시선을 마주치는 것이 좋다. 나머지 20%의 시간은 컴퓨터 화면과 슬라이드를 간혹 힐끔대거나 의도적으로 다른 곳을 바라보며 생각하는 모습을 보이며, 무대에 있는 자신의 모습을 연출하는 것이다. 프리젠테이션을 하면서 눈을 마주치지 않는다는 것은 앞을 보면서 운전을 하는 것이 아니고, 차의 속도계만을 바라보면서 운전을 하는 것과 같아 정말 위험하고, 무책임한 행위이다.

아이 컨택(Eye Contact)의 올바른 방법과 꼭 사용해야 하는 경우

그렇다면 아이 컨택은 어떻게 하는 것이 좋을까? 아이 컨택의 가장 좋은 방법은 앞에 있는 청중들과 마치 일대일로 이야기하듯이 전체 청중의 오른쪽, 왼쪽, 중간 등을 고르게 눈맞춤하되 다음과 같은 요령을 익혀 두는 것이 좋다.

■질문에 대응할 때 - 질문에 대한 응답은 30% 이상이 눈빛으로 해결될 수 있기 때문에 질문을 수렴하거나, 질문에 대한 답변을 해 줄 경우에는 반드시 질문자를 쳐다보며 무언의 동조와 긍정을 요청해야 한다.

■부정적인 의견/상황을 이야기할 때 - 프리젠테이션의 주제에 따라서는 앞에 있는 청중들에게 부정적이거나 껄끄러운 의견을 제시할 경우도 있다(예를 들면, 현재 강하게 추진하고 있는 사업의 치명적 문제점 등을 부각시킬 때). 이때에는 긍정적이고 호의적인 반응을 보이고 있었던 사람과 아이 컨택을 하며 부정적 내용에 대한 저항이 좀 더 완화될 수 있다.

■강조할 때 - 무언가 중요한 메시지를 강하게 전달할 필요가 있을 때에는 다른 사람들보다 Mr.Big과 눈을 마주치면서 이야기해야 더욱 힘을 얻게 될 수 있다. 일반적으로 사람은 자신과 눈을 똑바로 마주 본 사람이 무언가를 이야기하고 있으면 동조해주고 맞장구를 쳐줘야 한다고 본능적으로 느끼고 반응하기 때문에, Mr.Big과 눈을 맞추면서 강한 메시지를 이야기할 때 그의 고개가 끄덕여질 확률이 높아질 수 있다. 그래서 이를 통해 Mr.Big의 고개가 끄덕여지는 것을 지켜본 다른 청중들의 마음 속은 심리적인 동요를 느끼게 된다.

성공하는 프리젠테이션의 "ᄁ"

성공하는 프리젠테이션에서 찾아본 일곱가지 "ᄁ"

■훌륭한 프리젠테이션에는 "꿈"이 있었다

훌륭한 프리젠테이션에는 단 하나의 명확한 목표가 있었다. 프리젠테이션이 끝나고 난 후 3개월 후에 Mr.Big에게 단 하나만을 기억하라고 했을 때 떠올리게 할 것은 무엇인가? 그에 대한 답을 정한 후에 이 답을 얻기 위한 프리젠테이션이 진행되도록 최선을 다했다. 이게 바로 프리젠테이션이 가진 꿈이었다. 이 명확한 꿈을 이루기 위해서 발표자는 자신이 가지고 있는 모든 시간과 에너지를 집중하여 모든 내용과 주제, 사례, 표현들이 논리적으로 배열했으며, 간결한 슬라이드를 제시하였다.

■훌륭한 프리젠테이션에는 "깡"이 있었다

훌륭한 발표자는 자신이 말하려 하는 주제가 아무리 복잡하고 어렵다 하더라도, 이를 중요한 내용을 간단하게 요약하여 핵심만을 이야기에 담아 설명을 했다. 공식적인 자리에서 다루기에 껄끄러운 이야기를 할 때에도 숨기는 듯한 느낌 없이 정면승부를 했는데도 너무 어둡지 않고 심각한 분위기는 교묘하게 피해갔다.

■훌륭한 프리젠테이션에는 "꾀"가 있었다

훌륭한 프리젠테이션에는 단순하게 사실만을 나열하는 것이 아닌, Mr.Big을 휘어잡을 수 있는 그 나름대로의 전략을 느낄 수가 있었다.

"무엇을 먼저 들었을 때, Mr.Big의 이해가 빨라질 수 있을까?"를 고민하며 설명 주제간의 전략적 순서배열을 시도했으며, "어떤 방식으로 설명했을 때, 훨씬 더 강한 인식과 이해를 얻을 수 있을까?"를 고민하며, 중요한 사실에 대해서는 적절한 비유와 비교를 통해 Mr.Big의 가슴으로 파고 들기 위한 노력을 했었다.

■훌륭한 프리젠테이션에는 "꾼"이 있었다

훌륭한 프리젠테이션에는 청중을 사로잡는 분위기를 만들어내는 발표자가 있었다. 프리젠테이션을 딱딱하고 지루하지 않게 이끌어 가기 위해 적절한 시점에는 유머와 위트를 가미한 멘트를 날리면서, 시간이 지남에 따라 흐려지는 Mr.Big의 관심을 꽉 붙잡으려 하는 노력이 이어졌었고, 필요한 경우에는 심각하고 엄숙한 분위기를 의도적으로 만들기도 했으며, 어떤 때는 즐겁고 들뜬 분위기를 만들기도 했었다. 또한 빠른 속도로 숨가쁘게 이끌어 가며 지루함을 덜어주는 적도 있었고 진중하게 천천히 설명하면서 몰입을 유도하는 적도 있었다. 이를 통해 앞에 앉아 있는 청중들의 차가운 머리만이 아닌, 감정을 느끼는 가슴까지도 휘어잡으면서 이끌어가는 정말 꾼과 같은 발표자가 있었다.

■훌륭한 프리젠테이션에는 "꼴"이 있었다

훌륭한 프리젠테이션의 모든 슬라이드는 정말 깔끔하고 시원했고, 단순하고 읽기 쉬운 용어와 도형, 그래프들로만 구성되어 한 시라도 시선을 뗄 수 없도록 만드는 알 수 없는 마력을 내뿜고 있었다. 발표자가 하고 있는 설명 내용과 궁합이 정확히 딱딱 들어맞아서 "다음은 어떤 슬라이드가 나올까"하는 기대도 생기게 했었다. 멋진 슬라이드 화면에 매료되기도 했지만 발표자의 모든 동작들 또한 의미심장하고 정갈하게 느껴졌기 때문에 그가 보여주는 모든 동작과 자세, 이동은 살아 움직이는 또 다른 시각자료 같다는 느낌을 갖기에 충분했다.

■훌륭한 프리젠테이션에는 "끝"이 있었다

프리젠테이션이 진행되는 동안 다루었던 내용이 다시 한번 종합 정리되어 마치 매듭을 지어 주는 것처럼 느껴졌고 스토리가 탄탄한 영화에서나 느낄 수 있는 클라이맥스처럼 모든 주제의 집중을 통해 감정의 고조를 느낌과 동시에 강한 여운을 남겨주는 강력한 마무리가 있었다.

■훌륭한 프리젠테이션에는 "끈"이 있었다

Mr.Big을 비롯한 모든 청중들이 발표자와 하나의 끈으로 연결된 듯 하여 누구도 소외되어 있거나 외로움을 느끼지 않았다. 발표자는 중요한 손님을 초대한 집 주인처럼 손님이 불편하거나 어색함을 느끼지 않도록 성심성의를 다하는 모습을 보였으며 항상 청중에게 맞춰진 눈을 통해서 그 자리에 있는 모든 사람들과 친밀한 감정을 나누며 주제에 대한 공감대를 지속적으로 이끌어 내고 있었다.

발표자는 청중과의 끈, 특히 Mr.Big과의 끈은 절대 놓지 않았고 이러한 노력을 알고 있는 청중 또한 스스로를 프리젠테이션을 만들어가는 의미있는 주체라고 느끼며 발표자와 교감의 끈을 놓치지 않으려 애쓰고 있었다. 이 "끈"을 통해서 프리젠테이션이 성공으로 견인되었었다.

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