슈퍼인재

슈퍼인재 KEY 1, 태도(ATTITUDE)

태도는 당신의 마음가짐이자 주변 세상을 바라보는 자세이다. 전자산업 분야 웹진인 EDN.com의 빌 슈웨버 편집 주간은 직접 쓴 기사에서 기술 회사 설립자들, 그리고 회사 경영자로 고용된 사업가들의 차이점을 설명했다. 그는 가장 중요한 것으로 열정을 뽑는다. 당시 기사 내용을 요약하자면 활력 넘치는 사업가들은 경영 중인 회사에서 즉각적인 실적을 내기 위해 죽기 살기로 애쓰는 반면 설립자들은 장차 회사가 그들의 창조 기술의 영향을 받아 성장해나가기를 무척이나 기대한다. 경영자는 회사의 미래를 단기적인 관점에서, 설립자들은 장기적인 관점에서 생각하는 것이다.

물론 단기 목표와 장기 목표 모두 어떤 일을 이루는 데 상당한 원동력이 된다는 점에서 기업 성공에 필수적이다. 설립자, 경영자 각자의 역할과 상관없이 둘의 태도는 어떤 행동 방침을 전적으로 따라 끝까지 해내겠다는 열정으로 넘친다. 방법과 무관하게 그들의 끈기 있는 태도는 변함이 없으며 매일같이 성취도를 끌어올린다. 이러한 마음가짐 없이는 어떤 일을 오랜 기간에 걸쳐 해내는 데 필요한 노력을 지속적으로 쏟기 힘들다.

결코, 반드시, 절대로 포기하지 않는다

우선 착실히 일을 하는 게 중요하다. 그런 뒤에는 첫눈에 아무리 어려워 보이는 일이라도, 하면 된다는 마음으로 밀고 나가야 한다. 어리석을 만큼 낙관적이 되라는 얘기는 아니다. 다만 각고의 노력을 지속적으로 쏟고, 무엇보다 그 일을 부단히 연습하려고 하면 제 아무리 엄청난 일도 다루기 쉬운 수준으로 줄어들 수 있다는 사실을 깨닫자는 것이다.

이탈리아 속담에 이런 말이 있다. "어떤 일이나 지금처럼 쉬워지기 전에는 어려웠다." 언뜻 보면 위 원리는 일회성 일이 대부분인 어려운 업무 프로젝트에는 직접적으로 해당하지 않을 것 같다. 하지만 전혀 그렇지 않다. 어려운 프로젝트 하나를 처리했다고 하자. 그러면 다른 것들도 마찬가지로 해낼 수 있다고 깨닫게 되면서 결국 회사의 유용한 자산이 될 수 있다는 자신감도 넘쳐난다. 어떤 일이든 맡아 부딪혀가며 그 크기를 적당히 줄여 놓거나, 적어도 최선을 다해 진척시킬 수 있다는 걸 알기 때문이다.

∎POINT

기존 방식이 늘 최선이라고 절대 순순히 인정하지 마라. 물론 그럴 수도 있으나 그 방식이 얼마나 효과적인지, 나머지 프로세스와 얼마나 잘 어울리는지 평가하지 않는 한 모르는 일이다. 더 나은 방법이 떠오르면 주저하지 말고 바꿔보자고 말한다. 또한 가능한 최선을 다해 함께 일하는 모두와 명확하고도 효과적으로 소통하고, 제아무리 다루기 힘든 사람조차도 능수능란하게 상대하는 방법을 배워야 한다.

그러니 낙관적, 긍정적이어야 한다. 또한 어떤 업무나 목표에 대해서든 늘 하면 된다는 태도를 가져야 한다. 어떤 일은 유난히 어려워 보여 누가 하더라도 불가능할 것처럼 느껴질지도 모른다. 하지만 이때 한 가지 장담하건대, 무슨 일이든 시도하지 않는 한 결코 해낼 수 없다. 곧장 달려들어 팀원으로서 적극성을 보이고 필요한 모든 일을 해내기 위해 그에 합당한 노력을 기울여라. 그러면 당신의 생산성은 하늘 높이 치솟을 것이다.

슈퍼인재 KEY 2, 업무관리(ACTIVITY)

누구나 이런 경험이 있을 것이다. 퇴근 무렵, 정신없이 바쁜 일정을 보내고 업무목록에서 27가지나 해치웠다. 그런데 정작, 굉장히 중요한 업무에는 어느 하나 제대로 덤벼들지 못한 채 하루를 그냥 흘려보낸 것 같다는 느낌이 좀처럼 떠나질 않는다.

바쁜 것과 생산성 높은 것은 별개의 문제이다. 언뜻 봐서 둘의 차이를 구분하기 힘들다는 점 때문에 사람들은 흔히 바쁨이라는 덫에 쉽게 빠진 채 헤어 나올 줄 모른다. 현대 직장에서 생산성을 최고의 가치로 내세우는 것 못지않게, 바쁜 모습은 명예의 잘못된 상징이 되어버렸다.

퇴근 무렵에 중요한 건 오로지 생산성이다. 누구나 알다시피 하루 8시간 근무하는 사람이 12시간 근무하는 사람에 비해 생산성은 더 높을 수 있다. 당신에게 주어진 시간은 단순히 중요할 뿐 아니라 실질적인 가치를 지니고 있다는 사실을 명심해야 한다.

중요한 프로젝트를 빠트렸다고 하자. 그러면 당신이 업무목록에서 몇 개나 해치웠는지, 지난주에 얼마나 바빴는지 누구 하나 신경 쓰지 않는다. 결과만이 중요하다. 그러니 하루하루를 어떻게 하면 가장 가치 있게 쓸 수 있을지 생각해보라.

할 일이 무려 117가지나 되잖아!

해야 할 일 목록의 몇 가지 일들은 왜 결코 끝내지 못할까? 이유를 들자면, 고전적인 방해요인들이 너무 많아서식 변명부터 하고 싶지 않아서식 지극히 사실적인 핑계까지 매우 다양하다. 이제 이 문제의 가장 핵심선상에 놓인 이유 10가지와, 각 상황별로 유용한 대처법 7가지를 소개하겠다.

1. 꼭 필요한 결정을 내리지 않았다.

2. 관련된 이들과 얘기하지 않았다.

3. 사전 준비를 소홀히 했다.

4. 생체 시계를 무시하고 있다.

5. 내키지 않는다.

6. 도저히 감당하기 힘들다.

7. 주의를 산만하게 하는 방해꾼들에 끝없이 시달린다.

8. 늘 급한 불을 끄러 다닌다.

9. 많은 노력이 필요한 일에 대한 보상이나 인정은 거의 받지 못한다.

10. 출근 전부터 하루 일정이 무리하게 짜여 있다.

* 덜 중요한 항목 대처법

1. 다른 사람이 그 업무를 맡을 수 있는가?

2. 업무 프로세스를 간소화할 수 있는가?

3. 좀 더 효율적으로 할 수 있는가?

4. 그만둬도 되는 일인가?

5. 체크리스트를 만들어 반복적인 업무의 처리 속도를 높일 수 있는가?

6. 기준을 낮출 수 있는가? 반드시 완벽히 처리해야 하는 일인가?

7. 보다 손쉬운 방법을 이용할 수 있는가?

∎POINT

슈퍼인재들은 알겠지만, 업무 처리 속도가 높다고 성과까지 높지는 않다. 이를테면 하루 온종일 바쁘게 여기 저기 급한 일들을 해결하러 다니면서도 정작 생산성 있는 일은 전혀 하지 못할 수도 있다. 진정한 업무관리의 목적은 당신에게 방향감각을 심어 주는 것으로, 결국 자신의 목표를 파악하고 건설적인 방법으로 이뤄 나가는 것이다. 또한 보다 효율적으로 할 수 있는 일에 굳이 옛 방식을 고수하려 들지 않는 것인데, 이는 굉장히 중요하다. 쓸데없이 고루한 사고방식은 일 처리 방해의 최대 주범이다.

덧붙여 한 가지 더 당부하겠다. 일정을 합리화할 프로세스를 파악했다고, 이를테면 어려운 일 먼저 하기, 쓸데없는 일 하지 않기, 좀 더 신속한 방법 익히기 등을 통해 업무목록을 다스릴 수 있다고 해서 그 틈새에 완전히 새로운 업무를 집어넣을 수 있다고 여겨서는 안 된다.

여가의 의미는 제각기 다르겠지만, 자유시간을 벌었다면 평소보다 일찍 퇴근해 집에 가서 가족과 함께하거나, 페라리 모형을 새로 만들거나 골프 한 게임 치는 데 써야 한다. 업무 효율이 높아졌다고 태만해져서 슬슬 꾀를 부리지 않는다면 휴식은 당신이 할 수 있는 가장 건전하고 생산적인 일 중 하나이다.

슈퍼인재 KEY 3, 책임감(ACCOUNTABILITY)

슈퍼인재들은 빈말을 하지 않고 꼭 하려는 바를 말한다. 또한 사람들과의 약속을 끝까지 지킨다. 뜻밖의 상황으로 일이 잘못되어도 남을 탓하지 않는다. 주변 사람들은 이런 점뿐만이 아니라 그들의 진실성을 알고 또 높이 평가한다. 슈퍼인재들은 매사에 철저히 그들의 가치관을 중심으로 움직이는데, 그런 가치관은 그들의 태도와 책임감에서 비롯된다. 분명 그들은 해리 트루먼 미국 전 대통령이 즐겨 쓰던 "모든 책임은 내가 진다."라는 표현을 철저하게 지킨다.

책임감에는 나 자신과 주변 사람들에 대한 개인적인 헌신이 따른다. 말하자면 당신을 믿는 사람들과 약속을 하는 것이다. 개인적인 선을 그어 지키는 것은 나 자신과의 약속인 데 반해, 책임은 나 자신과는 물론 다른 사람들과의 외적인 약속을 끝까지 지키는 것이다. 이 점이 책임감을 갖춘다고 할 때 가장 힘든 부분이다. 하지만 끊임없이 목표와 부딪히고 마감일을 지키며 주변 사람들과의 약속을 이행할 수 있게 될 때, 동료들은 당신을 책임감 있는 사람으로 인식할 것이다. 슈퍼인재가 되려면 그 자질 자체를 완벽히 갖추기 위해 스스로 노력해야 하지만, 뛰어난 평판을 얻는 것 역시 도움이 된다.

ING 클라리온의 HR 담당 수석 부사장 데이브 쿠타야는 다음과 같이 말한다. "훌륭한 직원들이 타고난 팀 플레이어인 건, 그들의 탄탄한 가치체계와 고귀한 직업윤리 덕분이다. 그들은 높은 기준과 원칙을 가지고 자발적으로 행동하기 때문에 주변 사람들이 맡은 바 책임을 다하지 않으면 언짢아한다."

항상 그런 식으로 해왔기에 다르게 한다

* 프로세스를 만들어 업무를 간소화한다

우리를 짜증스럽게 하는 이른바 시간 함정(time traps, 시간 낭비와 생산성 저하의 원인을 뜻한다-역주)들은 흔히 비효율적으로 처리되는 일들에서 비롯된다. 똑같거나 비슷한 업무에 계속해서 시달린다면 당장 새로운 시스템을 마련해야 한다. 말하자면 프로세스화 해야 한다. 예컨대 두고두고 쓸 수 있는 체크리스트 양식을 하나 만들면 방향을 잘 잡고 나아갈 수 있다. 생각할 필요도, 우선순위를 매번 다시 정할 필요도 없이 체크리스트 맨 위에서부터 마지막 항목에 이를 때까지 차례대로 지워 나가면 된다.

* 넓게 바라본다

프로젝트는 눈덩이처럼 불어나고 업무목록은 갈수록 길어져만 간다. 한 가지 확실한 건 당면한 업무가 처음에 비해 훨씬 복잡해졌다는 점이다. 직장 내 가벼운 자유 토론이 회사의 전략 싱크탱크인 양 바뀌었을 수도 있다. 자, 한숨 돌리고 원래의 의도에 맞춰 다시 초점을 맞춰 정상화시켜라. 일단 그렇게 하면 다른 시각으로 전체적인 틀을 살필 수 있다.

∎POINT

집중하기 힘든가? 지루한가? 엉뚱한 절차 때문에 방해받는가? 그러면 그냥 가만히 앉아 안달복달 해서는 안 된다. 투덜대지도 말고 누군가 나서서 무슨 조치를 취해주기만 기다리지도 마라. 당신이 직접 무언가를 해야 한다. 어서 자리를 박차고 일어나 상황을 바로잡아라.

프로세스에 의문을 품고 자기 자신과 현 상황을 개선하기 위해 끊임없이 노력하며 어떤 일을 하든지 스스로에게 엄격해져야 한다. 해야 할 일에만 집중하라는 뜻이다. 자리에 앉아 모든 방해 요인을 없애고 진지하게 업무에 착수하라.

또한 결정 내리는 일에 익숙해져야 한다. 부정적인 가능성이 보이더라도 겁먹지 않는다. 일단 해본다. 결론적으로 두 번째 핵심 요소는 자기 자신을 비롯해 개선해야 할 점에 대한 책임을 받아들이라는 것이다. 이 일에 있어서만큼은 당신한테 모든 게 달렸다.

슈퍼인재 KEY 4, 가용시간관리(AVAILABILITY)

가용시간관리의 핵심 요소는 모든 사람의 요청에 늘 응할 수는 없다는 것이다. 그러니 바라던 업무를 해내기 위해서는 그에 필요한 시간을 알아서 확보해야 한다.

내 인생이 남에게 휘둘리지 않도록 하기 위해 무언가를 바꿔야 한다면 최선을 다해 바꿔 나가라. 합당한 우선순위와 목표설정이 중요한 만큼, 이를 책임지고 실천하는 것도 중요하다. 자기 일정을 스스로 정하지 않는다면 다른 사람이 대신 정할 것이다. 지금까지 회의에 참석해서 "내가 도대체 여기에서 뭐하는 거지?"라고 자문한 적이 몇 번이나 되는가?

그 일을 당신만 잘할 수 있는 것은 아니다

* 넘겨도 되는 일이 있다

주어진 시간을 소중히 여긴다면(물론 그렇겠지만) 중요하지 않은 업무에 시간을 낭비해서는 안 된다. 한 걸음 물러서서 우선순위가 가장 낮은 일들에까지 지금처럼 시간과 노력을 쏟아야 하는지 살펴봐야 한다. 그런 일들이 매주 슬그머니 당신의 업무목록에 끼어든다고 해서 꼭 시간을 쏟아도 될 만한 일이라는 건 아니다. 다른 사람들을 위해 하는 업무가 있다면 상대방이 그 일을 가치 있게 여기는지 먼저 파악한 뒤에 단 1초라도 더 쏟아라.

* 교육시킨다

당신만이 그 일을 할 수 있는가? 그렇다고 하더라도 필요시에 투입할 수 있게끔 교육시킬 직원은 없는가? 누군가를 적절히 교육시키려면 당장은 일정 시간과 에너지를 쏟아야 한다. 하지만 언젠가는 그렇게 했던 자신에게 고마워할 것이다. 단 한 가지 명심할 점이 있다. 이렇게 업무를 위임할 때는 당신의 완벽주의를 반드시 포기해야 한다. 걱정은 위임의 진정한 의미와 그 위력을 애초에 반감시킨다.

* 바로 당신이 문제일 수 있다

아무것도 하지 않는 사람보다 더 나쁜 유형을 말하라면 바로 모든 일을 하려고 드는 사람이다. 우리는 자신의 능력을 현실적으로 파악해야 한다. 우선순위에 맞춰 현실적인 업무량을 정하라. 주변 사람들이 당신을 위해 일하는 만큼 당신도 그들을 위해 열심히 일할 수 있어야 한다.

∎POINT

가용시간관리는 적어도 비즈니스 용어로는 많은 의미를 담고 있다. 단지 시간이 있다는 의미를 넘어, 훌륭한 일꾼이라면 회사와 부하직원 그리고 동료들이 필요로 할 때, 시간을 낼 수 있고 또 내야 한다는 뜻이다. 슈퍼인재들은 시간을 잘 관리해 가용시간을 적절히 둘 줄 알아야 한다. 어쨌든 각자에게 주어진 시간은 한정돼 있으며 그 이상으로는 아무리 해도 늘리지 못한다.

모든 일에 "네."라고 답하면 과중한 업무를 떠안게 돼 주변에서 정말 당신을 필요로 할 때 정작 시간을 내지 못할 것이다. 마침 일정상의 한 가지를 용케 처리해낸다면 모르지만, 이런 일은 극히 드물다. 따라서 당신에게는 어느 정도의 융통성이 필요하다. 즉 일부 요청에 대해서는 거절할 줄 알아야 할 뿐 아니라, 당신의 시간을 모조리 집어삼킬 수 있는 방해요인들에 대처할 줄도 알아야 한다.

모든 일을 다 할 필요는 전혀 없다. 핵심은 슈퍼인재가 되자는 것이지 슈퍼휴먼, 즉 초능력 인간이 되자는 게 아니다. 슈퍼맨은 상상 속의 인물일 뿐이다. 상황이 허락할 땐 언제든 업무를 위임하거나 아웃소싱할 줄 아는 것, 특히 지혜롭게 할 줄 아는 능력은 반드시 필요하다.

또한 당신을 비롯한 주변 모두의 삶이 좀 더 여유로워질 수 있도록 효과적인 일정관리 기법을 익히고 또 갈고닦아 그 효과를 극대화해야 한다. 그러면 과도한 업무에 시달릴 일도 없다. 회의도 마찬가지다. 회의야말로, 정해진 가용시간을 채우기 위해 늘어지기 쉬운 전형적인 업무이다.

시간을 빼앗는 요인들로 인해 당신의 생산성이 약화되는 걸 보고만 있지 마라. 직접 맞서 빼앗긴 시간을 되찾아라!

슈퍼인재 KEY 5, 주의력(ATTENTION)과 정보 접근성(ACCESSIBILITY)

신기술의 폭발로 음성메시지와 이메일, 인터넷이 등장하자 생산성 개선 문제의 양상은 완전히 달라졌다. 요즘 같은 때에 하루 매 순간을 기록해보겠다고 하면 과연 그 일정 그대로 며칠이나 갈 수 있을까? 아마 시작한 지 5분도 채 지나지 않아 틀어질 것이다. 생산적으로 일하기가 과거에 비해 실제로 힘들어진 배경은 다음과 같다.

* 이렇게 바쁜 적이 없었다. 전보다 할 일은 많아진 반면 투입 가능한 자원과 시간은 줄어들었기 때문이다.

* 과거 어느 때보다도 체계적이지 못하다. 정보처가 다양해지면서 기록하고 정리해야 할 자료도 많아졌기 때문이다.

* 전보다 많은 사람들과 보다 신속히, 더 다양해진 매체들을 통해 끊임없이 소통하므로 과거에 비해 훨씬 많은 대화 내용과 지나간 일들을 기억해내야 한다.

이베이와 야후, 유투브까지 맙소사!

제아무리 효과적인 시간관리 시스템이라도 당신이 당면한 업무에 집중하지 않는다면 생산성 개선에 전혀 도움이 되지 않는다. 우리의 문제는 의지 부족이 아니라, 재미있는 일을 좀처럼 멀리하려 들지 않는다는 점이다.

인터넷은 무한한 정보의 원천으로, 그중에는 유용한 것도 그렇지 않은 것도 있다. 인터넷을 하다 보면 요금을 내거나 주소를 찾으려다가 새로운 소식을 읽거나 소셜네트워크 프로필을 확인하는 등 결국 전혀 계획에 없던 일에 시간을 허비하기 십상이다.

자, 그러면 어떻게 해야 기술에 사로잡히지 않고 기술을 유용하게 쓸 수 있을까? 아래 간단한 4가지 지침을 따르면 기술을 최대한 활용할 수 있다.

1. 분명한 목적을 갖고 이용한다 : 목적이 있을 때 웹브라우저를 열거나 텔레비전을 켠다.

2. 필요한 기술이 있다면 사용한다 : 기술을 어느 정도로 사용하는 게 좋을지 판단한다. 많은 직원들에게 블랙베리 같은 모바일 기기가 필요한 건 아니지만 신속한 업무 처리를 도와줄 도구들은 분명 필요하다.

3. 필요한 교육을 받는다 : 필요한 기술을 확보했다면 이제 그 사용법을 배워야 한다. 당신이 매일  사용하는 도구들을 어떻게 하면 최대로 활용할 수 있을지 배워라. 자기 자신과 팀에 투자하라.

4. 합리적인 기대치를 정한다 : 업무 처리에 필요한 도구를 확보했다면 어떻게 활용할지 미리 정해두는 게 중요하다. 시간 간격이나 횟수는 그다지 중요하지 않아도 분명한 기대치를 정하는 건 굉장히 중요하다. 생산성 개선에 도움이 될 도구를 손에 넣은 이상 이를 당신의 조직에 맞게 활용할 수 있어야 한다.

∎POINT

주의력 주문을 걸어볼까! 슈퍼인재들에게는 소설 『해리포터』의 헤르미온느가 호그와트에서 여러 가지 수업을 동시에 듣기 위해 사용한 모래시계처럼 멋진 시간 연장 기법 같은 건 없다. 정말이다. 그들도 우리와 같은 24시간을 살지만 그저 시간을 보다 효율적으로 사용할 뿐이다. 또한 필요한 때에 업무에만 집중할 줄 알기 때문에 인생의 나머지 중요한 부분에 시간을 쏟아야 할 상황이 되면 더 이상 업무에 집중하지 않는다.

결국은 시간 문제이다. 근무 중 소셜미디어 계정, 특히 업무와 상관없는 곳을 끊임없이 확인할 시간이 있는가? 물론 없겠지만 그 유혹을 거부하긴 힘들다. 특히 그 시간 동안만이라도 아주 힘에 겨운 일에서 벗어날 수 있을 때라면 말이다.

인정할 건 인정하자. 일에도 즐기는 것에도 때가 있는 법이다. 또한 대부분 그 둘을 동시에 효과적으로 할 수는 없다(적어도 가치 있는 일을 하면서 동시에 다른 일까지 제대로 하기는 힘들다). 그러니 업무에 임하는 자세를 바꿔 집중, 또 집중, 집중해야 한다. 소셜미디어와 휴대용 기기, 이메일은 슈퍼인재들에게 도구에 불과하다. 따라서 그들은 그런 기술을 원래 용도에 맞게 사용하며 근무 중에는 오락적인 면이 과도해지지 않도록 적절히 통제한다.

오늘날 생산성을 높이려면 갖가지 많은 능력이 필요한데, 그중 하나가 체계적으로 정리할 줄 아는 것이다. 이 능력이 뛰어나면 종이와 서류철을 수북이 쌓아 두기보다 일종의 정리 시스템을 가지고 있을 확률이 높다.

체계적인 사람은 원하는 정보를 필요할 때 신속하게, 이를테면 30초 안에 찾을 수 있다. 체계적인 정리란 서류와 이메일, 읽을거리 등 직장, 일상생활에서 받아들이고 또 가공해내는 정보들을 통제하는 것으로, 온갖 유형의 정보를 효과적으로 분류하고 걸러내 처리하는 능력이다. 이는 당신의 사무실이나 집 안팎이 잘 정돈되어 있는지, 당신 역시 안팎으로 통제력 있어 보이고 또 스스로 그렇게 느끼는지와 관련되어 있다.

체계적으로 정리할 줄 알면 자신의 인생과 시간을 훨씬 잘 다스릴 수 있을 것이다. 그런 능력을 갖추고자 슈퍼인재들은 적절한 방식을 사용하고, 그 과정에서 시간을 투자하며 스스로를 적극적으로 다스린다.

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