부산시청 도서요약

이 책은 일, 관계, 가정 등 다양한 부분에서 리스트를 어떻게 사용할지, 생각을 정리하고 완벽하게 실행하기 위한 구체적인 방법에는 어떤 것이 있는지 자세히 설명한다. 또한 단순한 이론 제시에 머물지 않고 각 분야의 최고 전문가들이 리스트를 어떻게 활용했는지, 리스트 작성 전후 그들의 삶이 어떻게 달라졌는지를 실증적으로 보여 준다.

하루 한 장 리스트의 힘

스마트한 사람들의 리스트 습관

>단순하게 정리하고 완벽하게 실행하라

객관적인 평가 기준을 만들어라

린디는 미국의 제너럴일렉트릭 마케팅 부서의 책임자인 키웰의 말을 인용해 다음과 같이 설명했다.

"훌륭한 리스트에서 절대로 창의적 요소가 빠져선 안 되지만 그래도 가장 중요한 것은 검토입니다. 실행 가능한 계획을 짜기 위해서는 계획에 필요한 시간과 비용뿐 아니라 중요도와 난이도 역시 고려해야 하고, 이러한 수치가 정리되어야만 실행 가능성을 최종적으로 판단할 수 있습니다."

최대한 객관적인 판단을 위해 그는 임무 검토 리스트를 만들어 임무를 비교하고 판단할 수 있도록 실행 가능성의 기준을 세우고 그 기준에 따라 부하 직원의 계획을 검토했다.

첫째, 실행 가능성을 판단하는 FAB 원칙이다. F는 Feature(속성)의 약자로 임무의 속성은 무엇인지, 자신의 가치 필요에 제대로 부합하는지를 나타낸다. A는 Advantage(장점)의 약자로, 임무 실행을 통해 우리의 장점이 최대한 발휘될 수 있는지를 나타낸다. B는 Benefit(이익)의 약자로, 임무가 구체적으로 어떤 이익을 가져다줄 수 있는지를 나타낸다.

셋째, 제한적 분석법이다. 상황을 고객의 마음이 가장 안 좋을 때로 제한해 시장 마케팅의 수준을 높여야 한다는 것이다. 그래야만 겉으로 드러난 현상 뒤에 숨어 있는 부정적 요소를 확인할 수 있다. 부정적 요소를 찾아내고 그 요소들이 얼마나 큰 방해가 될지 영향력을 평가하면 실행 가능성 여부를 유추해 낼 수 있다.

>아이디어는 손끝에서 시작된다

혁신과 관련된 초강력 리스트를 작성하라

그렇다면 혁신을 시도하는 과정에서 부딪히는 문제들은 어떻게 극복해야 할까? 기존의 구태의연한 사고방식에서 벗어나 새로운 생각으로 틀을 깨고, 창의력을 발휘하는 게 중요하다. 그리고 창의력을 발휘하는 데 부정 리스트가 상당 부분 도움을 줄 수 있다.

부정 리스트란 우리가 할 수 없는 일 또는 현재의 조건으로는 실행이 불가능한 일을 적은 리스트다. 이는 우리가 절대로 해서는 안 된다고 정해 놓은 규칙을 통해 난관을 극복하고 생각을 가로막는 벽을 부술 수 있는 또 다른 돌파구를 찾도록 도와준다.

-부정 리스트로 혁신을 해결하라

부정 리스트는 현재 상황의 문제점을 확인하고 자원을 정리할 수 있게 도와준다. 이를 통해 혁신에 영향을 주는 불리한 요소와 타파해야 할 규칙을 정하고, 여기서 한 발 더 나아가 혁신 청사진을 설계해야 한다. 현실적 제약이나 어려움을 이겨내고 혁신을 실현하기 위해 내게 유리한 조건과 나의 자본이 무엇인지를 적은 혁신 청사진을 부정 리스트와 비교하는 것이다.

그러면 혁신에 불리한 요소와 유리한 요소가 명확히 드러나는데, 이것을 서로 다른 두 리스트로 분류한다. 불리한 요소(부정 리스트)에는 제도적 방해 요인이나 개인의 약점, 자금, 성격, 기술, 환경 등 다양한 문제가 포함된다.

꿈 리스트로 목표를 실현하라

긍정 리스트, 할 수 있는 것을 적어라

긍정 리스트에서 기억해야 할 것

-올바른 방향을 설정하라

긍정 리스트 제1조는 분석을 통해 올바른 방향을 찾는 것이다. 리스트는 당신이 앞으로 가야 할 방향을 생각하게 하고, 올바른 일을 할 수 있게 도와준다. 잘못된 목표를 향해 힘을 쏟는 것은 상황을 더 나빠지게 할 뿐이므로 목표와 나아갈 방향을 올바르게 설정하는 일은 매우 중요하다.

그렇다면 올바른 방향이란 무엇일까? 다음 두 가지 측면을 리스트에 적을 수 있다. 하나는 미래의 시장이다. 미래에 인재가 가장 필요한 업종은 무엇일까? 무엇을 해야 돈을 많이 벌 수 있을까?와 같이 현재가 아니라 미래를 보는 것이다. 다른 하나는 자신의 흥미다. 흥미는 굉장히 중요한 요소다. 당신이 가장 하고 싶은 일은 무엇인지 묻는 것이다.

-내재적 원동력을 찾아라

긍정 리스트의 제2조는 자신의 내재적 원동력을 찾는 것이다. 여기서 원동력이란 동기를 의미하지만 왜 이 일을 하는가? 단순히 흥미 때문인가?와 같은 생각만으로는 부족하다. 리스트는 우리의 목표를 일시적 충동이 아닌 이성적 선택으로 만들어 준다. 그렇다면 내재적 원동력이란 무엇인가? 다각적인 분석으로 목표와 목표의 실현 사이에서 찾아낸 가치, 즉 그 일이 실질적으로 당신에게 주는 의미를 내재적 원동력이라고 한다.

자신을 위한 열한 가지 목표를 준비하라

자신을 위한 목표를 준비하라

내가 열한 가지 목표를 제시했다고 반드시 목표 열한 가지를 다 달성해야 한다는 의미는 아니다. 이는 단지 리스트식 사고 과정을 보여주기 위한 것일 뿐이다. 목표를 분류하여 관리하고, 단계별로 구분하는 법을 배우면 착실히 한걸음씩 앞으로 나아가 여러 개의 꿈을 실현하는 데 도움이 된다.

매년 1월과 3~4월에 나는 열한 가지 목표 리스트를 각각 한 번씩 세운다. 1월 1일부터 15일 동안 1년의 전체 업무를 계획하고, 열한 가지 목표를 세운다. 그리고 3월이나 4월 중순이 되면 1월에 세운 리스트를 꺼내 현재 상황과 자세히 비교하면서 적절하게 조정한다. 목표를 수정할 때마다 항상 새로운 것을 발견했고, 나 자신에 대해서도 새롭게 인식할 수 있었다. 업무 역시 새로운 단계로 도약했다.

당신의 꿈이 무엇이든 그 꿈을 리스트에 적어라. 그렇지 않으면 원하는 것이 무엇인지 잘 알지 못할 테고, 그걸 실현할 가능성은 더욱 희박해진다.

행동 요소를 반드시 포함하라

"업무가 고도로 전문화/세분화된 오늘날, 관리자들은 목표 계획의 합리성과 실행 가능성, 집행 시간 그리고 관련 부서와의 조화에 특히 주목해야 합니다. 관련 요소를 모두 모아 종합적으로 고려해야 실현 가능한 계획을 세울 수 있습니다."

파나소닉에서 17년 동안 근무한 이와쿄에이는 생산설비기술 전략팀을 맡으면서 목표 리스트에서 집행 요소의 중요성을 깊이 이해했다. 나와 전화 통화를 하면서 그는 목표 리스트에서 반드시 고려해야 할 행동과 관련된 다섯 가지 요소를 강조했다.

- 목표 집행 자원 : 얼마나 많은 자원이 필요한가?

- 목표 집행 시간 : 얼마나 많은 시간이 필요한가?

- 목표 집행 전망 : 목표를 완수하면 얼마나 큰 이익을 얻게 되는가?

- 목표 집행 통제 : 전체 과정을 통제할 만한 능력이 있는가?

- 목표 집행 방해 : 당신의 일을 방해하는 문제는 무엇인가?

만일 이 다섯 가지 요소를 무시하면 한 가지 목표도 제대로 이룰 수 없다. 또 다섯 가지 요소를 고려하지 않은 목표는 그 자체가 현실에 맞지 않는 경우가 많다.

업무 리스트로 일의 효율을 높여라

계획 없이 절대 일하지 마라

명확한 목표를 적어라

업무 리스트의 본질은 리스트 방식으로 사고하고 업무를 관리함으로써 업무 효율과 시간 이용률을 높여 적은 투자로 많은 일을 처리하는 것이다. 우리는 아침부터 저녁까지 날마다 해야 할 업무를 리스트로 만들 수 있다. 일간 리스트, 주간 리스트, 월간 리스트 형식으로 융통성 있게 업무를 관리하고 리스트에서 정한 대로 하나씩 처리하면 된다.

- 일간 리스트 : 아침 9시부터 오후 5시까지의 업무 내용과 순서를 적되, 한 시간 정도는 예비 시간으로 남겨 둔다.

- 주간 리스트: 월요일부터 금요일까지의 업무를 중요도에 따라 분류하고, 시작 시간과 완료 시간을 정한다.

- 월간 리스트: 매월 업무 계획과 지난달의 업무 효과를 평가한다. 월간 리스트의 목적은 평가를 통해 다음 달의 업무 일정에 문제가 생기는 것을 방지하는 것이다.

한 번에 가장 중요한 한 가지 일만 하라

업무 리스트 작성의 기본 순서

효과적인 리스트는 목표가 확실하고 일의 경중이 분명하게 표시되어 있으며, 내용이 간단명료하게 정리되어 있어야 한다. 또 실행 절차도 단순하고 알기 쉽게 적혀 있어야 한다. 이는 복잡한 사고를 표준화된 프로세스로 바꾸는 작업이다. 이처럼 리스트를 꾸준히 사용하면 업무가 질서정연해져서 일을 효율적으로 처리할 수 있다. 그러나 업무 리스트는 무작위로 적는 게 아니라 다음의 4단계 기본 절차에 따라 적어야 한다.

- 1단계 : 조급하게 작성하지 말고 먼저 반드시 실현해야 하는 목표를 적는다.

- 2단계 : 대목표를 실현하기 위해 소목표를 몇 단계로 나눠야 할지 분석한다.

- 3단계 : 단계별 소목표 리스트를 만들고 소목표의 업무 계획을 적는다.

- 4단계 : 매일 완료해야 하는 업무량을 정하고 평가 리스트도 첨부한다.

반복하는 실수는 정리하고 기억하라

모든 일이 중요하지만 중요도 정도가 다 같은 것은 아니다. 당장 해야 할 업무 리스트에서 20퍼센트 미만의 업무가 전체 업무 가치의 80퍼센트 이상을 차지하고 당신의 미래를 결정한다. 그러므로 다음과 같은 두 가지 원칙을 세워야 한다.

첫째, 업무를 우선순위에 맞게 정리해 가치가 낮은 80퍼센트의 업무를 삭제하고 업무 리스트를 새로 작성한다.

둘째, 중요 업무와 핵심 단계를 최소한으로 줄여서 리스트에 적는다. 그리고 거기에 최대한 집중해 중요한 부분에서 성과가 있을 때까지 지속하고 반복한다.

명확한 목표를 설정하라

이번 주, 이번 달, 이번 분기의 목표와 연간 임무, 앞으로 3년간의 장기 목표가 무엇인지 알고 있는가? 이 질문에 바로 대답할 수 있다면 계획하고 정리한 리스트대로 행동하고 있는 것이다. 그러나 만약 대답을 주저한다면 지금 당신이 해야 할 일은 당장 어떤 행동을 하는 것이 아니라, 목표 리스트의 문제점을 개선해 더 균형적이고 치밀하며 과학적인 리스트를 만드는 것이다. 그리고 그 과정에서 기억해야 할 사항이 몇 가지 있다.

첫째, 사전 작업에 많은 시간이 소모되는 것을 두려워하지 마라. 조사 연구는 일의 성패를 결정할 뿐 아니라 계획의 기본이 된다. 전반적인 상황을 파악하기 위해 아마도 시작할 때 적지 않은 시간과 에너지가 소요될 것이다.

둘째, 명확한 목표에 전략적 의미가 있는지 여부는 마지막 성패를 결정한다. 명확한 목표와 목적을 리스트의 첫 부분에 적고 정기적으로 검토하고 평가해야 한다. 항상 한 주가 지난 뒤 되돌아보고 성공한 단계는 강화하고 잘못된 부분은 보완한다. 만일 도중에 다른 일을 하는 데 자주 시간을 쏟는다면 그 계획은 실패하고 말 것이다.

셋째, 중요한 목표를 위해 부차적인 일을 포기해야 한다. 즉, 다른 것보다 우선적으로 완수해야 하며 중간에 끼어드는 부차적인 일을 무시해야 한다. 핵심 부분은 리스트에서 특권을 누려야 하며, 가장 많은 자원과 서비스가 투자되어야 한다. 이 사항이 제대로 지켜진다면 성공은 당신 앞에 성큼 모습을 드러낼 것이다.

감정 리스트로 마음을 들여다보라

자신의 감정과 마주하면 불안감이 줄어든다

나를 두렵게 하는 것 리스트

샤오우는 1년 이상 불면증을 앓으며 고통스러운 나날을 보내고 있다.

나는 샤오우에게 마음속에 있는 모든 감정을 종이에 적으라고 주문했다. 즉, 감정 리스트를 작성하라는 것이었다. -

- 열등감 : 다른 사람이 나보다 뛰어난 것 같다.

- 불안감 : 내가 하는 일의 미래가 걱정된다.

- 초조함 : 항상 시간이 부족한 것 같고 다른 사람에게 추월당할까 봐 무섭다. -

- 심각한 스트레스 : 일이 너무 많아서 야근을 해도 끝내지 못한다.

샤오우가 다 쓸 때까지 기다린 후에, 나는 그의 리스트를 다음과 같이 분석했다.

- 열등감의 경우, 어떤 사람이 자신보다 실제로 정말 뛰어나다고 생각하는지 적어 볼 필요가 있다. 명단을 적은 후 자신의 업무 범위 안에 있는 모든 관계자(동료와 부하 직원 포함)와 하나씩 비교해 보자. 당신보다 뛰어난 사람의 비율은 얼마인가? 만일 10퍼센트밖에 되지 않는다면 무서울 것이 없다.

- 불안감의 경우, 생각의 중점을 현재 자신의 능력을 키우는 데 두도록 노력해야 한다. 당신이 해결할 수 없는 문제는 아무리 걱정해 봐야 소용이 없다. 중요한 것은 현재 당신이 무엇을 어떻게 해야 미래에 지금보다 더 나아질까를 고민하는 것이다. 능력에 대한 자신감이 생기면 자연스레 해결될 일이다.

- 초조함의 경우, 달리기를 잠깐 멈추고 뒤를 한번 돌아보는 여유를 갖는 것이 좋다. 지금 잠깐 멈춰 서서 뒤를 돌아보면 당신에게 추월당한 사람들이 보일 것이다. 당신의 승진 사실이 알려졌을 때, 어제의 동료들 중 많은 사람이 초조함을 느꼈을 것이다. 불안해 할 사람은 당신이 아닌 것이다.

- 심각한 스트레스의 경우, 업무 리스트를 작성해 보자. 감정 리스트를 통해 불안의 근원을 파악했다면, 이제 업무 리스트로 스트레스를 줄일 수 있다. 기억해야 할 것은 일은 영원히 끝낼 수 없다는 사실이다. 단지 오늘 끝내야 할 일이 있을 뿐이다. 합리적인 업무 계획을 세워서 매일매일 계획을 차근차근 완성해 나가는 것이 중요하다.

스트레스 리스트를 작성하라

스트레스를 주는 모든 일을 적어라

스트레스 리스트를 작성하는 첫 번째 원칙은 자신에게 스트레스가 되는 모든 일을 나열하는 것이다. 마음이 내키는 대로 적지 말고 스트레스를 주는 모든 일을 리스트에 적는다는 목표를 분명히 세워라.

- 진행 중이거나 대기 중인 중요한 일

- 가기 싫은 출장

- 너무나 성가신 잡일

- 여태껏 시간이 없어서 세우지 못한 여행 계획

- 나를 매우 곤란하게 하는 타인의 부탁

이처럼 스트레스의 원인을 순서에 상관없이 생각나는 대로 다 적는다. 그런 다음 스트레스 수치를 평가한다.

이렇게 작성한 항목들 옆에 다음 사항을 고민한 뒤 내용을 적는다.

- 삭제할 항목이 있는가?

- 내가 자체적으로 취소해도 되는 항목이 있는가?

- 다른 사람에게 도움을 청하거나 위임해도 될 일이 있는가?

- 내가 간섭하지 않아도 될 일이 있는가?

- 며칠 미뤘다가 시간이 있을 때 해도 되는 일이 있는가?

이런 문제에 대해서 모든 항목 옆에 어떻게 해결할 것인지를 적는다. 여전히 의문이 남는 문제가 있다면 강조해서 표시하고, 해당 임무에 대한 설명을 적어 보자. 이 과정은 문제를 즉각 해결하기 위해서가 아니라 스트레스를 없애기 위한 것이다.

해결 방안을 적어라

삭제할 수 있는 임무가 있다면 망설이지 말고 제일 먼저 그 일을 삭제하라. 다른 사람에게 위임할 수 있는 일이 있다면 당장 그 일을 위임 리스트에 추가하라. 이렇게 하면 당신의 스트레스 항목이 줄어들어 더 많은 휴식 시간을 가질 수 있다. 그 시간을 몸과 정신을 가다듬는 데 사용하라.

임무를 분할해서 스트레스를 줄여라. 어떤 일은 복잡하고 어려워서 짧은 시간 안에 완료할 수 없을 것처럼 보인다. 그런 일은 3~6개의 작은 임무로 분할해서 몇 가지 단계로 나누고 차근차근 완성하라.

생활 리스트로 삶의 여유를 만끽하라

자질구레한 일에 대해 한계를 정하라

생활을 단순하게

자신의 생활이 엉망진창이라고 생각될 때 단순한 처방이 적힌 생활 리스트는 당신에게 새로운 활력을 불어넣어 줄 것이다.

생활 리스트의 첫 번째 기능은 바로 마음속의 잡념을 없애는 것이다. 당신의 생활을 괴롭게 만드는 것을 차례로 적고 그 원인을 하나씩 분석해 보자. 그리고 그것들을 싹 정리해서 맑고 깨끗한 마음을 되찾아라.

간단하고 실속 있는 생활 리스트

-지인 리스트, 부정적인 관계를 정리하라

우리에게는 여러 종류의 친구가 있다. 지인 리스트에서 당신에게 자주 부정적인 감정을 주는 사람을 표시하고 그들과 멀어져라. 격려와 긍정적인 에너지를 주는 친구들과 자주 연락하고 어울려라.

-목표 리스트, 생활 목표를 20개 이하로 통제하라

생활 목표는 너무 많으면 안 된다. 충분한 자신감과 목표 달성의 행복감을 유지하려면, 목표를 20개 이하로 통제하고 3개월 이상의 기간을 두고 나눠서 완수해야 한다. 우리의 두뇌는 한정되어 있기 때문에 목표가 너무 많으면 혼란스러워한다. 주요 목표를 설정해 리스트에 적어 두면 더 쉽게 목표를 달성할 수 있다.

-거절 리스트, 반드시 거절해야 할 일을 적어 두어라

부정은 또 다른 형태의 긍정이라는 말을 진지하게 생각해 봐야 한다. 불필요한 일을 거절하는 법을 배워야 생활이 단순해지고 생각의 효율도 높아진다. 평소에 반드시 거절해야 할 부탁, 제거해야 할 욕망 등을 리스트로 작성하고 이런 부정적인 요소를 거절한다는 원칙을 스스로 상기하라. 예를 들어, 누군가 휴일에 술집이나 나이트클럽에 가자고 한다거나 위험한 주식 투자를 하라고 부추길 경우, 당신이 원하지 않는다면 단호하게 거절할 수 있어야 한다.

-집중 리스트, 집중해야 할 문제를 명확히 하라

여러 가지 일을 동시에 하는 것은 좋지 않다. 겉으로 보기에는 정신없이 바빠서 성취감이 클 것 같지만 결국 어떤 일도 제대로 해내지 못하는 경우가 많다. 아무리 많은 일이 몰려도 그중에서 가장 중요한 일을 찾아 집중해야 한다. 리스트에 중요한 임무를 표시해 눈에 잘 띄는 곳에 두면 집중하는 데 도움이 된다. 중요한 일을 제외한 일반적인 문제에는 과도하게 신경 쓸 필요가 없다.

-자존감 리스트, 의심을 정리하고 확신을 가져라

자신에게 제일 부족한 믿음을 적은 후, 노력해야 할 목표로 삼고 하나씩 실천하면서 확신을 높이자. 삶의 질을 높이거나 삶에서 어떤 특별한 목표를 이루고 싶다면 무의미한 의심을 버려야 한다. 마음속 잡념을 끄집어내 하나씩 지우고 마음속 저장 공간에서 완전히 삭제하라.

계획해야 휴가가 즐거워진다

완벽한 계획은 원래 실현되지 않는다

휴가 계획이 완벽할수록 실망도 크다. 인생이 원래 그렇지 않은가. 완벽하게 상상할수록 결과는 생각과 다를 확률이 높다. 자신감을 떨어뜨리는 것은 능력의 높고 낮음이 아니라 당신과 목표 사이의 거리다.

사람들은 계획을 세울 때 대개 부정적인 요소들을 무시하는데, 이것이 바로 그들이 마지막에 실망하는 이유 중 하나다.

하버드 대학교 심리학과의 브린 교수는 이렇게 말했다.

"우리는 언제나 이상적으로 미래를 상상하며, 긍정적인 상상이 만들어 낸 작용에 관심을 갖습니다. 하지만 그렇게 해서 생긴 목표가 얼마나 큰 의미가 있겠습니까?"

사람들의 생활 목표에 대해 오랫동안 연구한 브린 교수는 경제 위기보다 아름다운 환상이 사람의 감정 상태에 더 큰 충격을 준다고 말한다. 경제 위기가 발생하면 사람들은 제일 먼저 상황이 더 나빠질지도 모른다고 생각하지만, 환상을 품고 상상할 때는 항상 목표가 반드시 이루어질 거라고 생각하기 때문이다.

휴가 계획은 반드시 현실을 고려해서 세워야 한다. 이에 대해 브린 교수가 이렇게 말했다.

"맹목적인 계획의 폐단을 인식하는 것이 중요하지요. 휴가를 계획할 때는 최대한 불리한 요소를 다 떠올리고 예상할 수 있는 문제를 제거해야 합니다. 그래야만 당신만을 위한 진짜 시간을 즐길 수 있습니다."

현실을 고려해야 한다는 말은 객관적인 조건을 존중하고 실천하지 못할 목표를 세우지 않는 것이다. 그리고 최악의 상황에 대비하는 것이다. 예상치 못한 사건이 우리의 기분을 망치지 않도록 예비 휴가 계획을 세워 두어야 한다.

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