부산시청 도서요약

이 책은 20여 년간 매년 약 3,000명 이상의 보고서를 작성하는 사람들을 만나 강의와 코칭을 하는 저자의 풍부한 경험과 사례를 담았다. 어느 조직에서든 통용되고 활용할 수 있는 보고서 작성을 위한 요령을 차근히 알려준다.

보고서의 정석

보고서 유형별 작성 노하우
작성해야 할 보고서 유형이 뭔지는 알고 작성하자

보고서를 잘 작성하는 요령 중의 하나는 본인이 작성해야 할 보고서가 어떤 보고서인지 그 유형을 알고 작성하는 것이다.

조직 내에서 다뤄지는 보고서 유형은 어떤 것들이 있는가? 행사보고서, 정보보고서, 상황보고서, 실태보고서, 업무추진계획서, 기획보고서, 검토결과보고서, 업무결과보고서, 행사결과보고서 등 매우 다양하다. 그 외에도 조직적 특수상황으로 발생되는 다양한 보고서들이 있다.

텍스트 위주의 세로형 보고서 vs 시각적 중심의 가로형 보고서

보고서는 텍스트 위주의 세로형 보고서와 발표 위주의 PPT 가로형 보고서로 누눌 수 있다. 각각 장점과 단점이 공존하기 때문에 상황에 적합하게 선택해서 보고서를 작성해야 한다. 세로형 보고서(주로 HWP, MS워드, PPT로 작성)의 장점과 단점은 다음과 같다.

장점 : 텍스트 위주로 간략하게 작성하면 되므로 빠른 시간 내에 작성할 수 있다. 보고서 페이지 분량이 적다.

단점 : 텍스트가 많아 전달력이 낮다. 관심과 집중을 끌기엔 부족하다.

가로형 보고서의 장점과 단점은 다음과 같다.

장점 : 시각적으로 표현되어 전달력이 높다.

단점 : 작성하는 데 시간이 꽤 오래 걸린다. 페이지 분량이 많다.

보고서 작성자는 여러 가지 상황을 고려하여 텍스트 위주의 1~2장짜리 보고서를 만들 것인지, PPT의 비주얼한 보고서를 만들 것인지를 미리 판단하고 실행에 옮겨야 한다. 판단 시 고려해야 할 사항은 다음과 같다.

① 보고 기한이 촉박한지 여유가 있는지를 판단해야 한다.

촉박할 경우 텍스트 위주의 1~2장짜리 보고서를 작성하여 빨리 보고해야 한다. 여유가 있다면 시각적으로 작성하여 전달력을 높이고 상사들의 관심을 끌 수 있다.

② 상사의 스타일과 조직의 보고서 풍토를 파악해야 한다.

표, 도식, 그래프 등으로 구성된 가로형 보고서를 선호한다면 도표나 그래프, 도식을 활용하여 PPT 가로형 보고서를 작성하여 전달력을 높이도록 한다. 텍스트 위주의 간략한 세로형 보고서를 선호한다면 서술형 개조식의 텍스트 보고서를 작성토록 한다. CJ그룹이나 SK그룹은 세로형 1~2장짜리 보고서를 원칙으로 하고 있다.

③ 보고상황에 따라 작성방식이 달라질 수 있다.

프레젠테이션(1:다수)을 해야 할 경우는 비주얼한 PPT의 가로형 보고서가 적합하다. 먼 거리에서도 쉽게 전달될 수 있기 때문이다. 1:1 보고의 경우는 텍스트 위주의 1~2장짜리로 작성하는 것이 좋다. 작성 시간도 줄이고 1:1 보고와 집중도가 높아 내용전달에도 차질 없기 때문이다.

현황·상황·실태보고서

조직 내 상황보고서와 실태보고서는 대체로 어떤 사건상황이나 업무상황에 대해 상사가 내용을 파악할 수 있도록 도움을 주기 위해 작성하는 보고서다. 상황·실태보고서는 신속·정확·간결성을 중시하므로 육하원칙에 따라, Intro에서 개요를 작성하고 Body에서는 심층 분석한 내용을 담아야 한다. Intro와 Body까지는 구체적인 사실관계를 담아야 한다는 게 중요하다. Closing 부분에서는 구체적인 대책을 제시하기 보다는 간단한 의견이나 향후계획으로 마무리하여 신속히 보고하는 게 요령이다.

행사계획서

행사계획서는 대내·외 행사진행에 대한 세부내용과 계획은 담은 보고서를 말한다. 이는 행사진행 여부에 대해 상사의 의사결정을 돕기 위해 작성되느 경우가 많지만 단순히 정보를 전달하기 위해 작성되는 경우도 있다. 행사계획서는 행사의 개요를 상사가 미리 파악할 수 있도록 도입 부분에 요약, 정리되어야 한다. 상사 관점에서 완결성을 추구하고 상사가 행사의 주제와 분위기를 파악할 수 있도록 작성해야 한다. 보고서의 핵심은 세부내용 및 추진계획임을 잊지 말아야 한다.

업무추진계획서

업무추진계획서는 주어진 업무과제를 어떤 절차와 방법으로 진행하여 업무과제를 성공적으로 진행할 것인지에 대한 구체적인 내용을 담은 문서를 말한다. 업무추진계획서는 두 가지로 분류될 수 있다. 첫째, 새롭게 시작하는 신규업무가 있다. 이 경우 특징은 추진에 의미가 있으므로 Intro에 목적 및 추진배경을 명확히 기술해야 한다. 둘째, 진행되던 업무과제를 계속해서 추진하는 경우다. 이 경우는 Intro에 현 실태와 기존 활동 및 성과 리뷰를 요약해 주는 게 중요하다.

개선과제 활동보고서

개선과제 활동보고서란 조직에서 생산하는 제품·상품을 차별화하고 조직운영 방식을 효율화하여 고객가치를 극대화하기 위해 전개되는 다양한 개선활동에 계획과 성과를 보고하는 보고서를 말한다. 개선과제 활동보고서를 작성할 때에는 조직이슈를 해결하기 위한 체계적 절차와 방법을 이해해야 한다. 객관적이고 측정가능한 자료를 담고, 비전문가도 보고서의 내용흐름을 알 수 있도록 목차는 일반적 용어를 선정토록 한다.

마케팅 전략보고서

마케팅 활동에 앞서 관련 책임자들은 성공적 마케팅 활동을 위한 체계적이고 효율적인 전략을 구체적으로 수립해야 한다. 이 경우 작성하는 보고서를 마케팅 전략보고서라고 한다. 마케팅 전략보고서는 대체로 발표형을 작성되므로 가독성이 높아야 하고 메시지 전달력이 뛰어나야 한다. 먼저 헤드 메시지에는 각 보고서 페이지에서 말하고자 하는 바를 요약할 수 있어야 한다. 또한 복잡하게 작성해서는 안 된다. 여백의 미도 허용하고 적절한 크기의 폰트를 활용하여 전체내용을 빨리 파익할 수 있어야 한다.

(공공)정책기획보고서(대책보고서)

정책기획보고서는 행정기관에서 작성하는 보고서며 정책결정권자가 정책과 관련한 현황과 문제를 정확하게 인식하고 정책결정을 할 수 있도록 대안, 대책, 방안을 제시하는 것을 목적으로 한다. 이를 대책보고서라고도 한다. 정책기획보고서를 작성할 때는 정책결정권자의 입장에서 알아야 할 핵심 사항 중심으로, 다양한 관점을 반영하여 분석적·종합적으로 작성해야 한다. 또한 문제에 대한 근원적 해결방안을 제시하고, 정책결정권자가 조치해야 할 일을 분명히 기술해야 한다.

보도자료

보도자료란 기관이나 기업에서 추진하는 여러 가지 활동 계획 및 결과에 대해 언론을 통해 시민들에게 전달하기 위해 작성되는 문서를 말한다. 보도자료는 일반 보고서와 달리 서술형 형태로 문장을 풀어서 기술하는 게 특징이다. 일반적으로 보도자로를 작성할 때는 간결하고 함축적인 제목을 쓰고, 친근감 가는 구어체로 6하 원칙에 따라 짧게 작성해야 한다. 첫 문장만 읽어도 전체 내용의 핵심을 이해할 수 있도록 역 피라미드 형식의 본문 전개를 해야 한다.

이메일

조직 내에서 가장 많이 작성하는 보고서 중의 하나는 이메일이다. 내용전달과 효율적인 의사결정을 위해서 이메일을 이해하기 쉽도록 작성하는 것도 업무 효율을 높이는 데 매우 중요하다. 이메일은 3단 논법으로 전개하는데, 도입부는 장황한 인사말은 생략하고 바로 본문으로 들어가고, 본문에서 알려야 할 말은 상사가 이해하기 쉽도록 일목요연하게 작성해야 한다. 말미는 사안에 따라 다르겠으나 메일의 의도록 고려하되 간략하게 마무리한다.

상품개발제안서

기업은 기존 고객에게 새로운 가치를 제공하거나 새로운 시장을 창출할 목적으로 신상품을 끊임없이 개발해야 한다. 이럴 경우 개발자가 조직 및 상사에게 어떤 제품을 개발할 것인지 그 콘셉트를 담아서 보고해야 한다. 이 경우의 보고서를 상품개발제안서라고 말할 수 있다. 그 취지가 고객유지 및 신규 고객 창출이므로 앞서 설명한 마케팅 전략보고서 작성 방법을 참고한다면 도움이 된다.

전략기획보고서

전략기획보고서란 회사나 사업부, 기능별 전략방향 및 세부실천방안을 수립할 경우에 작성하는 보고서를 말한다. 기능별 전략이란 마케팅, 생산, 판매, 인사 등의 조직내 업무기능별 전략을 말한다. 일반적으로 연 1~2회 작성하는 경우가 대부분이다.

검토결과보고서

행정기관의 경우는 어떤 사업이나 정책, 법 개정, 민원요구사항 등의 적합성고 타당성을 판단하기 위해 검토한 결과를 담은 보고서를 말한다. 민간기업의 경우는 신규 사업을 비롯한 경영상의 타당한 의사결정을 내리기 위해 검토 분석한 결과를 담은 보고서를 말한다.

One Page 보고서

최근 보고서 중에는 One Page 보고서에 대한 수요가 많은 편이다. 그 이유는 수요자의 관점에서 생각하면 그 해답을 찾을 수 있다. 보고서 수요자들은 바쁜 일정임에도 읽고 이해해야 할 보고서는 늘어나고 있다. 어떤 보고서를 원할까? 당연히 짧은 시간에 핵심 내용을 파악할 수 있는 보고서일 것이다. One Page 보고서란 내용을 요약한 게 아니라 핵심을 담은 보고서를 말한다. 보고서는 간결하게 핵심 위주로 작성해야 한다. 하지만 상황에 따라서는 자세한 설명이 필요한 경우가 있다. 즉 수요자가 나중에 활용할 수 있도록 구체적으로 보고해야 하는 경우도 있다. 그때는 요약보고서를 별도로 작성하고 상세보고서를 첨부하면 두 가지 목표를 동시에 달성할 수 있다.

긴 보고서는 1~2장으로 요약하라.

핵심만 담고 참고사항은 첨부로 돌려라.

발표자료의 경우 세부사항은 하이퍼링크를 활용하라

복잡한 내용은 가능한 시각화(그래프, 사진, 표 등)하라.

생각의 틀을 재정립하자

작성자 관점에서 독자 관점으로 전환하라

“우리는 선진기관이나 업체를 대상으로 벤치마킹을 다녀오는 경우가 종종 있습니다. 근데 벤치마킹 결과보고서를 보면 ‘내가 이 많은 내용을 모두 읽어야 한단 말인가’라는 생각이 들 정도의 숨 막힐 분량을 직원들이 작성합니다. 상사가 꼭 알아야 할 내용만 작성해서 간략히 보고하면 될 것을... 아직도 많은 직원이 보고서 양에 집착하고 시간을 낭비하고 있다는 현실이 참으로 안타깝습니다.”

“더구나 요즘은 전자보고서를 작성하는 경우가 대부분인데, 제목을 클릭하면 첫 페이지에 내용이 없어요. 핵심만 요약해서 보고하기 보다는 방대한 양을 첨부로 해결하려고 해요. 첨부파일의 용량을 보면 숨이 꽉 막히지요.”

고객사 경영진이 들려준 말이다. 상사를 전혀 배려하지 않는 전형적인 사례다. 최소한 상사를 배려했다면 보고서 책(?)을 쓰진 않았을 것이다.

생각해 보라! 실무자는 보고서 한 개를 상사에게 올린다고 생각하지만 상사 입장에서 보면 그 보고서는 수많은 것 중에 한 개에 불과하다. 더욱이 상사는 보고서만 보고 있는가? 회의도 가야하고 현장도 방문해야 하고 외부 인사를 만나야 하고 중요한 의사결정을 하기 위해 고민하는 시간도 가져야 하는 무진장 시간이 부족한 사람이다. 이렇게 바쁜 이에게 장황하고 늘어진 보고서를 보라고 하면 어느 상사인들 좋아하겠는가? 보고서에 대한 상사의 강조사항을 다시 한 번 생각해 봐야 한다.

핵심만 간략히 말해 봐!
결론부터 말해 봐!
결론이 뭐야?
근거가 뭐야?

보고서는 효율적으로 작성할 수 있어야 한다. 작성자도 짧은 시간에 작성하고 보고받는 사람도 빨리 핵심 내용을 파악할 수 있도록 작성해야 한다는 의미다. 양을 추구하다보면 보고서는 복잡해지며 논리가 안 맞고 질서가 없어며 그 의미를 파악하기 힘들기 마련이다.

① 보고서에는 핵심 내용만 담을 수 있도록 노력해야 한다.

보고서는 작성자가 보기 위해 작성하는 게 아니라 상사를 위해 작성하는 것이므로 작성자가 하고 싶은 말이 아니라 상사가 궁금해 하는 핵심 사항을 도출하고 답을 하듯 작성해야 한다. 단, 세부사항이 있으면 첨부를 활용할 수 있어야 한다.

② 보고서 문장은 간결성을 추구해야 한다.

군더더기가 없어야 하고 단문으로 기술되어야 한다. 작성자가 무엇을 말하고자 하는지 주장 메시지가 명확해야 하며 두괄식과 미괄식을 상황에 따라 적절히 활용할 수 있어야 한다.

보고서 작성에도 절차가 있다

일을 처리할 때는 계획 → 실행 → 평가, 문제해결에는 문제정의 → 원인분석 → 해결안도출 → 실행 → 평가가 있듯이 조직 내 보고서를 작성함에 있어서도 절차가 있다. 보고서를 작성하는 절차를 간단히 요약하면 다음과 같다.

① 작성자의 제안 혹은 아야기하고자 하는 바가 무엇인지 명확히 한다. 보고서의 주제이자 제목이 될 것이다.

② 상사가 궁금해 하는 사항을 질문 형태로 나열한다.

③ 나열된 질문들 중에서 핵심 사항을 선정하여 문서의 범위를 결정한다.

④ 보고서의 목차와 뼈대를 구성한다.

⑤ 필요한 정보·자료·아이디어를 수집한다.

⑥ 보고서의 스토리 라인을 구성한다.

⑦ 내용을 채우고 보고서를 완성한다.